Invoices appear as one of the earliest manifestations of written records. In common parlance, Invoice is a document made by a person who is selling goods or providing services and it is raised on Buyer of goods or recipient of service. Invoices under GST contains details of supplier, buyer, description of goods or services which is supplied by supplier, price, discount, terms and conditions of supply, taxes, transporters details etc. As invoice contains all details related to transactions of supply, therefore, it plays a very crucial role for ensuring proper tax compliance in the entire taxation system.
Goods and service tax (“GST”) is levied on supply of goods or services. Therefore, invoice under GST seems to be an important document as it contains details of such supply and therefore, it holds utmost importance.
Let us discuss the importance, applicability and other related issues of invoice under GST. Provisions relating to Invoice are contained under Chapter VII (section 31 to 34) of Central Goods and Service Tax Act, 2017.
Under the GST regime, an “invoice” or “tax invoice” means the tax invoice referred to in section 31 of the CGST Act, 2017. Basically a tax invoice is issued by the registered person while making a taxable supply and it contains all details related to supply such as Details of supplier, buyer, details of products, GST Charged, transporters details. Hence, unregistered persons cannot issue a tax invoice under GST.
Not only from the supplier’s point of view but from recipient’s point of view also, a tax invoice is a mandatory document for the purpose of claiming Input Tax Credit.
Now the very first question arises: what is the due date of issuance of tax invoice under GST. A transaction of supply involves multiple steps such as receipt of purchase order, dispatch of goods for delivery to transporter, delivery of goods to the recipient and receipt of invoice value from buyer. So, what should be the point of time of generation of tax invoice.
Time of generation of tax invoice is material as liability of payment of GST arises on the date of issuance of tax invoice.
Date of issuance of the tax invoice is based on whether it is a supply of goods or services because time of issuance of invoice is different under both circumstances. Section 31 of CGST Act, 2017 defines the due date of issuance of tax invoice.
Under GST, supplier has to issue the “Tax invoice” within the given time frame as provided under sub section (1), (2), (3), (4) & (5) of section 31 of CGST Act read with rule 47 of CGST Act:
In case of supply of taxable goods, following are the due date of issuance of tax Invoice:
For Example:
As a given case does not involve movement of goods, therefore, X Limited shall be required to raise invoice on or before date of delivery of goods. Tools were delivered to Y limited on 13th August.
In case of supply of taxable services, tax invoice is to be issued by following due dates:
En caso de suministro continuo de bienes o servicios, las fechas de vencimiento para la emisión de la factura fiscal:
*El suministro continuo de bienes se refiere al suministro de bienes de forma continua o recurrente bajo contrato, donde el proveedor emite facturas de manera regular. Por ejemplo, el suministro de gas a través de tuberías en una fábrica. En este caso, el proveedor de gas emite una factura al destinatario de forma periódica.
** El suministro continuo de servicios se refiere al suministro de servicios de forma continua o recurrente bajo un contrato por un período superior a 3 meses. El proveedor emite facturas de manera regular. Por ejemplo, el servicio telefónico o de internet. Los operadores móviles prestan servicios al usuario de forma regular y la factura se emite en intervalos periódicos.
En caso de que el suministro de servicios cese antes de la finalización del contrato, la factura deberá emitirse en el momento en que cese dicho suministro. La factura se emitirá por el suministro realizado hasta el momento de dicha cancelación.
En el momento de enviar bienes a prueba, el traslado no constituye un suministro, ya que los bienes no han sido aceptados por el cliente potencial en el momento del envío. Por lo tanto, al retirar los bienes, solo es necesario emitir un albarán de entrega.
En tal caso, la factura se emite antes o en el momento del suministro, o al cumplirse 6 meses desde la fecha de retirada, lo que ocurra primero.
La factura fiscal no se emite en el momento de la retirada porque, en ese instante, no es seguro que el envío de los bienes resulte en un suministro. Sin embargo, tras recibir la confirmación del destinatario, el proveedor debe emitir una factura fiscal. Pero en caso de no recibir confirmación en un plazo de 6 meses, se considera como suministro y la factura fiscal debe emitirse el día inmediatamente posterior a la finalización del plazo de 6 meses.
(Nota: si el comprador rechaza los bienes y estos son devueltos a las instalaciones del proveedor, al no haberse materializado el suministro, no se requieren más trámites. Los bienes pueden devolverse mediante un albarán de entrega).
La legislación del GST contempla diferentes tipos de facturas fiscales según el escenario. No obstante, la obligación de emitir una factura fiscal recae únicamente sobre el proveedor registrado en el GST. Cualquier persona que no esté registrada en el GST no puede emitir una factura fiscal.
Una persona registrada en el GST debe emitir una factura fiscal dentro del plazo prescrito mencionado en la sección 12 de la Ley CGST de 2017 para el suministro de bienes y en la sección 13 de la Ley CGST de 2017 para el suministro de servicios.
Toda persona registrada en el GST está obligada a emitir una factura fiscal por el suministro de bienes o servicios. Por lo tanto, la emisión de dicha factura fiscal es obligatoria bajo el GST. Sin embargo, además de la factura fiscal, la ley del GST prevé otros tipos de documentos que deben emitirse en diferentes situaciones. A continuación se detallan los tipos de documentos a preparar bajo el GST:
Toda persona registrada debe emitir una factura fiscal por los suministros realizados desde la fecha de registro en el GST. Sin embargo, puede haber un intervalo entre la fecha efectiva de registro y la fecha de emisión del certificado de registro.
Por lo tanto, para los suministros realizados durante este período intermedio (desde la fecha de registro efectivo en el GST hasta la fecha de emisión del certificado de registro), la persona debe emitir una factura rectificativa dentro de los 30 días siguientes a la fecha de emisión del certificado.
Por ejemplo: BR Furniture comenzó a suministrar bienes el 30 de abril. A partir del 15 de julio, surgió su obligación de registro bajo el GST. Solicitó el registro de GST el 30 de julio, indicando como fecha de inicio de la obligación de registro el 15 de julio. El certificado de registro se emitió el 5 de agosto. En este caso, el proveedor debe emitir una factura fiscal y cobrar el GST por los suministros realizados entre el 15 de julio y el 5 de agosto. Sin embargo, debido a la falta de disponibilidad del certificado de registro, no fue posible emitir una factura fiscal. Por lo tanto, según la sección 31(3)(a) de la Ley CGST, dicha persona puede emitir una factura fiscal rectificada por los suministros realizados entre el 15 de julio y el 5 de agosto dentro de los 30 días siguientes a la fecha de emisión del certificado de registro.
En el caso de suministros a comerciantes no registrados, los receptores no tienen derecho a reclamar el ITC del GST pagado por el proveedor. Por lo tanto, crear facturas fiscales rectificadas por separado para todos los proveedores puede no ser una buena idea. Considerando esto, la Regla 53(2) de las Reglas CGST prevé la emisión de una factura rectificada consolidada para todos los suministros dentro del mismo estado realizados a una persona no registrada durante el período comprendido entre la fecha de registro efectivo y la fecha de emisión del certificado de registro.
Además, en el caso de suministros entre estados, se puede emitir una factura rectificada consolidada para todos los receptores ubicados en el mismo estado. Sin embargo, si el valor de cualquier suministro entre estados supera las 250.000 INR, se requiere una factura por separado para dicho suministro.
Una persona registrada que suministre bienes o servicios exentos o una persona registrada bajo el régimen de composición o una persona que pague impuestos bajo un régimen concesional (Notificación n.º 2/2019 del 7.3.2019) debe emitir una factura de suministro en lugar de una factura fiscal.
Si una persona registrada recibe algún anticipo por el suministro de bienes y servicios, o ambos, del receptor, deberá emitir un comprobante de recibo al receptor como prueba de pago.
* Si en el momento de recibir el anticipo no se puede determinar la tasa impositiva, se considerará una tasa del 18% y la naturaleza del suministro se considerará como un suministro entre estados. Esta preocupación surge solo en el caso de suministro de servicios, ya que el anticipo recibido por el suministro de bienes no está sujeto a GST. En el caso de suministro de bienes, el proveedor no está obligado a pagar GST sobre el anticipo recibido.
Si el proveedor recibió un anticipo por el suministro de bienes y servicios y posteriormente no se materializa ningún suministro correspondiente, en ese caso, el proveedor emite un comprobante de reembolso a la persona en el momento de devolver el importe. En este caso, no se realiza ningún suministro, por lo que no surge la cuestión de una factura fiscal.
Si una persona registrada adquiere algún material o servicio de un comerciante no registrado, debe emitir una autofactura por dicha compra.
Se debe emitir un comprobante de pago cuando se realiza cualquier pago con respecto a un suministro sobre el cual el impuesto debe pagarse bajo el mecanismo de inversión del sujeto pasivo por parte del receptor.
Para el transporte de mercancías, es necesario que estas vayan acompañadas de documentos justificativos emitidos bajo el GST durante el traslado, como una factura fiscal. Sin embargo, en los casos en que no surja la obligación del proveedor de emitir una factura fiscal en el momento en que comienza el traslado, el proveedor puede emitir un albarán de entrega en lugar de una factura fiscal.
Sí, de acuerdo con la Regla 55, que especifica la siguiente situación en la que el remitente puede emitir un albarán de entrega en lugar de una factura fiscal en el momento de la retirada de las mercancías:
En todos estos casos, los proveedores deberán emitir un albarán de entrega. Una vez completado el suministro, el proveedor deberá emitir la factura fiscal.
Si las mercancías se transportan en lotes, partidas o en condiciones de desmontaje parcial o total, la obligación de emitir la factura surge de la siguiente manera:
Nota: Si el proveedor, en lugar de una factura fiscal, emite un albarán de entrega, este deberá mostrarse en la guía de transporte (E-way bill) según la Regla 138A (5).
Un distribuidor de servicios de entrada (“ISD”) es una oficina del proveedor de bienes o servicios, o ambos, que recibe facturas fiscales por la recepción de servicios de entrada y emite un documento prescrito con el fin de distribuir el crédito del impuesto central, el impuesto estatal/impuesto de territorio de la Unión o el impuesto integrado. Por ejemplo, las oficinas centrales.
La oficina central recibe insumos para diversos suministros. Sin embargo, dicho crédito fiscal (ITC) no puede utilizarse, ya que no hay suministro externo en la oficina central. Por lo tanto, la legislación del GST contempla la transferencia del ITC desde la oficina central a la unidad correspondiente. Para fines de distribución del ITC, la empresa debe emitir una factura fiscal.
Según la Regla 54, la factura fiscal deberá contener los siguientes detalles:
*Sin embargo, para las empresas bancarias, aseguradoras e instituciones financieras, se puede incluir cualquier documento en lugar de la factura fiscal que contenga todos los detalles mencionados anteriormente, excepto el número de serie.
En algunos casos, el gobierno ofrece flexibilidad en el formato de factura emitido por los proveedores. Algunos de estos son:
Normalmente, es obligatorio para el proveedor habitual que la factura esté numerada correlativamente, pero dicha disposición no se aplica en el caso de una empresa bancaria, ya que atiende diariamente a un gran número de clientes que reciben numerosos servicios en un periodo fiscal determinado. Por lo tanto, a las aseguradoras/empresas bancarias/instituciones financieras (incluidas las NBFC) se les permite emitir una factura fiscal consolidada o cualquier otro documento, ya sea física o electrónicamente, al final de cada mes.
Además de la información prescrita para la factura fiscal según la regla 46, la GTA también deberá mencionar el peso bruto del envío, el nombre del remitente y del destinatario, el número de registro del vehículo de transporte de mercancías en el que se transportan los bienes, los detalles de los bienes transportados, los detalles del lugar de origen y destino, y el GSTIN de la persona responsable del pago del impuesto, ya sea el remitente, el destinatario o la GTA.
Factura fiscal emitida según la regla 46, incluyendo el billete en cualquier formato, excepto por el número de serie y la dirección del destinatario de los servicios sujetos a impuestos.
De conformidad con la Sección 34, una nota de crédito es emitida por el proveedor registrado cuando se han emitido una o más facturas fiscales por el suministro de bienes o servicios y, posteriormente, se descubre que se ha cobrado un valor excesivo en la factura, cuando el destinatario devuelve los bienes, o cuando los bienes o servicios suministrados presentan deficiencias.
La persona registrada que suministró los bienes o servicios puede emitir una o más notas de crédito por los suministros realizados durante un año fiscal.
La nota de débito se emite cuando el importe a pagar por el comprador al vendedor aumenta debido a que se ha cobrado un importe imponible menor en la factura o se ha cobrado un importe de impuesto menor. Se puede emitir más de una nota de débito para una sola factura, y también se puede emitir una nota de débito para varias facturas.
Contenido de la nota de crédito y débito: La declaración de notas de crédito/débito en el portal del GST se realiza en el formulario GSTR-1. Se requieren los siguientes detalles:
No existe un límite de tiempo para emitir una nota de crédito, pero para el ajuste de la responsabilidad fiscal, la nota de crédito puede emitirse antes del mes de septiembre siguiente al cierre del año fiscal, sujeto a la condición de que el proveedor no haya reclamado el ITC. Si el proveedor no emite una nota de crédito dentro del plazo establecido, no es necesario mostrarla en el portal común.
En todos los tipos de factura, la mayor parte de la información es común. Cada documento tiene ligeras diferencias. La factura fiscal debe contener los siguientes detalles:
*Para minimizar la carga de cumplimiento para los pequeños contribuyentes, una persona registrada no está obligada a mencionar el código HSN de los bienes o servicios proporcionados en una factura fiscal si su facturación anual agregada es de hasta 1.5 millones de INR durante el año anterior. [Notificación n.º 12/2017 de fecha 28.06.2017]
Se impondrá la siguiente penalización al proveedor por no emitir una factura fiscal o por emitir una factura falsa:
