Cambio de domicilio social de la empresa | Cumplimiento según la Ley de Sociedades de 2013

El domicilio social de una empresa es el lugar utilizado por el Registro Mercantil (RoC, por sus siglas en inglés) o cualquier otra persona para comunicarse con la sociedad. Aunque una empresa puede llevar a cabo sus operaciones en cualquier lugar, el domicilio social se utiliza para establecer contacto con ella. Por lo tanto, para la constitución de una empresa, es un requisito indispensable contar con un domicilio social. La legislación mercantil contiene disposiciones detalladas relacionadas con el domicilio social de la empresa.

Además, cada estado cuenta con su propio Registro Mercantil, por lo que la jurisdicción del RoC dependerá de la dirección del domicilio social. La inspección de diversos registros o documentos puede realizarse en el domicilio social de la empresa.

No obstante, si una empresa cambia su domicilio social en cualquier momento, está obligada a seguir el procedimiento establecido por la legislación mercantil para informar al RoC y a las demás partes interesadas sobre dicho cambio. Las disposiciones relacionadas con el domicilio social se encuentran en la Sección 12 de la Ley de Sociedades de 2013.

Este artículo tiene como objetivo proporcionar información detallada sobre los aspectos procedimentales que regulan el traslado del domicilio social de una empresa.

1. Por qué es importante el domicilio social

• El domicilio social proporciona un lugar donde se puede comunicar con la empresa para todos los fines prácticos.
• Determina la jurisdicción del Registro Mercantil.
• Puede ser contactado para la verificación de todos los registros y documentos de la empresa de conformidad con la Ley de Sociedades de 2013.

Por lo tanto, cualquier cambio en el domicilio social debe ser notificado al RoC y a las demás partes interesadas.

2. Procedimiento para el cambio de domicilio social

• La dirección del domicilio social de la empresa determina la jurisdicción del RoC bajo la cual se regirá la sociedad.
• Por lo general, cada estado tiene un Registro Mercantil independiente. Sin embargo, en algunos estados se han designado más de un RoC, como en Maharashtra o Tamil Nadu, y en otros estados se ha designado un único RoC para más de una jurisdicción, como es el caso de Delhi y Haryana.
• Por lo tanto, en ocasiones, el cambio de lugar del domicilio social puede conllevar también un cambio en la jurisdicción del RoC.
• En consecuencia, según la Sección 12 de la Ley de Sociedades de 2013, se establecen disposiciones y procedimientos específicos para los siguientes escenarios de cambio de domicilio social:
  • Dentro de la misma ciudad, pueblo o municipio;
  • Fuera de la misma ciudad, pueblo o municipio, pero dentro del mismo estado;
  • Traslado de la jurisdicción de un RoC a otro dentro del mismo estado;
  • Cambio de domicilio social de un estado a otro.

2.1 Cambios en el domicilio social dentro de la misma ciudad, pueblo o municipio

En caso de que el domicilio social se traslade dentro de la misma ciudad, pueblo o municipio, los requisitos de cumplimiento son mínimos. La empresa debe realizar lo siguiente:

1. Convocar una reunión de la junta directiva para discutir y aprobar la resolución sobre el traslado del domicilio social dentro de la misma ciudad.
2. Notificar al Registro Mercantil dicho cambio mediante el Formulario INC-22 en un plazo de 15 días, junto con la tasa correspondiente.
3. La notificación debe presentarse con documentos justificativos, tales como una factura de servicios públicos (con una antigüedad no mayor a 2 meses) del nuevo domicilio, el contrato de alquiler (si el nuevo local es alquilado) o la escritura de propiedad si el inmueble pertenece a la empresa, entre otros.

2.2 Cambio de domicilio social fuera de la ciudad, pueblo o municipio, pero dentro del mismo estado

Si el nuevo domicilio social se sitúa fuera de la ciudad, pueblo o municipio, conforme a la Sección 12(5) de la Ley de Sociedades de 2013, la empresa debe obtener la aprobación previa de los accionistas. En consecuencia, la empresa debe cumplir con lo siguiente:

1. Convocar una reunión de la junta directiva para discutir y aprobar los cambios en el lugar del domicilio social;
2. Celebrar una junta general extraordinaria para obtener la aprobación de los accionistas.
3. Obtener la aprobación de los accionistas mediante una resolución especial.
4. Presentar el Formulario INC-22, junto con los documentos justificativos y las tasas prescritas, para la verificación del cambio de domicilio social en un plazo de 15 días desde el cambio de ubicación.
5. Presentar el formulario MGT-14 en un plazo de 30 días tras la aprobación de la resolución especial.

2.3 Cambio de domicilio social a la jurisdicción de otro Registro Mercantil dentro del mismo estado

Puede darse una situación en la que la empresa cambie su domicilio social dentro del mismo estado, pero la jurisdicción del Registro Mercantil cambie. Por ejemplo, Maharashtra tiene dos RoC: el de Mumbai y el de Pune. Por lo tanto, un domicilio social puede trasladarse de la jurisdicción del RoC de Mumbai a la del RoC de Pune sin que el estado cambie.

Los requisitos de cumplimiento en este escenario serán los siguientes:

1. Convocar una reunión de la junta directiva para discutir los cambios en el lugar del domicilio social y preparar la celebración de una junta general extraordinaria para obtener la aprobación de los accionistas mediante el envío de las convocatorias.
2. Convocar una junta general extraordinaria y obtener la aprobación de los accionistas mediante resolución especial.
3. Presentar una notificación al Secretario Jefe del estado sobre el traslado propuesto y confirmar que los intereses de los empleados no se verán afectados negativamente por dicho traslado.
4. De acuerdo con la disposición de la Sección 12(5) de la Ley de Sociedades, para el cambio de jurisdicción del RoC dentro del mismo estado, la empresa debe obtener la aprobación previa del Director Regional. En consecuencia, la empresa presentará una solicitud en el Formulario INC-23 junto con la tasa prescrita y los siguientes documentos:
   • copia de la resolución de la junta directiva para el cambio de ubicación del domicilio social;
   • copia de la resolución especial;
   • declaración del personal directivo clave o de dos directores autorizados por la junta, confirmando que la empresa no ha incumplido el pago de las obligaciones con sus trabajadores;
   • consentimiento de los acreedores para el traslado o prueba de que se han realizado las provisiones necesarias para su pago;
   • declaración de que la empresa no solicita ningún cambio en la jurisdicción del tribunal donde haya casos judiciales pendientes;
   • copia sellada de la notificación enviada al Secretario Jefe del estado.

5. El Director Regional examinará la solicitud y la aprobará o rechazará en un plazo de 15 días a partir de la recepción de la solicitud completa.
6. Presentar una copia certificada de la orden del Director Regional que aprueba el traslado del domicilio social dentro del mismo estado en el Formulario INC-28 ante el RoC, junto con la tasa prescrita, en un plazo de 30 días desde la recepción de la copia certificada de la orden.
7. Notificar al RoC dicho cambio mediante el Formulario INC-22 en un plazo de 60 días a partir de la fecha de confirmación.
8. El Registro inscribirá el cambio y emitirá un nuevo certificado de constitución que incluya el cambio de ubicación del domicilio social y la jurisdicción del Registro.
9. Presentar el formulario MGT-14 ante el Registro en un plazo de 30 días tras la aprobación de la resolución especial.

2.4 Change in registered office from one State to another state

This type of change covers the situation where the company transferred its registered office from one state to another. For example, a company situated in Mumbai, Maharashtra wants to relocate its registered office to Gurgaon, Haryana. Below mentioned compliances are to be made by a company in such cases:

1. Convene a board meeting to discuss change in place of registered office along with alteration of memorandum of association.
2. Call an extraordinary general meeting and obtain shareholders’ approval via special resolution for shifting registered office from one state to another and alteration in memorandum of association.
3. Publish a public notice of change of registered office in Form INC-26 in the vernacular newspaper in the principal vernacular language in the district and in English language in an English newspaper with wide circulation in the State in which the registered office of the company is situated. 
4. Notice in Form INC-26 should be published note more than 30 days prior to applying for approval of the Central Government.
5. A copy of such advertisement shall be served on the Central Government immediately on its publication.
6. Further, the company shall serve an individual notice of shifting of location of registered office to debenture holders or creditors of the company through registered post with acknowledgment due so as to enable them to send their objection to the proposed change in location. 
7. Such notice should be served not more than 30 days prior to applying for approval of the Central Government.
8. Change in state of registered office will result in Alteration of Memorandum of Associations. As per section 13(4) of Companies Act, a company is required to obtain prior approval of Central government for such alternation in MOA.
9. The Company shall file an application for Central Government approval in Form No. INC.23 along with the fee and such application shall be accompanied by the following documents, namely:-
   • copy of memorandum of association, with proposed alterations;
   • copy of the minutes of the general meeting at which the resolution authorising such alteration was passed, giving details of the number of votes cast in favour or against the resolution;
   • copy of board resolution or power of attorney or the executed vakalatnama, as the case may be.
   • List of creditors and debenture holders containing following details:
     • name, 
     • address, 
     • amount due; and 
     • nature, 

5. Such list of creditors and debenture holders shall be drawn up to the latest practicable date preceding the date of filing of application by not more than one month.
6. Such list shall be accompanied by declaration signed by the company secretary, if any, and minimum 2 directors (including managing director) stating that:
   • They have made a full enquiry into the affairs of the company and information given in the list is correct; and
   • No employee shall be retrenched as a consequence of shifting of the registered office from one state to another state and also there shall be an application filed by the company to the Chief secretary of the concerned State Government or the Union territory.

10. File an acknowledgment of service of a copy of the application with complete annexures to the Registrar and Chief Secretary of the State Government or Union territory where the registered office is situated at the time of filing the application.
11. If objections are received, the Central Government will, after hearing, decide about confirmation /approving the shifting of location of registered office.
12. In case no objections are received, the Central Government will pass an order either approving or rejecting the application for shifting of registered office within a period of 15 days from the date of receipt of application.
13. The company shall File certified copy of order of the Central Government approving the alteration of memorandum for transfer of registered office company to another state in Form No.INC-28 along with fee with the Registrar of both States within 30 days from the date of receipt of certified copy of the order.
14. After the receipt of approval from the Central Government, file Form INC-22 with the Registrar within a period of 60 days of date of confirmation.
15. The Registrar will register the change and issue a fresh certificate of incorporation including the change of location of the registered office in a different State.
16. File MGT-14 with the Registrar within a period of 30 days of passing a special resolution. 

3. Actions to be taken after change in registered office.

Once the formalities relating to shifting of place of registered office are completed, following actions have to be taken by company with regard to change in location of registered office:

1. Publish a general public notice about change in location of registered office.
2. Update the address of the company’s registered office on the premises, wherever mentioned.
3. Print a new memorandum of association and articles of association with a new address.
4. Update address on all correspondences be it letterhead, emails, invoices, etc.
5. Change address on statutory registrations like GST, PAN, TAN and ITR in Income Tax, etc. and obtain new registration if required in case of GST.
6. Change address in bank accounts.
7. Update address in utility services like mobile, water, electricity, etc. 

4. Consequences for non-compliance

Any non-compliance in provisions of change in location of registered office will make the company and every person in default liable for a penalty of INR 1,000 for every day during which default continues subject to maximum of INR 1 Lac.