During COVID-19, practice of holding Annual General Meeting through Video Conferencing or Other Audio Visual Means (OAVM) became most common. However, what about today, when the pandemic is over and there is no restriction of movement of people? Are the companies still eligible to hold AGM or other meetings through Video Conferencing or OAVM?
Companies Act does not have any specific provisions related to holding shareholders’ meetings through video conferencing or audio visual mode. During COVID-19, MCA allowed holding of AGM or EGM through video conferencing of other audio visual means through Circular No. 14/2020 dated 8th April, 2020 and Circular No. 20/2020 dated 5th May, 2020.
This relaxation has been further extended from time to time through various circular. Latest, as per Circular 11/2022 dated 28th December, 2022, MCA has extended this relaxation till 30th September, 2023. Therefore, Companies are allowed to hold AGM and EGM through VC or OAVM till 30th September, 2023.
However, the Company is required to comply with the process and conditions given under the circular. This article will throw light on the process of conducting AGM or EGM through video conferencing:
1. Types of shareholders’ meeting
There are three types of shareholders’ meeting:
- Annual General Meeting (AGM)
- Extraordinary General Meeting (EGM)
- Class meeting
AGM is an annual affair in order to have interaction between management, board of directors and shareholders to learn about past performances and strategies for future. This meeting gives an opportunity to present audited financial statements, appoint auditors and directors, declare dividend and discuss other matters known as special business.
EGM is a meeting conducted between the period of two AGMs to transact any urgent businesses like removal of auditor or director, etc. All business transacted at an EGM are special business.
Class meeting is specific for one class of members. Only members of that class can attend such meetings and speak as well as vote thereat, e.g. meetings of preference shareholders. Such meetings are required to be convened when it is proposed to vary the rights of the holders of a particular class of shares.
We are discussing AGM and EGM which are more popularly held by the majority of companies.
2. Companies allowed to conduct shareholders’ meet through video conferencing or OAVM
Extraordinary General Meeting (EGM):
- As per Circular No. 14/2020 dated 8th April, 2020, all companies (including unlisted companies) are allowed to conduct EGM through video conferencing for any unavoidable matters
Annual General Meeting (AGM):
- All companies who are required to provide facility of e-voting under Companies Act or any other company who has opted for it, can conduct AGM through VC or OAVM.
- However, other companies, i.e., which have not provided facilities for e-voting, can hold AGM through VC or OAVM only if it has the email address of atleast 50% of the total members:
- In case of Nidhi Company, who hold shares of more than INR 1000 in face value or more than 1% of total paid-up share capital, whichever is less;
- In case of other companies having share capital, who represents atleast 75% of such part of the paid-up share capital of the company as gives a right to vote at the meeting;
- In case of companies not having share capital, who have the right to exercise atleast 75% of the total voting power exercisable at the meeting.
3. Guidelines for conducting AGM or EGM via video conferencing
While conducting shareholders’ meet via video conferencing, following guidelines should be adhered to:
- Before scheduling the meet, convenience of different persons positioned in different time zones should be considered.
- Proper video conferencing equipment or facilities should be there for providing transmission of the communications for effective participation of members.
- The facility of joining video conferencing meetings should be kept open at least 15 minutes before the meeting and should not be closed till the expiry of 15 minutes after the meeting.
- It should be ensured that no person other than the concerned member is attending or have access to the proceedings of the AGM or EGM through video conferencing mode or other audio visual means.
- Participants should be allowed to raise questions concurrently or given sufficient time to submit their questions in advance on the e-mail id of the company.
- First come first serve basis principle should be followed at least for 1000 members except for large shareholders holding more than 2%, promoters, institutional investors, directors, key Managerial personnels etc.
- Once the meeting gets started, the chairman should be appointed by show of hands or through a poll in case the number of members are less than 50. Where the number of members are greater than 50, appointments should be through poll or poll through e-voting system, as the case may be.
- There is no requirement of appointment of proxies since members are not required to attend the meeting physically. However, representatives of body corporates are allowed to attend meetings.
- Auditors and at least one independent director, where the company is required to appoint, should attend AGM or EGM. Institutional investors should be encouraged to attend and vote at AGM or EGM.
- Recorded transcript of the AGM or EGM should be maintained in safe custody by the company. In case of a public company, the recorded transcript should also be made available on its website.
4. Notice for shareholders’ meet via video conferencing
Se puede convocar una junta general, ya sea ordinaria (AGM) o extraordinaria (EGM), notificando con 21 días de antelación a los miembros y otras partes interesadas, como auditores, directores, fideicomisarios de obligaciones, etc., a través de los correos electrónicos registrados en la empresa o en los participantes del depósito.
La convocatoria deberá indicar lo siguiente:
- Fecha y hora de la reunión;
- Asuntos a tratar, incluyendo la resolución para asuntos especiales;
- La forma en que estará disponible para los miembros el marco establecido para llevar a cabo la AGM o EGM mediante videoconferencia;
- Instrucciones para acceder y participar en la reunión;
- Número de línea de ayuda para asistencia a los miembros;
La convocatoria de la AGM debe publicarse en el sitio web de la empresa y enviarse a las bolsas de valores en caso de que se trate de una empresa cotizada.
5. Forma de enviar la convocatoria de la junta de accionistas por videoconferencia
a. Empresas que están obligadas a proporcionar una instalación de votación electrónica o que ya han optado por ella:
- Las empresas pueden enviar las convocatorias a través de las direcciones de correo electrónico registradas en la empresa o en los participantes del depósito.
- Sin embargo, al publicar el aviso público conforme a la Regla 20(4)(v) del Reglamento, también se deberán indicar los siguientes asuntos:
- Una declaración de que la EGM ha sido convocada a través de VC u OAVM en cumplimiento de las disposiciones aplicables.
- la fecha y hora de la EGM a través de VC u OAVM;
- la disponibilidad de la convocatoria de la reunión en el sitio web de la empresa y en la bolsa de valores.
- la forma en que los miembros que poseen acciones físicas o cuyas direcciones de correo electrónico no están disponibles para la empresa pueden emitir su voto mediante votación electrónica remota o a través del sistema de votación electrónica durante la reunión;
- Cómo pueden los miembros registrar su dirección de correo electrónico en la empresa, si aún no lo han hecho;
b. Empresas que no están obligadas a proporcionar una instalación de votación electrónica o que ya han optado por ella:
- La convocatoria de la reunión se enviará únicamente a través de la dirección de correo electrónico registrada en la empresa o en el depositario.
- Una copia de la convocatoria también se mostrará de forma destacada en el sitio web, si existe.
- Para asegurarse de que todos los miembros estén al tanto de que se propone celebrar una junta general, la empresa deberá:
- contactar por teléfono o cualquier otro medio de comunicación a todos aquellos miembros cuyas direcciones de correo electrónico no estén registradas, para que registren sus direcciones antes de enviar la convocatoria de la reunión a todos sus miembros; o
- En caso de que no se disponga de datos de contacto, la empresa emitirá un aviso público mediante un anuncio en al menos un periódico en el idioma vernáculo y un periódico en inglés en el lugar donde se encuentre el domicilio social de la empresa, preferiblemente ambos con ediciones electrónicas. El aviso deberá contener la siguiente información.
6. Quórum de la junta de accionistas por videoconferencia
El número mínimo de miembros requeridos para estar presentes en una AGM o EGM realizada por videoconferencia es:
Tipo de empresaNúmero mínimo de miembrosEmpresa privada2 miembrosEmpresa pública con hasta 1000 miembros5 miembrosEmpresa pública con más de 1000 miembros pero no más de 500015 miembrosEmpresa pública con más de 5000 miembros30 miembros.
Cualquier miembro que asista a una reunión por videoconferencia contará a efectos del quórum para la AGM o EGM. En caso de que el quórum para la reunión no esté presente dentro de la media hora siguiente a la hora programada, la reunión se aplazará al mismo día de la semana siguiente, a la misma hora y en el mismo lugar.
7. Mecanismo de votación en la junta de accionistas por videoconferencia
a. Empresas que están obligadas a proporcionar una instalación de votación electrónica o que ya han optado por ella:
Solo aquellos miembros que estén presentes en la reunión a través de la instalación de VC u OAVM y que no tengan prohibido votar electrónicamente, podrán votar a través del sistema de votación electrónica o a mano alzada durante la reunión.
b. Empresas que no están obligadas a proporcionar una instalación de votación electrónica o que ya han optado por ella:
- Durante la reunión celebrada a través de la instalación de VC u OAVM, los miembros emitirán su voto únicamente enviando correos electrónicos desde las direcciones registradas en la empresa. Dichos correos electrónicos se enviarán exclusivamente a la dirección designada y comunicada por la empresa.
- En caso de que haya menos de 50 miembros presentes en una reunión, el Presidente podrá decidir realizar una votación a mano alzada, a menos que algún miembro solicite una votación nominal.
- En caso de que el recuento de votos requiera tiempo, dicha reunión podrá aplazarse y convocarse más tarde para declarar el resultado.
8. Cumplimiento posterior a la junta de accionistas por videoconferencia
Todas las resoluciones aprobadas en la AGM o EGM celebrada por videoconferencia se presentarán ante el Registro de Empresas en el Formulario MGT-14 dentro de los 60 días siguientes a la reunión, indicando claramente que el mecanismo aquí previsto, junto con otras disposiciones de la Ley y el reglamento, se cumplió debidamente durante dicha reunión.
En un plazo de 30 días tras la conclusión de una AGM o EGM celebrada por videoconferencia, se deben preparar las actas que recojan el resumen de los procedimientos y las resoluciones aprobadas.
