Crear un negocio desde cero es uno de los proyectos más gratificantes y, a la vez, más desafiantes. Estados Unidos está lleno de innumerables historias de éxito de emprendedores que convirtieron sus ideas en empresas prósperas. Según Statista, las startups estadounidenses crearon 3,7 millones de nuevos empleos entre 1994 y 2023.
Sin embargo, a pesar de la infraestructura favorable para las startups, la contabilidad sigue siendo un obstáculo importante debido a la gran cantidad de variables, especialmente en lo relacionado con los costos. Si estás lanzando un nuevo proyecto y buscas claridad sobre cómo se tratan los costos de inicio en la contabilidad, estás en el lugar correcto.
Antes de entrar en los detalles técnicos, aquí tienes un vistazo rápido a las principales tendencias que marcarán la contabilidad de las startups en 2025:
En 2025, varios cambios y tendencias clave están definiendo la contabilidad de las startups. Estas actualizaciones buscan hacer que la gestión de los costos iniciales sea más eficiente y esté alineada con las normativas fiscales más recientes.
Comprender estos avances te ayudará a tomar mejores decisiones financieras, especialmente a medida que tu negocio crezca. Esto es lo que necesitas saber:
Muchas tareas contables relacionadas con los costos de inicio, como el seguimiento y la categorización de gastos, ahora pueden automatizarse mediante software de contabilidad moderno. Herramientas como QuickBooks y Xero integran inteligencia artificial para hacer el proceso más rápido y preciso.
Todavía puedes deducir hasta 5.000 dólares en costos de inicio durante el primer año, pero si tus costos totales superan los 50.000 dólares, el excedente debe amortizarse en un plazo de 15 años. Este cambio permite a las empresas distribuir el impacto financiero de los grandes costos iniciales a lo largo de un periodo más extenso.
Las herramientas de seguimiento en tiempo real ahora se sincronizan con tus cuentas bancarias, categorizando automáticamente los gastos de inicio a medida que ocurren. Esto reduce la entrada manual de datos y los errores, ayudándote a mantener el control de tus finanzas.
El IRS sigue vigilando de cerca las deducciones de gastos de las startups. Es importante mantener registros precisos y recibos detallados para evitar problemas al presentar los impuestos.
Las herramientas de contabilidad en la nube están ganando popularidad, facilitando que los dueños de negocios y los contadores externos colaboren de manera eficiente. Estas herramientas te permiten compartir datos financieros de forma segura con tu equipo o asesores en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Algunas startups enfrentan ahora la presión de contabilizar los costos relacionados con criterios ambientales, sociales y de gobernanza (ESG), especialmente si desean atraer inversores o cumplir con requisitos normativos. Esto requiere nuevos tipos de informes financieros y clasificación de costos.
A continuación, analizaremos todas las consideraciones críticas en la contabilidad de los costos de inicio. Empecemos por lo básico.
Los costes de puesta en marcha son los gastos en los que se incurre antes de que su empresa comience a generar ingresos. Incluyen todo el dinero destinado a investigar, lanzar y establecer las operaciones de su negocio.
Una clasificación adecuada de estos costes afecta a sus estados financieros, obligaciones fiscales y valoración empresarial durante años.
Los costes de puesta en marcha pueden dividirse en dos categorías principales: costes fijos y costes variables. Cada uno de ellos desempeña un papel diferente en su negocio, y comprender la diferencia le ayudará a gestionar mejor sus finanzas y a prepararse para el crecimiento.
Los costes fijos son gastos que permanecen constantes independientemente del nivel de producción o de la actividad de ventas. Estos costes no fluctúan con el rendimiento o la producción de su empresa.
Por lo general, los costes fijos son gastos únicos en los que se incurre para establecer el negocio y que se pagan de forma periódica (mensual o anualmente).
Ejemplos de costes fijos:
Los costes variables son gastos que fluctúan en función del nivel de producción, el volumen de ventas o la actividad empresarial. Estos costes aumentan o disminuyen en correlación directa con la cantidad de trabajo realizado o de productos vendidos.
A medida que su empresa se expanda, estos costes aumentarán, y cuando su actividad se ralentice, disminuirán.
Ejemplos de costes variables:
En resumen, los costes fijos son predecibles y estables, mientras que los costes variables están directamente vinculados al nivel de actividad empresarial. Comprender estas categorías le ayudará a planificar su presupuesto y a tomar mejores decisiones financieras a medida que su negocio crezca.
Lo que no se incluye en los costes de puesta en marcha:
Los costes de puesta en marcha y los de organización suelen confundirse, pero tienen definiciones y tratamientos contables distintos.
Los costes de puesta en marcha están relacionados con la creación de una actividad comercial o negocio activo, lo que incluye la investigación de posibles empresas y la preparación del negocio para operar.
Los costos de organización se refieren específicamente a la constitución legal de la propia entidad empresarial.
Las diferencias más destacadas incluyen:
La respuesta es ambas. Para una respuesta más detallada, primero debemos entender los estándares de los PCGA para empresas emergentes.
Los PCGA (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados) proporcionan el marco contable que las empresas públicas deben seguir, y que muchas empresas privadas adoptan voluntariamente por coherencia y mejores prácticas.
Las actividades de puesta en marcha según los PCGA incluyen:
Bajo los PCGA, los costos de puesta en marcha generalmente se contabilizan como gastos a medida que se incurren, lo que significa que aparecen directamente en el estado de resultados. Este enfoque ofrece una visión clara de los costos asociados con el inicio del negocio, pero puede afectar significativamente su ingreso neto en las etapas iniciales.
Sin embargo, ciertos costos de puesta en marcha califican para ser capitalizados. Estos costos se tratan como activos y se amortizan durante un período (generalmente 15 años). Este es el caso de los gastos que proporcionarán beneficios a largo plazo, como el desarrollo de software o la creación de propiedad intelectual.
Este tipo de costos no proporciona beneficios a largo plazo y, por lo tanto, se contabilizan como gastos de inmediato para reflejar su naturaleza a corto plazo en los estados financieros de la empresa.
La mayoría de los costos de puesta en marcha deben contabilizarse como gastos cuando se incurren. Esto incluye:
Nota: Contabilizar estos costos de inmediato proporciona transparencia en la información financiera, pero puede resultar en un reconocimiento de gastos significativo durante las primeras etapas del negocio.
Los costos capitalizados se refieren a los gastos de puesta en marcha que proporcionan valor a largo plazo a la empresa. En lugar de contabilizarlos como gastos de inmediato, estos costos se tratan como activos y se amortizan durante un período determinado, generalmente 15 años.
Esto significa que usted distribuye el costo a lo largo de varios años, lo que puede reducir la carga financiera inmediata y ayudar a equiparar el costo con los ingresos generados por esas inversiones a lo largo del tiempo.
Capitalizar ciertos gastos iniciales tiene sentido porque alinea el costo de la inversión con los ingresos que esta genera a largo plazo.
Puede utilizar un software desarrollado hoy durante los próximos 10 años. Por lo tanto, es más apropiado distribuir el costo a lo largo de ese período en lugar de registrarlo todo como un gasto inmediato.
El Código de Rentas Internas (IRS) establece reglas específicas sobre cómo se tratan los costos de puesta en marcha a efectos fiscales. Puede deducir hasta $5,000 en costos iniciales calificados en su primer año de operación, pero existen algunas advertencias importantes:
Example:
Este enfoque ayuda a las nuevas empresas a recibir algunos beneficios fiscales inmediatos mientras distribuyen el impacto mayor a lo largo del tiempo.
El tratamiento de los costos iniciales afecta significativamente la apariencia de sus primeros estados financieros:
Una contabilidad adecuada de los costos iniciales constituye la base para una planificación fiscal y una toma de decisiones financieras eficaces. La forma en que registre estos gastos iniciales afectará a su negocio desde el primer día y a lo largo de los años de operación.
Los registros precisos le ayudan a reclamar todas las deducciones disponibles, incluida la deducción de $5,000 del primer año. Una amortización adecuada le permite distribuir las deducciones a lo largo de 15 años para los costos superiores a $50,000.
Clear tracking of startup costs provides visibility into total investment, aiding in future budgeting. Accurate records also help establish baseline costs for better forecasting and capital planning.
Documenting startup investments ensures a solid foundation for future business valuation. Clean financial records also support quicker due diligence in funding rounds and growth planning.
Proper accounting ensures a clear separation between personal and business finances, protecting your legal entity. It also helps resolve disputes and simplifies compliance during audits or business transfers.
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Accounting for startup costs requires attention to detail from the beginning. Follow these step-by-step guidelines to ensure proper treatment of all your startup expenses.
Before you can properly account for startup costs, you need to capture them all. From the moment you start researching your business idea:
Sort your expenses into clear categories that align with both accounting standards and tax requirements. The following tables organize common startup costs into clear categories that align with both accounting standards and tax requirements.
These foundational expenses focus on researching your market and establishing your legal business entity.
These expenses prepare your business for launch and represent investments in your company's future operations.
This categorization will help you determine the accounting treatment and tax implications for each expense.
Documente con precisión cuándo comenzó su negocio a operar oficialmente. Esta fecha crítica separa los costos preoperativos (costos de inicio) de los gastos comerciales habituales. Por lo general, la fecha de inicio de su negocio es cuando ofrece por primera vez bienes o servicios a la venta a los clientes.
Guarde la documentación que acredite este inicio, como su primer contrato de venta, la primera factura a un cliente o el anuncio de gran inauguración. Esta fecha será su punto de referencia para fines fiscales. Le ayudará a determinar qué gastos califican como costos de inicio y son elegibles para un tratamiento fiscal especial, en comparación con los gastos comerciales habituales.
Seleccione el método contable que mejor se adapte a las necesidades de su negocio:
Cree asientos contables precisos para registrar sus costos de inicio según su categorización correcta. Para los gastos que se deducirán inmediatamente, cargue a la cuenta de gastos correspondiente y abone a efectivo o cuentas por pagar.
Por ejemplo, si gasta $2,000 en materiales de marketing iniciales, su asiento mostraría: Gasto de marketing $2,000, Efectivo $2,000.
Para los costos que se capitalizarán, cargue a una cuenta de activos de costos de inicio y abone a efectivo o cuentas por pagar. Por ejemplo, si tiene $50,000 en costos de inicio calificados, su asiento mostraría: Activo de costos de inicio $50,000, Efectivo $50,000.
Para los costos de inicio capitalizados, desarrolle un calendario de amortización formal para deducir sistemáticamente estos costos a lo largo del tiempo.
Primero, calcule el monto de amortización mensual tomando sus costos capitalizados totales (menos cualquier parte deducida inmediatamente para fines fiscales) y dividiéndolos por 180 meses (15 años).
Si tiene $45,000 para amortizar, su gasto mensual sería de $250. Cree una hoja de cálculo que rastree el monto original, la amortización mensual, la amortización acumulada y el saldo restante.
Registre un asiento contable cada mes, cargando a Gasto por amortización y abonando a Amortización acumulada.
Gestionar los costos de inicio puede ser complicado, especialmente cuando recién comienza. Evitar estos errores contables comunes puede ayudarle a mantener el rumbo y ahorrar dinero a largo plazo.
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