Hacer negocios implica reuniones continuas con diversas personas. El representante de una empresa es su consejo de administración, responsable de tomar las decisiones importantes en nombre de la compañía. Por lo tanto, es esencial que el consejo de administración se reúna periódicamente para decidir sobre diversos asuntos. A veces, resulta difícil para los directores reunirse físicamente en un lugar común debido a que se encuentran dispersos en diferentes ubicaciones. Además, el COVID-19 ha impulsado a que la fuerza laboral trabaje de forma remota en muchas empresas. Por ello, las empresas indias han adoptado la videoconferencia como un modo alternativo para convocar a sus ejecutivos en un mismo espacio.
Si su empresa también planea llevar a cabo reuniones de consejo por medios electrónicos, este artículo le ayudará a conocer las directrices prescritas en la Ley de Sociedades de 2013, las Reglas de Sociedades (Reuniones del Consejo y sus Poderes) de 2014 y el Estándar Secretarial -1 sobre Reuniones del Consejo de Administración que deben seguirse en las reuniones de consejo.
Siempre que surja una necesidad empresarial, los directores pueden reunirse para tomar una decisión en nombre de la empresa. Por ley, el consejo de administración de toda empresa debe reunirse en los intervalos frecuentes que se indican a continuación.
Existen diferentes plataformas en línea como Teams, Cisco WebEx, etc., disponibles para realizar reuniones virtuales. Por lo tanto, es de suma importancia elegir una plataforma adecuada para su reunión de consejo que también proporcione una seguridad de datos adecuada y una buena conexión. Asimismo, las empresas deben intentar seleccionar aquella plataforma que proporcione una contraseña única a cada director para unirse a la reunión.
El presidente de la reunión y el secretario de la empresa, si lo hubiera, deberán tomar las precauciones debidas y razonables para:
(i) salvaguardar la integridad de la reunión garantizando procedimientos de seguridad e identificación suficientes;
(ii) asegurar la disponibilidad de equipos o instalaciones de videoconferencia adecuados para transmitir las comunicaciones y permitir la participación efectiva de los directores y otros participantes autorizados en la reunión del Consejo;
(iii) registrar los procedimientos y preparar las actas de la reunión;
(iv) almacenar para su custodia y marcar la(s) grabación(es) en cinta u otro mecanismo de grabación electrónica como parte de los registros de la empresa, al menos antes de la finalización de la auditoría de ese año en particular.
(v) garantizar que ninguna persona ajena al director correspondiente asista o tenga acceso a los procedimientos de la reunión a través del modo de videoconferencia u otros medios audiovisuales; y
(vi) asegurar que los participantes que asistan a la reunión mediante videoconferencia puedan escuchar y ver a los demás participantes con claridad durante el transcurso de la misma.
Se requiere enviar una notificación adecuada a los directores sobre la convocatoria de una reunión de consejo al menos 7 días antes de la fecha de la reunión, ya sea en mano, por correo urgente, correo certificado, fax, correo electrónico o cualquier otro medio electrónico.
La convocatoria deberá indicar:
(i) la fecha y hora de la reunión.
(ii) la opción de participar mediante videoconferencia.
(iii) el orden del día de la reunión.
(iv) el método de votación.
(v) any other relevant information.
The director(s) who is/are interested to attend board meetings through video conferencing has to inform the company about the same. In case of no intimation, it is presumed that such director will attend the meeting physically.
A company has to face a penalty of INR 25,000 in case it fails to provide notice of board meeting to its directors.
The matters to be discussed at a board meeting forms an agenda. Directors are informed about the agenda through notice. Any matter now can be placed before the board for discussion and decision through video conferencing.
Earlier, following matters were restricted to be dealt in a board meeting held through video conferencing:
(i) Approval of the annual financial statement;
(ii) Approval of the Board's report;
(iii) Approval of the prospectus;
(iv) Audit Committee meetings for consideration of financial statement including consolidated financial statement if any, to be approved by the board under Section 134(1) of the Act; and
(v) Approval of the matter relating to amalgamation, merger, demerger, acquisition and takeover.
Quorum means the minimum number of directors to be present at the board meeting whether physically or through video conferencing. The quorum for a board meeting must be 1/3rd of the total number of directors or 2 directors whichever is higher.
The facility for joining the board meeting through video conferencing should be kept open at least 15 minutes before the time scheduled to start the meeting and should not be closed till the expiry of 15 minutes after such scheduled time. Once the board meeting starts, the Chairperson should take a roll call where every director participating through video conferencing will state the following details for the purposes of recording :-
(i) name;
(ii) the location from where he is participating;
(iii) that he has received the agenda and all the relevant material for the meeting; and
(iv) that no one other than the concerned director is attending or having access to the proceedings of the meeting at the location mentioned in clause (ii);
After the roll call, the chairperson or the company secretary shall inform the Board about the names of persons other than the directors who are present physically for the said meeting at the request or with the permission of the chairperson and confirm that the required quorum is complete.
The Chairperson has to ensure that the required quorum remains present throughout the meeting.
Upon achieving the required quorum, the meeting shall proceed to discuss items of business on agenda. Before speaking on any item, every director will identify himself for the record purposes. Where a motion is objected to and voting is required, the chairperson will call the roll and note the vote of each director with his identity.
The chairperson will announce the summary of decisions taken on each item of agenda along with names of dissenting directors.
Minutes are the summary of businesses transacted at the meeting. Every company is required to keep minutes of all Board Meetings in a minutes Book.
The draft minutes of the board meeting are required to be circulated among all the directors either in writing or in electronic mode as may be decided by the Board of directors within 15 days of board meeting.
After receipt of draft minutes, every director who attended the board meeting has to confirm or give his comments in writing, about the accuracy of recording of the proceedings of that particular meeting in the draft minutes within seven days or some reasonable time as decided by the Board of directors, failing which his approval shall be presumed. Thereafter, the minutes shall be entered in a minute book and signed by the chairperson.
Corporates are using the technology of video conferencing for conducting its board meetings and coming out with more collective and objective decision making with wider participation of directors. The benefits of participation by video-conferencing are cost savings, more productivity, time saving in terms of reaching the venue of meeting, particularly when the concerned director(s) is/are located in another city or even another country, etc.
