自2023年4月1日起，会计软件必须具备审计追踪功能

印度公司事务部 (MCA) 负责监管该国的企业和有限责任合伙企业。簿记是实体运营的重要组成部分，任何篡改行为都可能导致欺诈并造成巨大损失。

长期以来，公司可以随时进行任何交易，并可多次更改交易内容，且无需保留任何修改或删除记录。在许多情况下，公司会在整个财年结束后、编制财务报表时才进行会计处理，或者在交易未被上报的情况下，随时根据需要更改交易记录。

为了提高账簿的透明度，MCA 已强制要求每家公司在其会计软件中具备审计追踪功能。该要求最初提议于 2021 年 4 月 1 日起实施。然而，考虑到各方反馈，MCA 最初将实施日期推迟至 2022 年 4 月 1 日，随后又进一步推迟至 2023 年 4 月 1 日。目前，自 2023 年 4 月 1 日起，每家公司都必须在其会计软件中提供审计追踪功能。

本文详细分析了审计追踪工具的工作原理、其影响以及公司在实施过程中可能面临的挑战等。

1. 修订《2013 年公司法》以纳入审计追踪条款

• 《2021 年公司（账目）修订规则》通过插入以下但书，修订了《2014 年公司（账目）规则》第 3 条：

“但书规定，对于 2021 年 4 月 1 日或之后开始的财政年度，凡使用会计软件维护账簿的每家公司，仅应使用具备以下功能的会计软件：记录每一笔交易的审计追踪，为账簿中的每一次更改创建编辑日志，并注明更改日期，同时确保审计追踪功能无法被禁用。”

• 实施日期随后被推迟至 2022 年 4 月 1 日，并最终于 2023 年 4 月 1 日起正式实施。

• 因此，第 3 条规定了公司必须在会计软件中实施审计追踪功能的义务。

• 在《公司（账目）规则》第 3 条之外，相应的修订也已在《2014 年公司（审计与审计师）规则》中作出。第 11 条子规则中插入了以下新条款 (g)：

“(g) 对于 2022 年 4 月 1 日或之后开始的财政年度，公司是否使用了具备审计追踪（编辑日志）功能的会计软件来维护账簿，该功能是否在全年内针对软件中记录的所有交易持续运行，审计追踪功能是否未被篡改，以及公司是否已按照法定记录保存要求妥善保存了审计追踪记录。”

• 因此，在报告财务报表时，审计师需要就公司是否在会计软件中实施了审计追踪（编辑日志）以及该功能是否全年持续运行发表意见。

2. 什么是审计追踪（编辑日志）

• 审计追踪（也称为审计日志）是一种与安全相关的按时间顺序排列的记录、记录集和/或记录的来源与去向，它提供了影响特定操作、程序、事件或设备的活动序列的证明文件。
• 审计追踪（编辑日志）功能是一种帮助公司记录财务数据所有变更的工具。该机制允许公司跟踪和监控财务交易的变更，并有助于识别可能发生的任何未经授权或欺诈行为。
• 新的审计追踪（编辑日志）功能旨在跟踪账簿中的所有活动，例如会计软件中记录的所有交易的创建、修改和删除。
• 此功能不仅适用于会计交易，还适用于所有主数据，如分类账、库存项目和组，包括在公司主数据中编辑的详细信息。
• 因此，通过编辑日志，审计师和公司可以轻松识别：
  • 谁在何时创建了交易，
  • 是否进行了后续修改以及由谁进行了此类修改，
  • 会计交易中进行了哪些修改

3. 实施审计追踪面临的挑战

• 从一种会计软件迁移到另一种：如果现有的会计软件不提供审计追踪功能，公司则需要将数据迁移到其他会计软件中，这既是一项重大挑战，也是一项昂贵的开支。

• 需要明确角色和职责：目前，公司通常不会创建特定的用户配置文件来定义其权限和职责，交易往往通过通用配置文件录入。然而，公司现在需要定义用户的角色和职责，以识别是谁记录或修改了交易。

• 对往年数据的实施：审计追踪功能必须在包含往年数据的软件上实施。因此，该功能将自动应用于往年数据，特别是尚未最终确定的 2022-23 财年。这意味着，对于 2023 年 4 月 1 日之后录入的 2022-23 财年决算分录，编辑日志功能将自动生效。

• 更高的存储成本：由于软件需要跟踪所有交易及每一次修改，系统现在需要更多的存储空间。此外，海量数据可能会增加软件的处理时间，从而降低交易处理速度。

• 合规成本增加：小型公司通常不倾向于在会计软件中保存详细的账簿，因为这涉及软件成本以及会计人员的费用，他们往往使用 Excel 或其他工具维护会计摘要。然而，现在即使是交易量很少或没有交易的公司，也必须在全年内实时使用具备审计追踪功能的软件来维护账簿。这将增加合规成本。

4. Benefit of Audit Trail

• Fraud Detection and Prevention: Fraud is something carried out with complete planning and all efforts are made to hide it. There can be a possibility when the company or accounting team may enter the transaction and later on delete the same to hide the such transaction. However, any malicious act can be easily identified with the Audit Trail feature.

• Accountability: Incorporating an audit trail helps managers maintain individual accountability. It promotes appropriate user behavior and encourages users to take personal responsibility for their actions, recorded in an audit trail. This protects the system from insufficiently used data and unauthorized database changes.

• Higher Accuracy: Many times transactions are recorded without proper review thinking that modification will be made on a later date. However, now that the audit trail will keep track of all the modifications, therefore, companies will be required to record the transaction with more accuracy and on real-time basis.

5. 常见问题解答

5.1 Whether all forms of business are required to keep audit trail features in accounting software?

Companies Act has mandatory incorporation of edit logs in accounting software. Therefore, all companies, whether Limited or private limited, are required to enable edit log feature. Edit Log is not required to be maintained by the following:1. Limited Liability Partnership Firms2. Partnership Firm3. Proprietorship/ Individual4. Trust5. Society etc.

5.2 Whether there be any reporting of non-maintenance of the Audit Trail feature?

As per Companies (Audit and Auditors) Rules, 2014, the auditor is required to report on the following matter of audit trail in his audit report:1. Whether the accounting software of the company has the feature of recording an Audit trail (Edit log);2. Whether such feature was operated throughout the year for all the transactions recorded in software;3. Whether the Audit trail feature has been tampered;4. Whether the audit trail has been preserved by the company or notTherefore, if the answer to any of the above-mentioned points is negative, the auditor is required to report the same in his audit report

5.3 What are the penalties for non-compliance?

As per Section 128 of the Companies Act, 2013, If the managing director, the whole-time director in charge of finance, the Chief Financial Officer, or any other person in charge contravenes provisions with respect to books of accounts then such managing director, whole-time director in charge of finance, Chief Financial officer or such other person in charge shall be punishable with fine which shall not be less than INR 50,000 but which may extend to INR 5,00,000.The penalty will be levied based on the nature and extent of the violation.

6. Conclusion

The audit trail is indeed a commendable step taken by the government to improvise transparency in accounting transactions. However, such an amendment has been implemented with the least clarification. Considering the impact, MCA is required to address various issues such as the definition of Audit Trail, Edit Logs, Class of companies on which such amendment is applicable, how to deal with data of earlier Financial years to be finalized after 01.04.2023, etc.