La facturación electrónica (e-invoicing) es un sistema recientemente introducido bajo el GST en el que todas las facturas B2B son autenticadas electrónicamente por la Red de Impuestos sobre Bienes y Servicios ("GSTN"). La facturación electrónica no consiste en la generación de facturas en el portal del GST. Esto es un mito. Cada comerciante debe generar las facturas en su software de contabilidad habitual.
Más bien, la facturación electrónica es un proceso de carga de los detalles de una factura ya generada en el portal del GST y la generación de un Número de Referencia de Factura ("IRN") para dicha factura. La idea detrás de la facturación electrónica es el registro único de facturas en el portal del GST para que pueda utilizarse con múltiples fines.
A. Aplicabilidad y volumen de negocios para facturas electrónicas de diversas personas registradas
La facturación electrónica bajo el GST ha sido declarada obligatoria por la CBIC (Junta Central de Impuestos Indirectos y Aduanas) mediante la Notificación N.º 73/2020 – Impuesto Central, con efecto a partir del 1º de octubre de 2020 para las empresas con un volumen de negocios agregado superior a 500 millones de rupias durante los ejercicios financieros anteriores.
La CBIC amplió posteriormente la facturación electrónica en las siguientes fechas:
A partir del 1º de enero de 2021: contribuyentes con un volumen de negocios agregado superior a 100 millones de rupias en cualquier ejercicio financiero anterior desde 2017-18.
A partir del 1º de abril de 2021: contribuyentes con un volumen de negocios agregado superior a 50 millones de rupias en cualquier ejercicio financiero anterior desde 2017-18.
Applicable Date
Turnover
Remark
From 1st October 2021 onwards
500 cr turnover
In any preceding financial year from 2017-18 onwards
From 1st January 2021 onwards
100 cr Turnover
In any preceding financial year from 2017-18 onwards
From 1st April 2021 onwards
50 cr Turnover
In any preceding financial year from 2017-18 onwards
From 1st October 2022 onwards
10 cr Turnover
In any preceding financial year from 2017-18 onwards
B. No aplicabilidad de facturas electrónicas a ciertas clases de personas registradas
La facturación electrónica no es aplicable a las siguientes personas registradas:
Una aseguradora, una compañía bancaria o una institución financiera, incluida una NBFC.
Una persona registrada que suministre servicios de transporte de pasajeros.
Una Agencia de Transporte de Mercancías (GTA).
Una persona registrada que suministre servicios mediante la admisión a la exhibición de películas cinematográficas en servicios de multicines.
Una unidad de SEZ (excluida mediante la Notificación N.º 61/2020 – Impuesto Central de la CBIC).
C. Procedimiento de generación de factura electrónica
Todas las personas registradas deben generar una factura fiscal por cada transacción de venta en su formato habitual de facturas de venta. Sin embargo, según la Regla 48(4) de las Reglas CGST de 2017, la información sobre dicha factura deberá cargarse en el portal del GST a través del Formulario GST INV-01 para la generación del Número de Referencia de Factura (IRN).
En este artículo se proporciona un procedimiento integral sobre la generación del Número de Referencia de Factura bajo la facturación electrónica y la solución a diversos problemas prácticos que enfrentan las personas registradas al generar el IRN.
1. Portal de generación de facturas electrónicas
Para el propósito de la generación de facturas electrónicas, la GSTN ha creado un nuevo portal https://einvoice1.gst.gov.in/. Sin embargo, con el fin de proporcionar orientación a las personas, también se ha creado un sitio web de prueba/simulación con el nombre de https://einvoice1-trial.nic.in/. El sitio web de prueba se ve exactamente igual al sitio web principal y contiene todas las funciones, pero la información ingresada en este portal no se migra al portal principal. Por lo tanto, las personas registradas deben utilizar únicamente el portal principal para la generación de IRN.
2. Registro en el portal de facturas electrónicas
Todas las personas nuevas que queden cubiertas por la facturación electrónica deben registrarse primero en el portal de facturas electrónicas. El registro se puede realizar haciendo clic en la pestaña “Registration>Portal Login” en el sitio web de facturación electrónica.
El sistema abrirá una ventana para ingresar el GSTIN de la persona registrada y el captcha.
Al ingresar los mismos, el sistema completará automáticamente los detalles básicos del contribuyente de la siguiente manera y le pedirá al contribuyente que genere una OTP.
La OTP se enviará a un número de móvil registrado y, tras la verificación de la OTP, el sistema le pedirá al usuario que ingrese un nombre de usuario y una contraseña.
El nombre de usuario y la contraseña creados se utilizarán para generar facturas electrónicas.
Las funciones como olvidar nombre de usuario o contraseña también están disponibles, y la persona puede acceder al nombre de usuario o cambiar la contraseña ingresando su número de móvil registrado y su GSTN.
Tenga en cuenta:
Las personas que ya estén registradas en el portal de e-waybill (https://ewaybillgst.gov.in/) no necesitan registrarse nuevamente en el portal de facturación electrónica. Se pueden utilizar las mismas credenciales de inicio de sesión para acceder al portal de facturación electrónica.
El registro en el portal de facturación electrónica es una tarea única.
3. Voluntary E-invoice enablement where turnover is less than 10 cr
Above discussed feature of registration can be used directly for registered persons having aggregate turnover of above INR 10 crores. If any registered person with aggregate turnover of less INR 10 crores tries to register on e-invoice portal then system will display following error:
If such a taxpayer still wants to generate e-invoice then to register, you are first required to enable e-invoicing for corresponding GSTIN by clicking on “Registration>e-invoice enablement” tab available on the homepage.
Upon entering GSTIN, system will auto-populate following basic information about the GSTIN and will ask the assessee to declare that aggregate turnover is more then INR 10 Crores.
Upon submission of the same with OTP, the taxpayer will be able to register his GSTIN on e-invoicing portal.
4. Generation of e-invoice
Once a username and password is available, a registered person can login at the e-invoice portal by clicking on the “Login” tab available on the homepage of the website.
On login, the system will display various tabs and the very first option is “e-invoice”.
Under “e-invoice”, following additional tabs are available:
Generate New
Bulk upload
Cancel
Print IRN
Bulk IRN cancel
Let's discuss the very first method of e-invoice generation, i.e., generating e-invoice for a single invoice at a time.
a. Generation of E-invoice for a single invoice
If a supplier wants to generate a single e-invoice, then he can do so by clicking on Generate New tax invoice. This option is useful for the person who has few invoices. However, in case of multiple invoices, a person should opt for the “Bulk Upload” option because bulk upload saves time and increases accuracy in case of large numbers of invoices.
After moving to the Generate new tab a person can enter the details of the invoice for which e-invoice is required to be generated.
b. Generation of e-Invoice for bulk invoices
For the high number of invoices or even small number of invoices, a person can use bulk upload option for generating IRN (Invoice Reference Number) also known as hash for all the invoices at one go.
For the purpose of generating multiple IRNs at one go, a user is required to upload a JSON file on an e-invoicing portal. For generation of JSON file, a user is available with following options:
Bulk Generation Tool (provided by GSTIN)
JSON generated using other customised software
API Integration
4.1. Generation of einvoicing by using Bulk Generation Tool
In this article, we will discuss in detail about “Bulk Generation Tool”. Following are the steps to follow for bulk upload:
Firstly, a person needs to download the EINV bulk converter for bulk upload, which works for converting multiple invoices excel files into a single JSON file. User can download it from tab Help > Tools > Bulk Generation Tools.
Under bulk Generation Tool, GSTIN has shared following two types of tools:
La herramienta GePP es una utilidad basada en Excel diseñada para personas que no cuentan con un sistema ERP. Esta utilidad se conecta directamente con el portal de facturación electrónica y permite a los usuarios registrados ingresar información factura por factura para generar el GSTIN.
La herramienta GePP permite añadir facturas una a una, lo cual resulta útil para contribuyentes que tienen pocas facturas y no disponen de un sistema ERP.
B. Herramienta de generación masiva de IRN
La herramienta de generación masiva de IRN es una utilidad basada en Excel diseñada para usuarios que cuentan con sistemas ERP. Los detalles de las facturas pueden extraerse del sistema ERP a Excel e importarse en la herramienta de generación masiva de IRN para crear un archivo JSON.
En el caso de la herramienta de generación masiva de IRN, se ofrecen los siguientes cuatro tipos de formatos para distintos perfiles de usuario:
Formato A: En este formato, todos los detalles relacionados con la factura se pueden ingresar en una única hoja de cálculo. Este formato es adecuado para empresas que incluyen 1 o 2 artículos por factura y que realizan principalmente transacciones B2B.
Formato B: En este formato, se proporcionan dos hojas de cálculo: una para los detalles de la factura y otra para los detalles de los artículos. Dado que los detalles de los artículos se proporcionan en una hoja separada, cada línea de artículo debe incluir el número, la fecha y el tipo de documento. Este formato es útil para empresas con múltiples líneas de artículos.
Formato C: En este formato, se proporcionan cinco hojas de cálculo para los detalles de la factura, los detalles de los artículos, los detalles de pago, los detalles de referencia y los detalles adicionales. Al disponer de una hoja separada para cada tipo de información, cada línea de artículo debe incluir el número, la fecha y el tipo de documento.
Formato D: En este formato, se proporciona una única hoja de cálculo para los detalles de la factura, los detalles de los artículos, los detalles de pago, los detalles de referencia y los detalles adicionales.
Tras ingresar los detalles en la herramienta de generación masiva, el usuario puede crear un archivo JSON y cargarlo en el portal de facturación electrónica para generar las facturas. Los datos pueden cargarse después de iniciar sesión a través de la opción Panel > Facturas > Carga masiva en la siguiente ventana.
Tenga en cuenta que el archivo que se va a cargar no debe superar los 2 MB.
Después de cargar el archivo JSON en la ventana anterior, el sistema lo procesa y genera el IRN (Número de Referencia de Factura) para cada solicitud, tal como se muestra en la ventana inferior.
Es importante señalar que los archivos JSON deben cumplir con el esquema de facturación electrónica (un formato o plantilla estructurada) publicado, el cual incluye los parámetros obligatorios. Si el IRN no se genera, el sistema mostrará los errores correspondientes para que el usuario pueda revisarlos y realizar la carga una vez que se cumplan todos los requisitos.
Tenga en cuenta lo siguiente:
El usuario puede exportar las facturas electrónicas finales en formato Excel o JSON.
Se generará un IRN para cada factura, el cual constituye la identidad única de cada factura para el contribuyente durante todo el año fiscal.
El sistema actualizará automáticamente los detalles en el portal de la guía de despacho (E-way bill) cuando corresponda. El sistema de guía de despacho actualiza una parte de la información; posteriormente, solo es necesario añadir el número de vehículo a la guía.
Una vez descargada, la utilidad puede utilizarse repetidamente. No obstante, se recomienda descargar la versión actualizada en caso de que se produzca cualquier cambio en el formato.
5. Diversos códigos de error y su resolución
Al cargar facturas en el portal de facturación electrónica, el contribuyente puede enfrentarse a diversos problemas técnicos. Es importante comprender todos estos inconvenientes. GSTIN ha proporcionado una lista de códigos de error junto con sus respectivas soluciones.
6. Cancelación del Número de Referencia de Factura (IRN)
Una vez generada una factura electrónica, no puede eliminarse. Sin embargo, existe la posibilidad de cancelarla indicando el motivo, como una entrada incorrecta, un duplicado, etc. El usuario puede cancelar las facturas una a una o de forma masiva.
Se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
El IRN solo puede cancelarse dentro de las 24 horas posteriores a su generación.
Si la guía de despacho (e-way bill) asociada está activa o ha sido verificada por un funcionario durante el tránsito, la cancelación no estará permitida.
Antes de cancelar las facturas, el usuario debe tener a mano la factura electrónica correspondiente.
El procedimiento para la cancelación de una factura electrónica es el siguiente:
Para la cancelación de facturas electrónicas una a una:
Tras iniciar sesión, en la pestaña “e-invoice > cancel”, el usuario puede cancelar la factura utilizando su número de acuse de recibo (Ack. no.) o el número IRN proporcionado en el momento de la generación de la factura. La siguiente ventana muestra la opción disponible.
A continuación, el sistema solicitará al usuario que especifique el motivo de la cancelación y añada observaciones, tal como se muestra en la ventana de ejemplo a continuación.
Tras ingresar los motivos correspondientes, el usuario puede enviar una solicitud para la cancelación de la factura electrónica. Una vez enviada, el usuario puede descargar la factura electrónica cancelada con una marca de agua que indica cancelada.
Cancelación masiva de IRN
Para la cancelación masiva de IRN, los usuarios deben descargar la herramienta “E-Invoice Cancel by IRN - JSON Preparation” desde la pestaña Ayuda > Herramienta > Herramienta de generación masiva. Se abrirá la siguiente ventana.
Después de crear el archivo JSON con la herramienta anterior, el usuario debe ir a la pestaña de factura electrónica y seleccionar “Cancelación masiva de IRN”, tras lo cual se abrirá la pantalla que se muestra a continuación.
Tras cargar el archivo, el sistema lo procesa y muestra el estado como cancelado, tal como se indica a continuación. Sin embargo, si no es posible realizar la cancelación, se mostrará un error para cada solicitud.
7. Generación de código QR para facturación electrónica
Además del IRN, el portal de facturación electrónica también genera un código de respuesta rápida (“código QR”) en todas y cada una de las facturas cargadas en el portal.
Para la lectura de códigos QR, el IRP proporciona una aplicación de lectura de códigos QR (código de respuesta rápida) sin conexión, que permitirá una verificación rápida de los detalles de la factura por parte de cualquier contribuyente o autoridad fiscal. Cualquier persona puede asegurarse de que dicha factura tenga un IRN válido y una firma digital generada desde un portal de generación de facturas electrónicas. Si el contenido del código QR ha sido alterado, la factura electrónica quedará invalidada y la verificación de la firma fallará.
El código QR contiene un número IRN único junto con algunos parámetros importantes de las facturas y la firma digital. El código QR puede ser verificado por cualquier persona a través de una aplicación sin conexión.
Un código QR contiene los siguientes parámetros:
El GSTIN del proveedor
El GSTIN del receptor
El número de factura asignado por el proveedor
La fecha de generación de la factura
El valor de la factura (valor imponible y monto bruto del impuesto)
El número de partidas
El código HSN de los artículos principales (la partida con el valor imponible más alto)
El IRN único (hash)
8. Función móvil para generar IRN desde el móvil
El sistema de facturación permite al usuario generar un IRN desde su móvil con una aplicación para Android e iOS. Esta función permite a los usuarios utilizar la aplicación de facturación electrónica a través del móvil. Solo se puede usar una aplicación de facturación electrónica por móvil. Los usuarios deben registrar el móvil en la pestaña de registro de API en la siguiente ventana.
En el siguiente paso, los usuarios recibirán la OTP en su dispositivo correspondiente para la verificación; posteriormente, deberán completar los detalles como el IMEI del móvil, el tipo de usuario y la interfaz (iOS/Android) en la siguiente ventana.
9. Actualización de los detalles comerciales a través del sistema de facturación electrónica
El sistema de facturación electrónica permite al usuario actualizar los detalles comerciales desde el portal GST. Cuando la información se actualiza en el portal GST, los detalles se actualizarán automáticamente en el sistema de facturación electrónica.
10. Facilidad para generar la guía de despacho (E-way bill)
El portal de guías de despacho permite generar facturas sobre la base del IRN. La pestaña de generación de guías de despacho ofrece opciones para generarlas mediante el número de acuse de recibo, el número de referencia de la factura o la fecha. Por lo tanto, si una persona tiene el número de referencia de la factura, puede ingresarlo y el sistema generará la Parte A de la guía de despacho. El usuario solo deberá ingresar los detalles de la Parte B.
11. Formato de factura electrónica generado a través del sistema de facturación electrónica
12. Actualización automática de GSTR 1, GSTR 2A/2B y creación de guías de despacho desde el portal de facturación electrónica
Una vez completados, firmados y enviados los datos a través del archivo JSON, estos se transmitirán al sistema GST, el cual actualizará el GSTR-1 del proveedor y los formularios 2A/2B tras la presentación del R-1. Existe la opción de modificar los detalles indicados en la factura electrónica y el R-1; no obstante, en tal caso, se emitirá una notificación y deberá presentarse una aclaración.
A continuación, encontrará algunos documentos y enlaces clave para su referencia.
