Nombramiento de directores independientes, sus funciones, deberes y responsabilidades

Un director independiente, es decir, un director no ejecutivo que cuenta con experiencia profesional y no mantiene ninguna relación pecuniaria con la dirección o los promotores, es una fuente fundamental para proporcionar asesoramiento y orientación imparcial al consejo de administración de una empresa.

El papel de los directores independientes cobró relevancia cuando el país se enfrentó a grandes escándalos como Satyam, DHFL, etc. En consecuencia, se introdujeron varios cambios en la legislación para mejorar las funciones y deberes de los directores independientes, permitiéndoles contribuir a un mejor gobierno corporativo.

Los directores independientes forman parte del consejo y de diversos comités, como el de auditoría, el de gestión de riesgos, etc., por lo que participan en el funcionamiento y en las decisiones importantes de la empresa en relación con los estados financieros, las transacciones financieras o el cumplimiento legal y normativo, entre otros. Por ello, es esencial que un director independiente conozca el papel y las responsabilidades que asume al ocupar dicho cargo.

Este artículo ofrece una visión general de la diligencia debida que debe realizarse antes de incorporarse como director independiente, el procedimiento de nombramiento y las funciones y responsabilidades que deben cumplirse una vez que se forma parte de una empresa.

1. ¿Quién es un director independiente y cuáles son los criterios de elegibilidad para su nombramiento?

Según la Sección 149(6) de la Ley de Sociedades de 2013, se entiende por "Director Independiente" aquel director, distinto del Director Gerente, del Director a Tiempo Completo o del Director Nominado de la empresa, que no mantiene ninguna de las siguientes relaciones o transacciones con la Empresa, la Sociedad Matriz, la Filial o la Sociedad Asociada ("El Grupo"):

1. que no sea ni haya sido promotor del grupo;
2. que no tenga relación con los promotores o directores del grupo;
3. que no tenga ni haya tenido nunca ninguna relación pecuniaria, aparte de la remuneración o de una transacción que no supere el 10% de sus ingresos totales, con el grupo o sus promotores o directores, durante los 2 ejercicios financieros inmediatamente anteriores o durante el ejercicio financiero en curso;
4. cuyos familiares:
   • no posean ningún valor o interés durante los 2 ejercicios financieros inmediatamente anteriores o durante el ejercicio financiero en curso en el grupo. Sin embargo, un familiar puede poseer valores o intereses en la empresa por un valor nominal que no supere los 5.000.000 de INR o el 2% del capital desembolsado de la empresa, su matriz, filial o asociada, o la suma superior que se prescriba;
   • no estén endeudados con el grupo o sus promotores o directores por un importe superior al que se prescriba durante los 2 ejercicios financieros inmediatamente anteriores o durante el ejercicio financiero en curso;
   • no hayan prestado ninguna garantía ni proporcionado ninguna seguridad en relación con el endeudamiento de un tercero frente al grupo o sus promotores o directores, por el importe que se prescriba durante los 2 ejercicios financieros inmediatamente anteriores o durante el ejercicio financiero en curso; o
   • no tengan ninguna otra transacción o relación pecuniaria que represente el 2% o más de su facturación bruta o ingresos totales.

5. Who and none of his relatives —
   • holds or has ever held the position of key managerial personnel or is or has been an employee in any 3 preceding financial years in which he is proposed to be appointed. However, where the relative is an employee, the restriction under this clause shall not apply to his employment during the preceding 3 financial years
   • is or has been an employee or proprietor or a partner in any of the following firms in any of the 3 preceding financial years:
     • a firm of auditors or company secretaries in practice or cost auditors of the group company; or
     • any legal or consulting firm that has or had any transaction amounting to 10% or more of the gross turnover of such firm with the group company ;
     • holds together with his relatives 2% or more of the total voting power of the company; or
     • is a Chief Executive or director, by whatever name called, of any nonprofit organization that receives 25% or more of its receipts from the company, any of its promoters, Directors, or its holding, subsidiary, or associate company or that holds 2% or more of the total voting power of the company; or

Los directores independientes deben poseer otras cualificaciones según lo prescrito.

2. ¿Cuál es el propósito del nombramiento de un director independiente?

• Una empresa funciona con los fondos de miles de accionistas y dichos fondos se confían a los directores. Los accionistas no tienen conocimiento de cómo funciona la empresa.
• Para proteger sus intereses, se nombra a un director que no esté conectado ni asociado con la empresa de ninguna manera. Se le nombra para salvaguardar los intereses de los miembros que no pueden velar por ellos mismos.
• Un director independiente es un director no ejecutivo de una empresa que ayuda a mejorar la credibilidad corporativa y las normas de gobierno. No mantiene ningún tipo de relación con la empresa que pueda afectar a la independencia de su criterio.

3. Ejercicio de diligencia debida antes de incorporarse como director independiente

En la carrera profesional de una persona, incorporarse como director es una oportunidad importante de crecimiento, ya que este puesto ofrece una inmensa exposición a diversas dimensiones de los negocios, la industria, las personas, la creación de redes, la tecnología, etc. Los cargos directivos mejoran las habilidades de liderazgo, ya que se trata de una toma de decisiones colaborativa en el mejor interés de todas las partes interesadas. Por lo tanto, uno debería aceptar un cargo de director y contribuir a un buen gobierno corporativo. Sin embargo, antes de aceptar un cargo de director independiente en cualquier empresa, se debe llevar a cabo un ejercicio exhaustivo de diligencia debida, tal como se indica a continuación:

1. Comprender el objetivo, la visión y la misión de la empresa.
2. Obtener conocimiento de las actividades comerciales y del sector de la empresa.
3. Conocer la composición actual del consejo de administración, la dirección, las personas clave y sus respectivos perfiles.
4. Conocer el motivo de la vacante del puesto del anterior director independiente.
5. Revisar los auditores estatutarios, los informes de auditoría y las notas sobre cualificaciones, si las hubiera.
6. Identificar casos pendientes, si los hubiera.
7. Revisar las transacciones con partes relacionadas.
8. Analizar la presencia en los medios.
9. Conectar con otros directores independientes para obtener más información sobre la cultura, etc.
10. Verificar el seguro de directores y funcionarios proporcionado por la empresa.

4. Procedimiento de nombramiento de un director independiente

El nombramiento de un director independiente se realizará de conformidad con la Sección 149 de la Ley de Sociedades de 2013, leída junto con la Regla 5 de las Reglas de Sociedades (Nombramiento y Cualificación de Directores) de 2014 y la regulación 16 de las Regulaciones de la Junta de Bolsa y Valores de la India (Listado y Obligaciones de Divulgación) de 2015.

La persona con el conjunto de habilidades deseado y que cumpla todos los criterios debe tener su nombre añadido en el banco de datos de directores independientes. La base de datos de directores independientes se mantiene en https://www.independentdirectorsdatabank.in/ 

La empresa puede seleccionar a personas cualificadas para ser nombradas como directores independientes a partir de bancos de datos en función de sus áreas de especialización. Una vez encontrada la persona adecuada, la empresa seguirá el siguiente procedimiento:

1. Verificar si la persona seleccionada está cualificada en términos de la Sección 149(6) de la Ley de Sociedades, leída junto con las Reglas 5 y 6 de las Reglas de Sociedades (Nombramiento y Cualificación de Directores) de 2014.
2. Obtener el Número de Identificación de Director (DIN). La empresa obtendrá un DIN si la persona seleccionada no lo tiene.
3. Obtener la declaración de que no está inhabilitado para ser nombrado director en el Formulario DIR-8.
4. Obtener el consentimiento para actuar como director en el Formulario DIR-2.
5. La empresa celebrará una reunión del consejo para aprobar el nombramiento de un director independiente, en la que se decidirán los siguientes asuntos:
   • Se aprobará la resolución de nombramiento para ocupar el cargo hasta por 5 años, sujeta a la aprobación de los accionistas en la Junta General.
   • Decidir los términos del nombramiento y la remuneración.
   • Decidir la autorización de los directores para presentar documentos con respecto a dicho nombramiento.
   • Decidir la fecha y el orden del día de la Junta General.
6. La empresa convocará la Junta General para confirmar el nombramiento del director independiente mediante resolución ordinaria.
7. La empresa emitirá la carta de nombramiento al director.
8. El director revelará su interés en otras entidades en el Formulario MBP-1 dentro de los 30 días siguientes a su nombramiento.
9. La empresa presentará el Formulario DIR-12 ante el Registro de Sociedades (RoC) dentro de los 30 días siguientes a su nombramiento.

Las empresas que cotizan en bolsa, además, deben comunicar el nombramiento de un director independiente a las bolsas de valores en un plazo de 24 horas tras la conclusión de la reunión del consejo y publicar el nombramiento en el sitio web en un plazo de 2 días hábiles.

5. Period of Appointment of Independent Director

• As per Section 149(10) of the Companies Act, an Independent Director shall hold the office for a period of 5 consecutive years.
• He shall be eligible for reappointment for another 5 consecutive years. However, for reappointment, the Company shall pass a Special Resolution.
• As per Section 149(11), no independent director shall hold the office for more than 2 consecutive terms. After 2 terms, he has to cease his appointment.
• However, he can again be reappointed after the expiry of 3 years of ceasing to become an independent director.
• Further, during such a period of 3 years, an independent director shall not be appointed in the company or associated with the company in any other capacity, either directly or indirectly.

6. Remuneration of Independent Director

• Independent Directors shall not be entitled to any stock option. 
• He may receive any remuneration by way of a sitting fee for attending board meetings or committee meetings. However, the sitting fee shall not exceed INR 1,00,000 per meeting.
• He shall also be entitled to receive reimbursement of expenses for participation in the Board and other meetings and profit-related commission as may be approved by the members.
• Further, in case of loss or inadequate profits, an independent director may receive remuneration.

7. Number of Independent Directors in Panel

7.1 Board Composition:

1. Listed company:
   • Minimum 1/3 of the total number of directors as an independent director
   • Where the chairperson is not a regular non-executive director, then at least half of the directors should be independent directors. And top 1000 listed companies must have 1 woman independent director.

2. Unlisted Public Company: Following unlisted public company must have at least 2 independent directors on its board:
   • paid-up capital INR 10 crores or more or
   • turnover of INR 100 crores or more or
   • aggregate outstanding loans or borrowings, debentures, and deposits exceeding INR 50 crores.

7.2 Audit Committee and Nomination and Remuneration Committee

1. Listed Company:  As per the Act and listing regulations, listed companies must have a minimum of 3 directors as members of the audit committee and at least 2/3 of members of the audit committee should be independent directors.

2. Unlisted Public Company: An unlisted public company having:
   • paid-up capital of INR 10 crores  or more; or
   • turnover of INR 100 crores or more; or
   • aggregate, outstanding loans or borrowings or debentures or deposits exceeding INR 50 crore or more, 

must have at least 3 directors, out of which at least 50% should be independent directors.

7.3 Corporate Social Responsibility (CSR) Committee

The following companies are required to form a CSR Committee consisting of 3 or more directors:

• Company having a net worth of 500 crores or more, or 
• Turnover of INR 1000 crores or more or 
• A net profit of INR 5 crores or more during the immediately preceding financial year shall 

out of which at least one director shall be an independent director

7.4 Stakeholders relationship committee

As per listing regulations, the listed company must have at least 3 directors as members of the stakeholder relationship committee out of which one should be an independent director

8. Code of conduct for an independent director

• Section 149(8) mentions that The Company and Independent Director, both, shall follow the code of conduct given in Schedule IV.
• The Code is a guide to professional conduct for independent Directors. Adherence to these standards will promote confidence of the investment community, particularly minority shareholders, regulators, and companies in the institution of independent Directors.
• The code specifies that an independent director should:
  • uphold ethical standards of integrity and probity.
  • act objectively and constructively while exercising his duties
  • exercise his responsibilities in a bona fide manner in the interest of the company.
  • devote sufficient time and attention to his professional obligations for informed and balanced decision-making.
  • prevent any extraneous considerations that vitiate his/her exercise of objective independent judgment in the paramount interest of the company as a whole, while concurring in or dissenting from the collective judgment of the Board in its decision-making.
  • not abuse his position for the purpose of gaining a direct or indirect personal advantage or advantage for any associated person and is detrimental to the company or its shareholders.
  • refrain from any action that would lead to the loss of his independence.
  • Immediately inform the board of directors about circumstances making him/her lose his/her independence.
  • assist the company in implementing the best corporate governance practices.

9. Función y responsabilidades del director independiente

Un director independiente deberá:

1. Salvaguardar los intereses de todas las partes interesadas, especialmente los accionistas minoritarios, y equilibrar los intereses contrapuestos de dichas partes.
2. Examinar el desempeño de la dirección en el cumplimiento de las metas y objetivos acordados, y supervisar la presentación de informes sobre dicho desempeño.
3. Cerciorarse de la integridad de la información financiera y de que los controles financieros y los sistemas de gestión de riesgos sean sólidos y defendibles.
4. Contribuir a aportar un juicio independiente a las deliberaciones del Consejo, especialmente en cuestiones de estrategia, desempeño, gestión de riesgos, recursos, nombramientos clave y normas de conducta.
5. Aportar una visión objetiva en la evaluación del desempeño del Consejo y de la dirección.
6. Determinar los niveles adecuados de remuneración para los directores ejecutivos, el personal directivo clave y la alta dirección, y desempeñar un papel fundamental en el nombramiento y, cuando sea necesario, en la recomendación de destitución de dichos cargos.
7. Mediar y arbitrar en interés de la empresa en su conjunto, en situaciones de conflicto entre la dirección y los intereses de los accionistas.
8. Como parte del comité de auditoría, un director independiente puede revisar la aprobación de transacciones con partes relacionadas a precios de mercado, supervisar el uso de los fondos recaudados en ofertas públicas e investigar los asuntos y la conducta de la empresa.

10. Deberes de los directores independientes

Un director independiente deberá:

1. esforzarse por asistir a todas las reuniones del Consejo de Administración, de los comités del Consejo de los que sea miembro y a las juntas generales.
2. llevar a cabo una inducción adecuada y actualizar y refrescar periódicamente sus habilidades, conocimientos y familiaridad con la empresa.
3. buscar la aclaración o ampliación adecuada de la información y, cuando sea necesario, obtener y seguir el asesoramiento profesional y la opinión de expertos externos a cargo de la empresa.
4. aportar valor al proceso de toma de decisiones del Consejo de Administración mediante sus aportaciones positivas y críticas constructivas, siempre que sea necesario.
5. esforzarse por poseer información suficientemente completa y precisa para permitir una decisión razonada y equilibrada sobre asuntos materiales.
6. participar de forma constructiva y activa en los comités del Consejo en los que sea presidente o miembro.
7. cuando tenga preocupaciones sobre el funcionamiento de la empresa o una acción propuesta, asegurarse de que sean abordadas por el Consejo y, en caso de no resolverse, insistir en que sus preocupaciones queden registradas en las actas de la reunión del Consejo.
8. mantenerse bien informado sobre la empresa y el entorno externo en el que opera.
9. no obstruir injustamente el funcionamiento de un Consejo o comité del Consejo que actúe correctamente.
10. prestar suficiente atención y asegurarse de que se realicen deliberaciones adecuadas antes de aprobar transacciones con partes relacionadas, y cerciorarse de que estas redundan en interés de la empresa.
11. verificar y garantizar que la empresa cuente con un mecanismo de vigilancia adecuado y funcional, y asegurar que los intereses de quien utilice dicho mecanismo no se vean perjudicados por tal uso.
12. informar sobre preocupaciones relacionadas con comportamientos poco éticos, fraudes reales o sospechados, o violaciones del código de conducta o la política ética de la empresa.
13. actuando dentro de su autoridad, ayudar a proteger los intereses legítimos de la empresa, los accionistas y sus empleados.
14. mantener el secreto de la información confidencial, incluidos secretos comerciales, tecnologías, planes de publicidad y promoción de ventas, e información no publicada sensible al precio, a menos que dicha divulgación sea aprobada expresamente por el Consejo o requerida por ley.
15. revelar al Consejo de Administración su participación en la empresa, incluidas las mantenidas en fideicomiso, así como las transacciones personales y de sus partes afiliadas que involucren acciones, otros activos de la empresa e instrumentos derivados.
16. realizar las indagaciones debidas y tomar las medidas adecuadas para garantizar la exactitud y fiabilidad de la información recibida de la dirección, sin aceptarla tal cual.
17. esforzarse por implementar la transparencia dentro de la empresa y ampliar el alcance de las divulgaciones voluntarias adicionales.
18. disponer de una dirección postal y de correo electrónico de acceso público.
19. celebrar al menos una reunión al año con todos los directores independientes, sin la presencia de directores no independientes ni miembros de la dirección, con el fin de revisar el desempeño de los directores no independientes y del presidente, así como evaluar la calidad y puntualidad del flujo de información proveniente de la dirección y del Consejo.