El mantenimiento de los libros contables en cualquier negocio es uno de los aspectos más cruciales, ya que registra todas y cada una de las transacciones de la empresa y refleja su situación financiera, como si la compañía está obteniendo beneficios o incurriendo en pérdidas, los activos que posee, sus pasivos, etc.
Por lo tanto, para cualquier propósito de cumplimiento normativo, como la Ley de Sociedades de 2013, la Ley del Impuesto sobre Bienes y Servicios y la Ley del Impuesto sobre la Renta, los libros contables son un requisito previo.
En este artículo, analizaremos los requisitos de las diferentes leyes relacionadas con el mantenimiento de los libros contables.
La Sección 128(1) establece la obligación para toda empresa de preparar y conservar en su domicilio social los siguientes documentos, los cuales deben ofrecer una imagen fiel y razonable de la situación de la compañía:
Los libros contables deben estar relacionados tanto con el domicilio social como con las sucursales.
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Los libros contables deben ofrecer una imagen fiel y razonable de la situación de la empresa, tanto del domicilio social como de las sucursales.
Los libros deberán llevarse bajo el principio de devengo y de acuerdo con el sistema de contabilidad por partida doble.
Según la Sección 2(13) de la Ley de Sociedades de 2013, se considera libro contable todo documento que contenga información respecto a lo siguiente:
Por lo tanto, según la Ley de Sociedades, todos los documentos relacionados con cobros y pagos, como el libro de caja y el libro de bancos; ventas y compras, como el registro de ventas, el registro de compras, el registro de entrada y salida de existencias; y activos y pasivos, como el registro de activos fijos, el libro mayor de deudores y acreedores, etc., se consideran libros contables.
La Ley de Sociedades establece que todos o cualquiera de estos documentos o libros contables pueden ser conservados por la empresa en su domicilio social o en cualquier otro lugar de la India que el consejo de administración decida.
La empresa deberá presentar ante el registrador una notificación mediante el formulario AOC-5 sobre el lugar donde mantendrá los libros contables, dentro de los 7 días siguientes a la aprobación de la resolución del consejo.
La empresa estará obligada a facilitar la información de dicho lugar al Registro Mercantil (RoC) en un plazo de 7 días mediante la presentación del formulario AOC-5.
La siguiente información debe proporcionarse en el formulario AOC-5:
Toda empresa está obligada a mantener sus libros contables durante 8 ejercicios financieros. Sin embargo, en caso de que se haya ordenado una investigación contra la empresa, el gobierno central puede ampliar dicho periodo.
Cualquier incumplimiento de las disposiciones sobre libros contables por parte del director gerente, el director a tiempo completo a cargo de las finanzas, el Director Financiero o cualquier otra persona de la empresa será sancionado con:
Cumplimiento para empresas registradas ante el ROC
Toda normativa exige el mantenimiento de documentos en la medida necesaria para cumplir con lo establecido en dicha ley.
Del mismo modo, la Ley del Impuesto sobre la Renta exige el mantenimiento de libros contables y documentos que permitan al funcionario evaluador calcular su renta imponible.
La Sección 44AA(1) de la Ley del Impuesto sobre la Renta de 1961 exige que los siguientes profesionales mantengan sus libros contables independientemente de la cuantía de sus ingresos totales o de su facturación agregada:
No se requiere llevar libros contables si los ingresos brutos totales no superan los 150.000 INR en ninguno de los 3 ejercicios financieros inmediatamente anteriores. En el caso de empresas de nueva creación, si no es probable que superen los 150.000 INR durante el año en curso.
Toda persona que ejerza una profesión distinta a las mencionadas anteriormente o una actividad empresarial deberá llevar libros contables en los siguientes casos:
Caso 1:- Si los ingresos derivados de la actividad empresarial o profesional superan los 120.000 INR, o si sus ventas totales, facturación o ingresos brutos, según sea el caso, en la actividad empresarial o profesional superan los 1.000.000 INR en cualquiera de los 3 años inmediatamente anteriores al año previo.
Caso 2: cuando la actividad empresarial o profesional sea de nueva creación en cualquier año previo, si los ingresos derivados de la misma probablemente superen los 120.000 INR, o si sus ventas totales/facturación o ingresos brutos en la actividad empresarial o profesional probablemente superen los 1.000.000 INR durante dicho año previo; o
Caso 3: cuando el contribuyente considere beneficios y ganancias de la actividad empresarial bajo:
y el contribuyente ha declarado unos ingresos inferiores a los beneficios o ganancias estimados conforme a estas secciones.
Caso 4: cuando sean aplicables las disposiciones de la sección 44AD(4) y la renta total del contribuyente supere el importe máximo no sujeto al impuesto sobre la renta en cualquier año anterior,
En los casos 1 y 2, para personas físicas y HUF, 120.000 INR se sustituirán por 250.000 INR y 1.000.000 INR se sustituirán por 2.500.000 INR.
Se requiere mantener los siguientes documentos según la Regla 6F a efectos de la Ley del Impuesto sobre la Renta, 1961:
Tenga en cuenta que los libros deben conservarse durante un periodo de 6 años a partir del final del año correspondiente
La sanción por no llevar libros contables según la sección 44AA de la Ley del Impuesto sobre la Renta de 1961 es de 25.000 INR, impuesta por la sección 271A.
Las disposiciones relacionadas con el mantenimiento de libros contables se recogen en el Capítulo VIII - Cuentas y registros de la Ley del Impuesto Central sobre Bienes y Servicios de 2017.
La sección 35 exige que toda persona registrada mantenga los siguientes libros contables relacionados con:
La persona registrada deberá guardar los libros contables en el lugar de negocio mencionado en el certificado de registro. Cuando se mencione más de un lugar de negocio, los documentos relacionados con cada lugar de negocio deberán guardarse en dichos lugares.
Los libros contables pueden llevarse en formato electrónico.
Toda persona registrada deberá guardar y mantener los libros de contabilidad u otros registros hasta la expiración de 72 meses a partir de la fecha límite de presentación de la declaración anual del año al que correspondan dichas cuentas y registros.
In case of non-maintenance of books of accounts under GST, penalty of INR 25,000 will be charged.
