Compliance for companies registered under ROC

Published on:
February 28, 2019

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Formation and running of the company were used to be an easy process under Companies Act, 1956 as annual ROC compliance were not multiple and also registrar of company (“ROC”) did not used to take any strict action against defaulter.

Therefore, list of defaulting companies was getting longer every day.

However, after introduction of Companies Act, 2013, with the objective to increase transparency and to minimize non-compliance, ROC started using various parameters to confirm genuineness of a company and started striking off name of company which are not operating from a long time and also which didn’t appear genuine to ROC.

In previous period, name of thousands of defaulting and non-operating companies were strike off by ROC.

Also, new company law contains stringent penal provisions for non-compliance and in case of default; company as well as key managerial personnel are liable to be panel provisions.

In line with the same, recently various new amendments have come into effect under the Companies Act, 2013 requiring companies registered under ROC to report certain additional information to annual ROC compliance to maintain active status and non-compliance thereof lead to heavy penalty in monetary terms and other non-monetary penal consequences also.

Accordingly, considering the increasing complication and number of compliances for private limited companies and other types of companies registered under ROC, we have tried to compile all ROC compliances and forms required to file by a companies covered under Companies Act 2013 along with ROC compliance due dates.

There are certain forms to be filled only one time for FY 2019-20 and there are certain forms to be filled with ROC on periodic basis.

1. List of One time and Event based compliance's under Company Act 2013

Formulario Aplicabilidad Fechas límite
Declaración única en formulario DPT-3 Toda empresa (excepto empresa gubernamental) con dinero/préstamo pendiente (no depósito) desde 01.04.2014 hasta 22.01.2019 22 de abril de 2019
FORM INC – 20A Empresas con capital social constituidas a partir del 2 de noviembre de 2018 Dentro de los 180 días desde la constitución
Formulario INC-22A Empresas constituidas antes o el 31 de diciembre de 2017 y que hayan presentado AOC-4/MGT-7 25 de abril de 2019
DIR-3 KYC Cada director para el ejercicio fiscal que finaliza el 31 de marzo de 2019 30 de abril de 2019
DPT-3 periódico Todas las empresas (excepto empresas gubernamentales) con depósitos o transacciones exentas 30 de junio de 2019
ADT – 1 Notificación del nombramiento del auditor 15 días desde el nombramiento
ADT – 3 Renuncia del auditor Dentro de 30 días
NFRA-1 Aviso por entidad corporativa sobre el auditor Dentro de 30 días (existente) / 15 días (nuevo)
AOC – 5 Libros mantenidos en un lugar distinto a la oficina registrada Dentro de 7 días de la resolución del consejo
MGT – 14 Presentación de resoluciones según la sección 117 Dentro de 30 días
PAS 3 Asignación de acciones Dentro de 15 días
INC 22 Cambio de oficina registrada Dentro de 30 días
DIR 11 Renuncia del director Dentro de 30 días
DIR 12 Cambio de director Dentro de 30 días
BEN – 1 Declaración de propiedad beneficiaria significativa 9 de mayo de 2019 y dentro de 30 días del cambio
BEN – 2 Declaración de SBOs Dentro de 30 días desde la recepción de BEN-1 o implementación
MGT – 6 Declaración de interés beneficiario Dentro de 30 días de MGT-4/MGT-5

2. List of annual ROC compliance under Company Act 2013

Formulario Aplicabilidad Fechas límite
Formulario MSME 1
(Formulario transitorio)
Empresas con deudas MSME pendientes > 45 días 30 días desde la implementación del formulario MCA
Formulario MSME-I (octubre–marzo) Empresas con deudas MSME pendientes > 45 días 30 de abril de cada año
DIR-3 KYC Cada director para el ejercicio fiscal finalizado el 31 de marzo de 2019 30 de abril de 2019
DPT-3 periódico Empresas (no gubernamentales) con depósitos o transacciones similares 30 de junio de 2019
Formulario MSME-I (abril–septiembre) Empresas con deudas MSME pendientes > 45 días 31 de octubre de cada año
AOC-4 Presentación de estados financieros y otros documentos ante el RoC 30 días desde la AGM
MGT-7 Presentación de la declaración anual ante el RoC 60 días desde la AGM
CRA 2 Nombramiento de auditor de costos (si aplica) Dentro de 30 días desde el nombramiento o 180 días desde el inicio del ejercicio fiscal
Aún por especificar Declaración anual por auditores bajo NFRA 30 de abril
MSC 3 Declaración anual de empresa inactiva 30 de abril

Due dates chart can be accessed under “Compliance calendar”.

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California Kavit Vijay
Kavit Vijay, socio de la firma, tiene 15 años de experiencia en auditoría y aseguramiento. Dirige la división de Auditoría y Aseguramiento de la firma. Está especializado en:
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