Número de Identificación de Documento ("DIN") que debe citarse en todas las comunicaciones del CBIC

La Junta Central de Impuestos Indirectos (CBIC, por sus siglas en inglés) emite diversas comunicaciones a los contribuyentes, tales como notificaciones, órdenes de evaluación, citaciones, etc. Sin embargo, debido a la falta de un seguimiento en línea del historial de dichas comunicaciones, los contribuyentes enfrentan diversos problemas, como la emisión de notificaciones con fecha retroactiva, la falta de consideración de las respuestas de los contribuyentes en los registros de los funcionarios del departamento, o la imposibilidad de verificar la autenticidad de una notificación, entre otros. Por lo tanto, la CBIC está introduciendo el concepto de incluir un Número de Identificación de Documento (DIN) único en todas las comunicaciones enviadas por la CBIC a los contribuyentes y otras personas interesadas.

Con el objetivo de mantener la transparencia y la rendición de cuentas, mediante la circular n.º 122/41/2019-GST del 5 de noviembre de 2019, la Junta Central de Impuestos Indirectos y Aduanas (CBIC) está implementando un nuevo sistema de generación electrónica (digital) de un Número de Identificación de Documento (DIN) para todas las
comunicaciones enviadas por sus oficinas a los contribuyentes y otras personas interesadas.

En este artículo, analizaremos en detalle el Número de Identificación de Documento (DIN) en formato de preguntas frecuentes:

1. ¿Qué es el Número de Identificación de Documento (DIN)?

El Número de Identificación de Documento o DIN es un número único que se genera para todas las comunicaciones enviadas por las oficinas de la CBIC a los contribuyentes u otras personas interesadas.

2. ¿Cuál es el requisito para implementar el Número de Identificación de Documento?

• El DIN se está implementando para cumplir con el objetivo gubernamental de transparencia y rendición de cuentas.
• A través del DIN, el sistema creará un directorio digital para mantener un registro de auditoría adecuado de todas las comunicaciones.
• De manera significativa, proporcionará al destinatario de la comunicación una herramienta digital para determinar la autenticidad de la misma.

3. ¿Todas las comunicaciones de la CBIC llevarán un DIN?

• Inicialmente, el Número de Identificación de Documento se utilizará para autorizaciones de registro, citaciones, actas de detención, notificaciones de inspección y cartas utilizadas en el curso de cualquier investigación.
• Posteriormente, se extenderá a otras comunicaciones.

4. ¿Cuál es la fecha de implementación del DIN?

• Ninguna comunicación aplicable podrá ser emitida a un contribuyente o a cualquier otra persona, a partir del 8 ^de noviembre de 2019, sin que un DIN generado por computadora figure de manera prominente en el cuerpo de dicha comunicación.

5. ¿En qué portal estará disponible la función para generar el DIN?

• La plataforma digital para generar el DIN se encuentra alojada en el portal en línea de la Dirección de Gestión de Datos (DDM): “cbicddm.gov.in”.

6. ¿Existe alguna situación excepcional en la que se pueda emitir una comunicación sin generar un DIN?

Sí, aunque el DIN es un requisito obligatorio, la circular contempla 2 circunstancias de urgencia en las que el documento puede emitirse sin mencionar el DIN:

Situación 1: Cuando el funcionario responsable enfrenta un fallo técnico en la generación del DIN electrónico.

Situación 2: Cuando la comunicación relativa a una investigación, indagación, verificación, etc., debe emitirse con poca antelación o de manera urgente y el funcionario responsable se encuentra fuera de la oficina en el ejercicio de sus funciones oficiales.

Sin embargo, dicha excepción solo puede ejercerse tras dejar constancia por escrito de los motivos en el expediente correspondiente.

7. ¿Cuáles son las consecuencias de emitir una comunicación sin DIN?

• Cualquier comunicación emitida sin DIN que no esté cubierta por las circunstancias de urgencia mencionadas se considerará inválida y se entenderá como si nunca hubiera sido emitida.

8. What are the necessary steps to be taken after issuance of communication in exigent situations?

• Any communication issued in exigent situation will be regularized in next 15 days in following manner:
  • Concerned officer will be required to obtain post facto approval of immediate superior officer regarding justification of issuance of document without DIN.
  • He will mandatorily generate DIN after post facto approval
  • He will print the electronically generated per-forma bearing the DIN and file the same in concerned file.

9. What is the first step department authority need to take to regularize the system of DIN generation?

• In order to implement the new facility of DIN, all principal chief commissioners/ principal director generals/ chief commissioners/ director generals shall make sure that their authorized officers, who are required to generate DIN, are mapped as user in the system and they are conversant with the process of auto-generation of DIN. Here’s all that you need to know All about Dividend Income and Dividend Distribution Tax

10. What steps does principal chief commissioners/ principal director generals/ chief commissioners/ director generals required to take to add concerned officer as user to system ?

• In order to map concerned officers as users to facilitate them generation of DIN, following steps are required:
  • Details of user   such as name, designation/branch and email id shall be fed into the system;
  • Then dashboard shall provide the option of add/activate/inactivate/delete and edit to work in following ways:
  • Add: Officer’s name and designation can be entered using this option and branch can be added by selecting appropriate designation and branch from drop down list available.
  • Activate: Upon activation of URL by user and after entering user name, password and OTP, the authorization shall be processed by system and it shall be reflected as green radio button.
  • Inactivate: Any user, who may be diverted to some other assignment on temporary basis in case of administrative exigency, may deactivate his account for the time being by dragging green button to the left. It will start appearing as red and a confirmation shall also be sent to the respective user.
  • Edit: This icon will appear once the account of user is inactivate (i.e. when red radio button is appearing) and it provide the facility of modifying/editing the name/branch/email Id of the officer to be authorized.
  • Delete: This icon is use to permanently delete the already added user.

11. What is the process of online generating DIN after user being added?

After adding user, officer shall perform following steps to generate DIN:

• Step:1 Every authorized user shall receive an email on his official email id containing his username and password and an URL online link.
• Step:2 After clicking on the URL link provided, user shall be guided to the DIN utility within CBIC-Sanchar on DDM’s Online portal of “cbicddm.gov.in”
• Step:3 User will be required to enter his mobile number on screen page for the purpose of verification and then click on “Get OTP” button for receiving one time OTP.
• Step-4: Post entering OTP, user shall login to the DIN utility.
• Step-5: Post login, user can see the different catagories on Dashboard such as total number of summons, search authorizations, inspections notices and arrest memos issued by the user. Initially, figure under each category shall display as “Zero”.
• Step-6: User can generate DIN by clicking on “Generate DIN” button on the menu bar and he will be required to enter details of the communications to be issued by choosing its category and selecting appropriate title of communication from the drop down menu “Choose Document”
• Step-7: After entering all applicable information, user shall click on  “View and Save DIN” button  and he can review the data entered on review page. By clicking on “Back Button”, any typographical mistake can be rectified. Further, user can save any partial document in draft mode  and can later on complete information and generate DIN.
• Step-8: Post verification, user can generate DIN which shall not be available for editing.
• Step-9: After DIN is generated, the user shall print the page bearing the DIN and file the same in concerned file.

12. How a recipient of communication can check authenticity of DIN?

• Genuineness of communication can be checked by recipient by verifying DIN on www.cbic.gov.in portal wherein recipient will be required to enter DIN. Upon entering valid DIN, information about the office that issued the communication and date of generation of DIN shall display.

13. What will be the format of DIN?

• DIN shall be a number of 19 digit in format of CBIC-YYYYMMZCDRNNNNN wherein :
• YYYY denotes calendar year in which DIN is generated,
• MM denoted calendar month in which DIN is generated,
• ZCDR denotes the Zone-Commissionerate-Division-Range code of the field formation/Directorate of the authorized user generating the DIN and
• NNNNNN denotes 6 digit alpha-numeric system generated random number.