El CBIC emitió instrucciones para la tramitación de la solicitud de registro de GST

In the last few months, to prevent fake firms from obtaining GST registrations, the process of granting GST registration has become far more complicated and time-consuming for genuine taxpayers as well. The CBIC has received complaints that GST officers are asking for additional documents that are not prescribed in the List of Documents appended to FORM GST REG-01. Officers are following varied practices for the verification of documents. However, certain avoidable clarification is also sought by the officers.

Therefore, there is a need to prevent registration of fraudulent firms, making sure that genuine applicants are not unduly harassed.

Guidelines for processing of application for GST registration were earlier issued vide instruction No. 03/2023-GST dated 14th June, 2023. However, post-increasing complaints, the CBIC issued comprehensive instructions vide Instruction No. 03/2025-GST dated 17th April, 2025, to take care of the latest developments and to provide clarity to the officers for processing of registration application.

CBIC has specified that an indicative list of documents has been prescribed in FORM GST REG-01. The officers should strictly refer to the prescribed list of documents and adhere to the following instructions in respect of the processing of registration application:

1. Documents to be sought from the Applicant while processing the Application:

1.1 Documents for Proof of Principal Place of Business (PPOB)

1. Owned premises: The Applicant should submit any one of the following documents:
   
   • Latest property tax receipt.
   • Municipal khata copy;
   • The latest electricity bill is in the name of the owner.
   • water bill;
   • any other document prescribed under the State or local laws that establishes the ownership of the premises. 

Any one of these documents will be sufficient, and no additional document should be requested from the applicant for proof of ownership. Further, while processing the application, the query should not be raised by the officer seeking the original physical copy of these documents.

2. Rented premises: In case of rented premises, the applicant is required to upload the following documents:

Registered Rent Agreement:

• Valid Rent/Lease Agreement;
• Any one of the above-mentioned documents to establish the ownership of the landlord.

Unregistered Rent Agreement:

• Valid Rent/Lease Agreement;
• Any one of the above-mentioned documents to establish the ownership of the landlord.
• a copy of the identity proof of the lessor

If no rent agreement is available

• An affidavit executed on non-judicial stamp paper of minimum value in the presence of a First-Class Judicial Magistrate or Executive Magistrate or a Notary PublicValid Rent/Lease Agreement;
• Any one of the above-mentioned documents to establish the ownership of the landlord.

Read Also: GST Registration Can’t Be Rejected to the Applicant from Other State

In some cases, the officer asks for certain additional documents of the lessor, such as PAN card, Aadhar Card, photograph of the lessor in front of/or inside the property, etc. CBIC has clarified that any one of the documents establishing the ownership of the premises by the lessor should be sufficient proof of the principal place of business.

If the electricity or water bill is in the name of the tenant, then such a document, along with the rent agreement, is sufficient.

3. Premises owned by the Relative: Where the property is named after the  spouse, father, etc. following documents are required:
   
   • a consent letter on plain paper by the concerned owner;
   • copy of the identity proof of the person granting consent;
   • Any one of the above-mentioned documents is required to establish the ownership of the landlord

4. Shared Premises: In case of shared premises, the following documents are required:
   
   • If the rent agreement is available:
     
     1. Rent Agreement, 
     2. Any document to establish the ownership of the landlord
     3. a copy of the identity proof of the lessor, if the rent agreement is unregistered.

• Si no dispone de un contrato de alquiler:
  
  1. una carta de consentimiento en papel simple por parte del propietario correspondiente;
  2. copia del documento de identidad de la persona que otorga el consentimiento;
  3. Se requiere cualquiera de los documentos mencionados anteriormente para acreditar la propiedad del arrendador

5. Unidad ubicada en una Zona Económica Especial (ZEE): Presente los certificados emitidos por el Gobierno de la India.

1.2 Documentos para la constitución de la empresa

• Sociedad colectiva: Solo la escritura de constitución de la sociedad. No se requieren otros certificados como MSME, registro Udyam, licencias de establecimientos comerciales, etc.
• Sociedades, fideicomisos, clubes, departamentos gubernamentales, AOP/BOI, etc.: Certificado de registro o prueba de constitución.

2. Los funcionarios no pueden solicitar consultas o documentos presuntivos:

La CBIC ha señalado que, al procesar las solicitudes de registro, los funcionarios no deben realizar preguntas irrelevantes o "presuntivas", tales como:

1. Que el domicilio residencial del socio, director general, signatario autorizado, etc., no se encuentre en el mismo estado donde se requiere el registro del GST;
2. Que los códigos HSN correspondan a artículos prohibidos o restringidos.
3. Que las actividades para las que se requiere el registro del GST no puedan llevarse a cabo desde las instalaciones en cuestión, etc.

La CBIC ha aclarado que los funcionarios no deben realizar consultas presuntivas que no estén relacionadas con los documentos o la información presentada por el solicitante.

3. Procesamiento de la solicitud de registro del GST

3.1 Comprobación de la autenticidad y veracidad de los documentos:

El funcionario del GST deberá:

1. Examinar cuidadosamente los documentos para asegurarse de que sean legibles, completos y pertinentes.
2. La dirección del PPOB y del APOB, así como los documentos correspondientes, pueden ser objeto de un examen minucioso para verificar que la dirección sea completa y correcta.
3. La autenticidad de los documentos puede verificarse mediante fuentes de acceso público, como los sitios web de las autoridades pertinentes (registro de la propiedad, empresas de distribución eléctrica, municipios y organismos locales, etc.).

3.2 Plazos para la aprobación

1. Solicitudes estándar: Cuando el portal común no marque una solicitud como de riesgo, esta deberá aprobarse en un plazo de 7 días hábiles.

2. Solicitudes específicas: En los siguientes casos, el registro del GST se concederá en un plazo de 30 días a partir de la presentación de la solicitud tras la verificación física del lugar de trabajo:
   
   1. Después de la autenticación Aadhaar, la solicitud se marca como de riesgo en el portal común basándose en el análisis de datos y los parámetros de riesgo, o
   2. El solicitante no realiza la autenticación del número Aadhaar, o decide no optar por ella, o
   3. El funcionario considera oportuno realizar una verificación física del lugar de trabajo, con la aprobación de un superior con rango no inferior al de Comisionado Adjunto.

3. Verificación física: En los casos en que se requiera una verificación física, el funcionario competente iniciará inmediatamente el proceso. El funcionario debe asegurarse de que el informe de verificación física, junto con las fotografías, se cargue en el sistema al menos 5 días antes de que expire el plazo de 30 días desde la fecha de presentación de la solicitud.

El funcionario que realice la verificación física deberá garantizar lo siguiente:

1. Presentar un informe específico sobre la existencia o inexistencia del PPOB.
2. En caso de que la empresa no exista, los esfuerzos realizados para localizar dichas instalaciones deben quedar registrados en el informe de verificación física.
3. Cargar fotografías del sitio con GPS y otros documentos.
4. Si el ARN asignado para la verificación física pertenece a una jurisdicción diferente, deberá reasignarse inmediatamente a la jurisdicción correcta.

3.3 Casos en los que el funcionario puede solicitar documentos o información adicional:

El funcionario puede solicitar documentos o información adicional en los siguientes casos:

• Cuando algún documento esté incompleto o sea ilegible;
• Cuando la dirección del lugar de trabajo no coincida con el documento cargado;
• El documento cargado no parece ser una prueba válida.
• La dirección del lugar de trabajo es incompleta o imprecisa.
• Cuando se encuentre que algún GSTIN vinculado al PAN del solicitante está cancelado o suspendido

3.4 Procedimiento de tramitación de la solicitud:

• El funcionario deberá emitir la notificación solicitando documentos o información adicional mediante el Formulario GST REG-03 en un plazo de 7 días hábiles a partir de la fecha de presentación de la solicitud. (30 días para solicitudes marcadas como de riesgo);
• Cualquier documento adicional a los enumerados solo podrá solicitarse tras la aprobación del Comisionado Adjunto/Asistente correspondiente.
• El funcionario debe asegurarse de que ninguna solicitud de concesión sea aprobada de forma tácita.
• No se solicitarán documentos, información ni aclaraciones basadas en suposiciones;
• No se plantearán consultas por deficiencias menores que no sean relevantes para establecer el PPOB o la Constitución de la Empresa, etc.

3.5 Plazo para la tramitación de la solicitud

• El solicitante debe presentar una respuesta en un plazo de 7 días hábiles (en el Formulario GST REG-04) a partir de la fecha de recepción de la notificación (Formulario GST REG-03);
• El funcionario deberá examinar cuidadosamente la respuesta presentada.
• Si el funcionario está satisfecho con la respuesta, la solicitud será aprobada en un plazo de 7 días hábiles a partir de la fecha de recepción de la respuesta.
• Sin embargo, si el funcionario competente no está satisfecho con la respuesta, rechazará la solicitud exponiendo los motivos por escrito en un plazo de 7 días hábiles (en el FORMULARIO GST REG-05).
• Cuando no se presente respuesta, la solicitud será rechazada tras dejar constancia de los motivos por escrito en un plazo de 7 días hábiles a partir de la fecha de vencimiento del plazo para presentar una respuesta.

4. Supervisiones:

Se recomienda a los Comisionados Jefes Principales/Comisionados Jefes que:

• Supervisen de cerca el estado de la tramitación de la solicitud de registro de GST.
• Se podrán tomar medidas estrictas contra el funcionario que se desvíe de estas instrucciones.
• Asignen personal suficiente para garantizar la resolución oportuna de las solicitudes de registro;
• Emitan avisos comerciales para establecer las pruebas documentales aceptables que deben presentarse con la solicitud.

5. Conclusión

Estas directrices eran muy esperadas, dada la dificultad que enfrentaban los contribuyentes legítimos para obtener el registro de GST. Al limitar los requisitos documentales, reducir las consultas innecesarias y establecer plazos claros, el gobierno garantiza que las empresas legítimas puedan iniciar sus operaciones sin complicaciones. Al mismo tiempo, medidas como la verificación física y los controles de riesgo ayudan a prevenir el fraude. Si planea registrarse para el GST, asegúrese de presentar los documentos enumerados con claridad y de responder a cualquier aclaración a tiempo para que su registro sea aprobado rápidamente.

En caso de cualquier problema, el asunto puede ser reportado al CBIC enviando un correo electrónico a [email protected].