Desde el 6 de abril de 2024, la HMRC estableció el criterio de caja como el método contable predeterminado para trabajadores autónomos y sociedades, lo que significa que las empresas ahora deben optar activamente por la contabilidad de devengo (tradicional) si desean utilizarla. Para muchos propietarios de negocios, este cambio normativo ha puesto de relieve las diferencias entre ambos métodos.
Entender qué método le corresponde no es solo una decisión de contabilidad. Su elección afecta al cumplimiento fiscal, a la precisión de los informes financieros, al acceso a financiación y a su capacidad de crecimiento. Una elección incorrecta puede generar facturas fiscales inesperadas, socavar su credibilidad ante los prestamistas o incumplir los requisitos de la Ley de Sociedades de 2006 (Companies Act 2006).
Este artículo explica qué es el criterio de devengo, cómo se compara con el criterio de caja, quién debe utilizarlo según la normativa del Reino Unido y las implicaciones prácticas de cambiar de método.
Resumen:
El criterio de devengo (también llamado contabilidad tradicional) registra los ingresos cuando se generan y los gastos cuando se incurren, independientemente de cuándo se produzca el movimiento de efectivo. La hoja informativa HS222 de la HMRC establece: "contabilidad tradicional (criterio de devengo): usted registra los ingresos cuando factura a sus clientes y los gastos cuando recibe una factura".
La HMRC y las normas contables del Reino Unido reconocen el devengo como el criterio obligatorio para las cuentas estatutarias. Esto incluye:
Históricamente, el criterio de devengo era el método predeterminado para todas las empresas del Reino Unido antes de que el criterio de caja se introdujera como una opción más sencilla para los pequeños comerciantes. Ambos términos —criterio de devengo y contabilidad tradicional— se utilizan indistintamente en la normativa de la HMRC y en la legislación del Reino Unido.
Un trabajador autónomo factura a un cliente el 31 de marzo de 2026. Según el criterio de devengo, esa factura cuenta como ingresos por ventas para ese ejercicio contable, aunque el cliente aún no haya pagado.
La misma lógica se aplica a los gastos. El seguro pagado en octubre que cubre los seis meses siguientes solo debe incluirse parcialmente como gasto en el año en curso, específicamente la parte que abarca desde octubre hasta el cierre del ejercicio.
Esto tiene un impacto directo en su balance: con el criterio de devengo, tanto los deudores pendientes como los acreedores impagados aparecen como partidas. Con el criterio de caja, ninguna de las dos aparece; solo se registran los movimientos de efectivo reales. La diferencia afecta tanto al momento de la obligación fiscal como a la precisión de su situación financiera.
Desde el 6 de abril de 2024, el criterio de caja se convirtió en el método predeterminado para trabajadores autónomos y sociedades (sin socios corporativos) que presentan declaraciones de Self Assessment. Las empresas ahora deben elegir activamente utilizar la contabilidad tradicional si lo prefieren.
Así es como se comparan ambos métodos:
La tabla recoge la mecánica, pero tres diferencias suelen determinar la mayoría de las decisiones empresariales: el momento del pago de impuestos, el tratamiento de las existencias y la elegibilidad. Esto es lo que significa cada una en la práctica.
Con el criterio de caja, una empresa que factura a un cliente en marzo pero recibe el pago en junio solo paga impuestos por esos ingresos en el ejercicio fiscal siguiente. Con el criterio de devengo, los ingresos tributan en el año en que se emitió la factura, independientemente de cuándo se reciba el pago.
En el sistema de caja, los bienes adquiridos para la reventa se consideran un gasto en el momento del pago. En el sistema de devengo, solo el coste de los bienes efectivamente vendidos cuenta como gasto; las existencias no vendidas figuran en el balance como un activo.
Para las empresas que manejan un volumen importante de existencias, esta distinción afecta tanto al beneficio declarado como a la carga fiscal. El sistema de devengo ofrece una imagen más precisa de lo que realmente se ha consumido frente a lo que queda.
El sistema de caja es adecuado para:
El sistema de devengo es apropiado (o obligatorio) para:
Dos principios fundamentales sustentan el sistema de devengo: el reconocimiento de ingresos y el principio de asociación.
Los ingresos se registran en el periodo contable en el que se devengan —cuando la empresa ha cumplido su obligación con el cliente—, no cuando se recibe el efectivo.
Ejemplo: Una consultora completa un proyecto en marzo, factura al cliente en marzo y registra los ingresos en marzo, aunque el pago se reciba en mayo.
Los gastos se reconocen en el mismo periodo que los ingresos que ayudan a generar. Si una empresa compra materiales en septiembre para cumplir un contrato finalizado en septiembre, esos costes se registran en septiembre, aunque la factura del proveedor no se pague hasta octubre.
Esto garantiza que la cifra de beneficios de cada periodo refleje lo que realmente se ha ganado y gastado, y no solo lo que ha pasado por la cuenta bancaria.
Ambos principios trabajan conjuntamente para elaborar estados financieros que reflejen la realidad económica en lugar del flujo de caja. Sustentan las normas contables del Reino Unido (FRS 102 y FRS 105) y las NIIF, razón por la cual la contabilidad de devengo es obligatoria para la presentación de informes legales de las sociedades limitadas y las grandes empresas en el Reino Unido.
La contabilidad de devengo utiliza cuatro ajustes clave para asignar los ingresos y gastos al periodo correcto:
La guía BIM70065 de la HMRC confirma que estos ajustes son necesarios al cambiar de método contable.
El criterio de devengo es obligatorio para algunas empresas y opcional, aunque a menudo recomendable, para otras. Así es como se desglosan las normas.
Todas las sociedades limitadas del Reino Unido deben preparar sus cuentas anuales utilizando el criterio de devengo conforme a la Ley de Sociedades de 2006, las normas contables del Reino Unido (FRS 102 o FRS 105 para microentidades) o las NIIF (para empresas cotizadas).
El criterio de caja no es una opción para sociedades de responsabilidad limitada bajo ninguna circunstancia.
La guía BIM72010 de la HMRC enumera las categorías que no pueden utilizar el criterio de caja y deben utilizar el criterio de devengo:
Incluso cuando se permite el criterio de caja, el criterio de devengo suele ser la opción más sólida. Las empresas suelen elegirlo cuando:
Si no está seguro de qué criterio se aplica a su negocio —o si se está preparando para MTD ITSA—, el equipo de externalización contable en el Reino Unido de VJM Global puede revisar su situación y gestionar la transición a registros basados en el devengo.
Dicho esto, el criterio de devengo conlleva contrapartidas reales, especialmente para las pequeñas empresas que gestionan su contabilidad sin personal dedicado.
Cambiar del criterio de caja al de devengo (o viceversa) activa las normas transitorias de HMRC, diseñadas para evitar que los ingresos tributen dos veces o que los gastos se reclamen por duplicado.
Se realizan ajustes en el primer año del nuevo método para contabilizar cualquier deuda, crédito, pago anticipado o existencias en el momento del cambio. Al pasar del criterio de caja al de devengo, la Sección 239A de la ITTOIA 2005 distribuye cualquier ingreso por ajuste a lo largo de seis años fiscales —un sexto por año—, evitando un impacto fiscal elevado de una sola vez.
Una vez comprendidos los ajustes transitorios, la siguiente pregunta es cómo formalizar el cambio. A partir del ejercicio 2024/25, los trabajadores autónomos que utilicen el criterio de devengo deben elegir activamente la contabilidad tradicional en su declaración de la renta (Self Assessment) o a través de su software MTD, ya que el criterio de caja es ahora el predeterminado.
Lista de verificación del proceso:
La guía de LITRG cubre las normas transitorias para ambos sentidos del cambio.
El principio de devengo (también llamado contabilidad tradicional) registra los ingresos cuando se generan y los gastos cuando se incurren, independientemente del movimiento de efectivo. Es obligatorio para las sociedades limitadas del Reino Unido según la Ley de Sociedades de 2006 (Companies Act 2006) y las normas contables del Reino Unido (FRS 102/FRS 105) o las NIIF (IFRS).
El Reino Unido utiliza ambos. Las empresas que cotizan en los mercados públicos del Reino Unido utilizan las NIIF adoptadas por el Reino Unido, mientras que la mayoría de las empresas privadas y las pymes utilizan los PCGA del Reino Unido—principalmente la FRS 102 o la FRS 105 para microentidades. Ambos requieren el uso del principio de devengo.
Depende del tipo y tamaño de su negocio. El criterio de caja es adecuado para trabajadores autónomos y pequeñas sociedades por su sencillez y sus ventajas de aplazamiento fiscal. El principio de devengo es más preciso, obligatorio para las sociedades limitadas y más adecuado para empresas con transacciones a crédito, inventario o planes de crecimiento.
Sí. Todas las sociedades limitadas del Reino Unido deben utilizar el principio de devengo para preparar sus cuentas anuales conforme a la Ley de Sociedades de 2006. El criterio de caja no es una opción para las sociedades limitadas, independientemente de su tamaño.
Desde el 6 de abril de 2024 (el año fiscal 2024/25), la HMRC estableció el criterio de caja como el método predeterminado para los trabajadores autónomos y las sociedades que presentan declaraciones de Self Assessment. Para seguir utilizando el principio de devengo, las empresas deben ahora elegir activamente esta opción en su declaración de Self Assessment.
Sí, los trabajadores autónomos pueden realizar el cambio, pero se aplican las normas transitorias de la HMRC para evitar la doble contabilización de ingresos o gastos. Los autónomos eligen el cambio en su declaración de Self Assessment y se aplica un ajuste de distribución durante un máximo de seis años.
