Proceso de cierre de Oficina de Proyecto/Oficina de Enlace/Sucursal

India se está convirtiendo en una nueva opción para todas las empresas multinacionales debido a su economía en crecimiento y a la disponibilidad de recursos y mano de obra a un coste económico. Las entidades extranjeras pueden establecer su presencia en la India mediante la creación de una filial de propiedad absoluta, una oficina de proyectos, una sucursal o una oficina de enlace en la India.

Las disposiciones relativas al cierre de una oficina de proyectos, oficina de enlace o sucursal están reguladas por la Ley de Gestión de Divisas (Foreign Exchange Management Act), junto con el Reglamento FEM (Establecimiento en la India de sucursales, oficinas, oficinas de enlace o oficinas de proyectos o cualquier otro lugar de negocios) de 2016 y las Instrucciones Generales (Master Directions) N.º 10/2015-16 de fecha 1 de enero de 2016.

Al igual que ocurre con las disposiciones de creación, existe un procedimiento detallado para el cierre de oficinas de proyectos, oficinas de enlace o sucursales. Una vez que se ha cumplido el objetivo de la creación de la oficina o ha expirado el plazo para el que se concedió la aprobación, la entidad extranjera debe cerrar su oficina siguiendo el procedimiento legal establecido.

Cualquier incumplimiento en el cierre de una oficina en la India siguiendo el procedimiento prescrito puede dar lugar a la imposición de sanciones a las entidades extranjeras, las cuales podrían enfrentar dificultades para establecer futuras oficinas de enlace, sucursales o de proyectos en el país.

1. Periodo de validez de las oficinas de enlace, sucursales u oficinas de proyectos

• El periodo de validez de una oficina de enlace es generalmente de 3 años. Sin embargo, en caso de necesidad, dicho periodo puede prorrogarse por un plazo no superior a otros 3 años.
• El periodo de validez de una oficina de proyectos es, por lo general, la duración del proyecto correspondiente.

Tras la expiración del periodo de validez, las empresas extranjeras desean cerrar su lugar de negocios en la India, ya sea en forma de oficina de enlace, sucursal u oficina de proyectos. El procedimiento detallado para el cierre de estas oficinas es emitido por el Banco de la Reserva de la India y las disposiciones se recogen en la FEMA, la Ley de Sociedades de 2013 y otras leyes estatutarias aplicables en la India para llevar a cabo dichos cierres. Estas oficinas deben cerrarse una vez que se haya cumplido el propósito para el que fueron creadas.

2. Procedimiento de liquidación de oficinas de enlace, sucursales u oficinas de proyectos

2.1 Proceso de cierre de oficinas de enlace, sucursales u oficinas de proyectos en los registros del banco AD de Categoría 1

1. La solicitud de cierre de la oficina y la remisión de los fondos resultantes de la liquidación deberán ser presentadas por la oficina correspondiente ante el banco AD de Categoría 1, junto con todos los documentos justificativos.

2. La solicitud de liquidación de la oficina deberá estar respaldada por los siguientes documentos:

• Copia de la aprobación del Banco de la Reserva o del banco AD de Categoría 1 para el establecimiento de la sucursal, oficina de enlace u oficina de proyectos.

• Certificado del auditor que certifique los siguientes puntos:
  • Forma de cálculo de los fondos de liquidación, respaldada por un estado de activos o pasivos del solicitante e indicando la forma de disposición de los activos;
  • Una confirmación de que todos los pasivos en la India, incluidos los atrasos de indemnizaciones y otros beneficios a los empleados, etc., han sido totalmente liquidados;
  • Una confirmación de que no ha quedado sin repatriar a la India ningún ingreso procedente de fuentes fuera de la India (incluidos los ingresos por exportaciones).

• Una confirmación por parte del solicitante o la empresa matriz de que no existen procedimientos legales pendientes contra la oficina de enlace, sucursal u oficina de proyectos en ningún tribunal de la India;

• En caso de liquidación de una sucursal u oficina de enlace, un informe del Registro de Sociedades (ROC) sobre el cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Sociedades de 2013.

• Los bancos AD de Categoría I designados confirmarán que la oficina de proyectos o la oficina de enlace han cumplido con sus respectivas obligaciones.

• Cualquier otro documento requerido por el Banco de la Reserva de la India o el banco AD de Categoría I al momento de otorgar la aprobación.

3. Redacción y preparación de la solicitud de cierre de la oficina, junto con otros documentos relevantes para el cierre de la cuenta bancaria a este respecto, y obtención del certificado del censor jurado de cuentas (Chartered Accountant) según el formato prescrito en las instrucciones generales emitidas por el RBI.

4. Ejecución y firma de documentos.
5. Todos los documentos que se ejecuten y firmen fuera de la India deben estar notariados y apostillados.
6. Tras la recepción de los documentos ejecutados, se procederá a la presentación de la solicitud y otros documentos junto con el certificado del censor jurado de cuentas y el certificado de cierre emitido por el ROC ante el banco AD.
7. El banco AD de Categoría I designado informará al Banco de la Reserva (la oficina regional correspondiente para las oficinas de enlace y la oficina central para las sucursales), junto con una declaración que certifique que todos los documentos necesarios presentados por la sucursal u oficina de enlace han sido examinados y se encuentran en orden para el cierre de la sucursal.

8. El banco AD puede remitir el conjunto completo de documentos al RBI para su aprobación, si fuera necesario, y puede solicitar documentos adicionales a este respecto.

9. The AD Bank scrutinizes all the documents and if found in order, shall close the LO/BO/PO along with bank account in their records.

3. Steps for closure of LO/BO/PO in ROC

If any foreign company has its place of establishment in India via LO/BO/PO and such place of business is registered with RoC and the entity intends to close the same then first the application is required to be filed with ROC for such closure. 

Before making such a request with ROC, a company must ensure that all the annual compliance is completed and updated in the records of ROC.

Following steps are need to followed for winding up of LO/BO/PO:

1. Drafting of board resolutions passed by foreign companies and other relevant documents for closure of their business presence in India.
2. Execution and signing of documents. Since the board resolution shall be executed by the foreign company in its native country, the same needs to be translated to English and also notarized.
3. Upon receipt of the executed documents, respective e-form is to be filed with ROC for closure of LO/BO/PO in India.
4. ROC scrutinizes the e-form and other documents annexed to it and if found in order, shall issue certificate for closure of LO/BO/PO

4. Remittance of winding up proceeds after closure of LO/BO/PO

Along with application of closure of LO/BO/PO, an application is also filed with designated AD Catergory-1 for remittance of closure proceeds to the parent entity. 

Proposal of remittance of winding up proceeds shall be considered of only those entities which have followed the operational guidelines such as submission of AACs (upto current financial year) at regular annual interval along with copies endorsed to DGIT (International Taxation), obtained PAN from Income Tax authorities and have got themselves registered with RoC under Companies Act, 2103, if required. Remittance of winding up proceeds shall be allowed subject to following conditions:

1. Transfer of assets by way of sales shall be allowed only if foreign entity intends to close their LO/BO/PO operations in India.
2. A certificate has been obtained from statutory auditor wherein following information is given:
   1. Details of assets to be transferred alongwith date of acquisition
   2. Original Price
   3. Depreciation till date
   4. Present Book Value/ Written down value
   5. Sales consideration

Auditor shall also certify that assets are not re-valued after initial recognition and sales consideration is not more than book value.

3. Assets should be acquired by LO/BO/PO from inward remittance and assets does not include any intangible assets such as Goodwill and pre-operative expenses. Further, no revenue expense can be capitalised and transferred under winding up proceeds.
4. Payment of all applicable taxes has been made.
5. Credit to Bank account on account of such transfer shall be considered as permitted receipts.
6. Designated AD Category-I bank may allow remittance of winding up proceeds in respect of offices of banks and insurance companies, after obtaining copies of permission of closure of branch office from the sectorial regulators (like IRDA etc.) along with the documents mentioned above.

LO/BO/PO may also donate their assets such as old furniture, vehicle, computers and other office items etc. to any NGO and Non-profit organisation only if AD Category-1 bank is satisfied about the bonafide intention.