El movimiento real de mercancías bajo un suministro se rastrea a través de una guía de remisión electrónica (e-waybill). Toda persona que transporte mercancías debe llevar una guía de remisión electrónica cuando el valor de los bienes supere el valor prescrito.
Al generar una guía de remisión electrónica, la persona que la genera o el transportista deben ingresar el número de matrícula del vehículo que transportará las mercancías. En caso de cualquier cambio de vehículo durante el traslado, el número de matrícula debe actualizarse en la guía de remisión electrónica.
Sin embargo, en ciertos casos donde se generan facturas falsas, el contribuyente genera una guía de remisión electrónica sin que exista un movimiento real de mercancías e ingresa un número de vehículo incorrecto.
Para garantizar la exactitud del número de vehículo, el Gobierno ha vinculado el sistema de guía de remisión electrónica con el portal VAHAN para verificar el número de registro del vehículo en tiempo real al momento de generar las guías. En otras palabras, el sistema de guía de remisión electrónica mostrará un error y no generará la guía si el vehículo no está registrado en el portal VAHAN.
Antes de continuar, veamos para qué se utilizan el portal VAHAN y el sistema de guía de remisión electrónica.
El portal VAHAN es el portal del Departamento de Transporte que contiene los detalles de todos los vehículos registrados, incluyendo el número de registro, el número de vehículo y el número de chasis. El sistema permite realizar búsquedas de vehículos a nivel nacional.
El portal VAHAN ofrece al propietario del vehículo múltiples servicios, tales como:
El sistema de guía de remisión electrónica es un sistema en línea para generar guías de transporte electrónicas para el traslado de mercancías de un lugar a otro. Es obligatorio que una persona registrada en el GST genere una guía de remisión electrónica si el valor de las mercancías que transporta supera las 50,000 rupias. Consta de 2 partes, como se detalla a continuación:
Tan pronto como el transportista, proveedor o destinatario ingresa el número de vehículo en la Parte B de la guía de remisión, el portal verifica la exactitud del número de vehículo a través del portal VAHAN y alertará al contribuyente sobre cualquier discrepancia en dicho número.
Si el vehículo no está registrado en el sistema VAHAN, se mostrará un mensaje de alerta indicando que no está disponible. En ese caso, el transportista deberá registrar su vehículo en la Oficina Regional de Transporte (RTO).
En caso de que el número de vehículo no se actualice en la base de datos de VAHAN, el sistema no permitirá generar guías de remisión electrónica con ese mismo número después de cierto tiempo.
Cuando un mensaje de error indica que su vehículo está registrado en más de una RTO, el transportista debe acudir a la RTO correspondiente y solicitar la actualización de la oficina. Una vez que la dirección de la oficina esté actualizada, el sistema dejará de mostrar este mensaje de error.
However, if records are not updated then after sometime the system will mark vehicle number as non-existent and will not allow generation of e-waybill with the same vehicle number.
If Vehicle number is registered with VAHAAN portal and the system still shows “Alert Message” then a transporter is required to update Vehicle details in the RTO.
when the e-way bill is generated with the Temporary vehicle number (of the newly purchased vehicle) the person generating it must enter the vehicle number by adding TR in the starting of the vehicle number.
If details of Vehicle are available on VAHAAN portal, however, e-waybill portal shows that vehicle number as not available then concerned person is required raise a grievance with e-waybill helpdesk.
Vahan System provides a nationwide search over the digitized data of Registered Vehicles. Details of vehicle number can be checked in https://vahan.nic.in/nrservices/faces/user/searchstatus.xhtml.
The GST has taken one more initiative to make the system more trusted and verified in an instant manner, the e-way bill system has linked to VAHAN portal for cross checking of Transporter Authenticity to generate E-way bills. It makes the process of checking Transporter details by merely just entering the vehicle number (in part B of e-way bill generation portal) and if the vehicle is not registered in the Transport authority then it will show an alert message.
