ESOP: Cumplimiento de la legislación societaria

Employee stock option plan  (ESOPs) is an old method of rewarding hardworking employees of the company by giving them shareholding in the company at a nominal rate. ESOP strives for employees to work hard for the enhancement of the value of the company so that the value of their own investment can enhance. 

Now, ESOPs are extensively used by startups to retain their employees. Startups are short of funds and therefore they offer ESOPs to retain their higher management. However, the issuance of ESOPs by companies is subject to guidelines issued by SEBI, in the case of a listed company, and subject to provisions of the Companies Act, 2013, in the case of an unlisted company.

In this article, a detailed discussion is carried out about provisions of Companies Law on the ESOPs. 

1. Definition

• As per Section 2(37) of the Companies Act, 2013, “employees’ stock option” means the option given to the Directors, officers or employees of a company or of its holding company or subsidiary company or companies, if any, which gives such Directors, officers or employees, the benefit or right to purchase, or to subscribe for, the shares of the company at a future date at a predetermined price.
• Under ESOP, existing shares are not offered to the employees. Rather, the company proposes to increase its subscribed share capital by issuing further shares to its employees at a predetermined rate.

2. Who is eligible for ESOPs

1. Provisions related to the issuance of ESOPs are given under the Companies (Share Capital and Debentures) Rules, 2014.
2. As per Rule 12(1) of Companies (Share Capital and Debentures) Rules, 2014, the following employees are eligible of Esops-
   1. A permanent employee of the company, whether working in India or outside India.
   2. A Director of the company, including a whole-time or part-time director but not an independent director.
   3. A permanent employee or director of a subsidiary company in India or outside India, or a holding company.

3. However, the following employees are not eligible for ESOPs:
   1. An employee who is a promoter of the company or who belongs to the promoter group.
   2. A director who either himself or through anybody corporate or through his relative holds more than 10% of the outstanding equity shares of the company, whether directly or indirectly.
   3. Independent Directors

4. However, exclusions given in clause © above shall not apply to startups, for a period of 10 years from the date of its incorporation or registration. Therefore, start-ups can issue ESOPs to promoters. A Start-up company means a private company incorporated under the Companies Act, 2013, and recognized as a “start-up” in accordance with the notification issued by the Department of Industrial Policy and Promotion.

3. What’s The Procedure to Issue ESOPs

Section 62(1)(b) of the Companies Act, 2013 read with Rule 12 of The Companies (Share Capital and Debentures) Rules, 2014 governs terms of issuance of ESOPs by a Company, other than a listed company. 

An unlisted company is required to follow the below-mentioned procedure before issuing ESOPs:

1. Prepare a draft of the Employee Stock Option Scheme according to which shares are issued to employees under ESOP.
2. Make amendments in the Memorandum of Association (MOA) if authorized share capital is falling less for issuing shares under ESOP.
3. In the case of a Private company, issuance of ESOPs must be authorized by Articles of Association. Therefore, if AoA does not authorize the issuance of ESOPs then the Company is first required to amend AoA to obtain the necessary authorization.
4. Board Meeting:
   1. Prepare notice for the board meeting along with the draft resolution to be passed in the board meeting.
   2. Send the notice of the board meeting to all the directors.
   3. Approve ESOP Scheme and determine the price of shares to be issued pursuant to ESOP.
   4. Finalize the time and date for calling the Extraordinary general meeting to pass a special resolution for issuing ESOP.
   5. Approve draft of notice to be issued to convey ESOP.
   6. Authorize any person to send the notice of the Extra-Ordinary General Meeting to all the members of the company

5. Send the draft minutes of the board meeting to all the directors within 15 days of its conclusion and file the MGT-14 form with the Registrar of Companies for passing the board resolution.
6. Extra-Ordinary General Meeting:
   1. Send notice of the EGM to all the directors, auditors, shareholders, and secretarial auditors of the company at least 21 days prior to the date of the meeting.
   2. The explanatory statement to the Notice of EGM Shall contain the following information:
      • the total number of stock options to be granted;
      • identification of classes of employees entitled to participate in the Employees Stock Option Scheme;
      • the appraisal process for determining the eligibility of employees to the Employees Stock Option Scheme;
      • the requirements of vesting and the period of vesting;
      • the maximum period within which the options shall be vested;
      • the exercise price or the formula for arriving at the same;
      • the exercise period and process of exercise;
      • the Lock-in period, if any ;
      • the maximum number of options to be granted per employee and in the aggregate;
      • the method which the company shall use to value its options;
      • the conditions under which option vested in employees may lapse e.g. in case of termination of employment for misconduct;
      • the specified time period within which the employee shall exercise the vested options in the event of a proposed termination of employment or resignation of the employee; and
      • a statement to the effect that the company shall comply with the applicable accounting standards.
   3. Pass the special resolution for the issuance of shares under the ESOP to the employees, directors, and officers of the company in the general meeting.

7. File the MGT-14 form with the Registrar of Companies within 30 days of passing the special resolution in the general meeting along with the documents.
8. Send options to the employees, directors, and officers of the company for purchasing shares under ESOP.

4 Terms and Conditions of issuance of ESOPs

As per Rule 12 of the Companies (Share Capital and Debentures) Rules, 2014, An unlisted company shall not offer shares to its employees under a scheme of ESOPs unless it complies with the following requirements:

1. Grant Price:
   1. The companies shall have the freedom to determine the exercise price in conformity with the applicable accounting policies, if any

2. Approval by Separate Resolution:

The company is required to obtain the approval of shareholders by way of separate resolutions in the following cases:

• Los planes de opciones sobre acciones para empleados (ESOP, por sus siglas en inglés) se conceden a los empleados de una filial o sociedad holding; o
• la concesión de una opción a empleados identificados, durante cualquier año, igual o superior al 1% del capital emitido (excluyendo warrants y conversiones pendientes) de la empresa en el momento de la concesión de la opción.

3. Modificaciones en los términos de los ESOP:

1. La empresa puede variar los términos del plan de ESOP que aún no hayan sido ejercidos por los empleados, siempre que dicha variación no sea perjudicial para los intereses de los titulares de las opciones. Dicha variación deberá ser aprobada por los accionistas mediante una Resolución Especial.
2. El aviso para la aprobación de una resolución especial para la variación de los términos del plan de ESOP deberá revelar:
   1. el detalle completo de la variación,
   2. la justificación de la misma, y
   3. los detalles de los empleados que son beneficiarios de dicha variación.

4. Periodo de consolidación:
   1. Deberá existir un periodo mínimo de un año entre la concesión de las opciones y la consolidación de las mismas:
   2. Sin embargo, cuando una empresa conceda opciones bajo su plan de ESOP en sustitución de opciones que la misma persona poseía bajo un plan de ESOP en otra empresa que se haya fusionado o amalgamado con la primera, el periodo durante el cual mantuvo las opciones concedidas por la empresa fusionada o amalgamada se ajustará al periodo mínimo de consolidación requerido.
   3. La empresa tendrá libertad para especificar el periodo de bloqueo para las acciones emitidas tras el ejercicio de la opción.

5. Los empleados no tendrán derecho a recibir dividendos, a votar ni a disfrutar de ninguna manera de los beneficios de un accionista con respecto a la opción que se les haya concedido, hasta que se emitan las acciones tras el ejercicio de la opción.

6. El importe pagadero por los empleados por el ESOP:
   1. El importe, si lo hubiera, pagadero por los empleados en el momento de la concesión de la opción podrá ser confiscado por la empresa si los empleados no ejercen la opción dentro del periodo de ejercicio; o
   2. Además, dicho importe podrá ser reembolsado si las opciones no se consolidan debido al incumplimiento de las condiciones relativas a la consolidación de la opción según el Plan de Opciones sobre Acciones para Empleados.

7. Transferencia de la opción a otros empleados o personas:
   1. Los ESOP ofrecidos a los empleados no serán transferibles a ninguna otra persona.
   2. La opción concedida a los empleados no podrá ser pignorada, hipotecada, gravada o enajenada de ninguna otra forma.
   3. ninguna persona que no sea el empleado al que se le concede la opción tendrá derecho a ejercerla.
   4. Sin embargo, en caso de fallecimiento del empleado durante su empleo, todas las opciones concedidas hasta esa fecha se consolidarán en los herederos legales o beneficiarios del empleado fallecido.
   5. En caso de que el empleado sufra una incapacidad permanente mientras esté empleado, todas las opciones concedidas a él en la fecha de la incapacitación permanente se consolidarán en él ese mismo día.
   6. En caso de renuncia o terminación del empleo, todas las opciones no consolidadas en el empleado en esa fecha expirarán. Sin embargo, el empleado puede ejercer las opciones que se le hayan concedido y que estén consolidadas dentro del periodo especificado a tal efecto, sujeto a los términos y condiciones del plan de ESOP.

8. Divulgación en el informe de la Junta:

El Consejo de Administración deberá revelar los siguientes detalles sobre los ESOP en el Informe de los Directores:

• opciones concedidas, consolidadas y ejercidas;
• el número total de acciones resultantes del ejercicio de la opción;
• opciones caducadas;
• el precio de ejercicio;
• variación de los términos de las opciones;
• número total de opciones vigentes;
• detalles por empleado de las opciones concedidas a;
  • personal directivo clave;
  • cualquier otro empleado que reciba una concesión de opciones en cualquier año por un importe igual o superior al cinco por ciento de las opciones concedidas durante ese año.
  • empleados identificados a los que se les concedió una opción, durante cualquier año, igual o superior al uno por ciento del capital emitido (excluyendo warrants y conversiones pendientes) de la empresa en el momento de la concesión;

5 Registro de ESOP

• La empresa deberá llevar un "Registro de Opciones sobre Acciones para Empleados" en el Formulario N.º SH-6 e inscribir los detalles de los ESOP concedidos a los empleados, directores o funcionarios de la empresa.
• Dicho registro se mantendrá en el domicilio social de la empresa o en cualquier otro lugar que decida el Consejo.
• Las entradas en el registro deberán ser autenticadas por el secretario de la empresa o por cualquier otra persona autorizada por el Consejo para tal fin.