Registrar of Company ("RoC") is a body governing companies and is liable to keep all data and information related to the companies in form MGT-14 E form.
Accordingly, every company is required to inform Registrar of Company (“RoC”) about major actions taken by the company either through passing of any resolutions (at Board meeting or Member's meeting) or by entering into any agreement.
To comply with same, Section 117 of the Companies Act, 2013 (“The Act”) contains provisions which require companies to file various agreement or resolutions (passed at Board Meeting/Shareholder’s Meeting) with RoC.
1. Filing requirement of Section 117
Section 117(1) of the act states that whenever a company passes any resolution or enters into any agreement then such company is required to file copy of such resolution or agreement with RoC within 30 days of passing of such resolution or date of entering into such agreement.
Copy of resolution should be filed with explanatory statement* if annexed to the notice of calling the meeting in which resolution is proposed.
1.1 *Meaning of Explanatory statement
Explanatory statement is defined u/s 102 as a statement which describes material facts about each item of special business which is to be transact in general meeting such as:
- financial or otherwise interest of any of the following persons in respect of special business, if any, in respect of each items of—
- (i) every director and the manager, if any
- (ii) every other key managerial personnel; and
- (iii) relatives of the persons mentioned in sub-clauses (i) and (ii);
- any other information and facts that may help the member to understand the meaning, scope and implication of business in a better way to take decision thereon.)
2. Resolutions or Agreement to be filed u/s 117
Section 117 doesn't require company to file every resolution or agreement with RoC rather Sub-section (3) of section 117 mentions list of nature of resolutions required to be filed with RoC, which is as follows:
- Special Resolutions
- Any resolution which is required to be passed as special resolution to become effective. However, such resolution is passed by all members of the company.
- Any resolution passed by the Board of Directors (“BoD”) or any agreement entered into by the company in relation to:
- Appointment of Managing Director
- Re-appointment of Managing Director
- Renewal of appointment of Managing Director
- Variation in terms of appointment of Managing Director
- Any resolutions or agreements which is required to be passed by a specified majority or in a particular manner to make effective. However, such resolution is agreed to by any class of members. Further, all resolutions or agreements which effectively bind such class of members though not agreed to by all those members; (@sachin please rephrase this point)
- Any resolution which is passed requiring a company to be wound up voluntarily in pursuance of section 59 of the Insolvency and Bankruptcy Code, 2016.
- any other resolution or agreement as may be prescribed and placed in the public domain.
Further, in exception, banking company is not required to inform RoC about those resolutions which are passed to grant loans or give guarantees or provide securities in respect of loans in ordinary course of business.
3. Manner of Filing of Resolution or Agreement with RoC (Section 117 of the act read with Rule 24 of The Companies (Management and Administration) Rules, 2014)
As per Section 117(1) of the act read with Rule 24, Company shall file required resolutions or agreement with RoC in form MGT-14 within 30 days from the date of passing of resolution or date of entering into agreement.
4. Documents to be filed along with MGT-14
While filing MGT-14, company is required to attach following documents to the form:
- Copy of resolution passed or agreement entered into about which company is filing MGT-14.
- Explanatory statement (if any, issued u/s 102 of the Act along with notice calling the meeting in which resolution is proposed)
- If any article has effect of altering the articles of the company then along with copy of resolution such company is required to attach the copy of articles issued after passing of the resolution. Same is applicable in case of agreement also.
5. Major Contents of form MGT-14
- Número de Identificación Corporativa (CIN) de la empresa
- El nombre, la dirección del domicilio social y el correo electrónico de la empresa se completarán automáticamente tras introducir el CIN.
- Registro de documentos: Resolución/Acuerdo/Resolución(es) por voto postal según la sección 110/propuestas de resolución según la sección 94(1)
- Fecha de envío de la notificación para la aprobación de la resolución
- Fecha de aprobación de la resolución
- Número de resolución(es) para las que se presenta el formulario (la empresa puede presentar un máximo de 10 resoluciones en un solo formulario. Los detalles de cualquier resolución adicional pueden proporcionarse mediante un archivo adjunto opcional)
- Para cada resolución, la empresa debe proporcionar los siguientes detalles:
- Sección de la Ley de Sociedades de 2013 bajo la cual se aprueba la resolución (el sistema mostrará automáticamente la sección bajo la cual se aprueba la resolución según el propósito de la misma)
- Sección de la Ley de Sociedades de 1956 bajo la cual se aprueba la resolución (el sistema mostrará automáticamente la sección bajo la cual se aprueba la resolución según el propósito de la misma)
- Propósito de la aprobación de la resolución
- Asunto de la resolución
- Si la resolución se aprueba mediante voto postal
- Autoridad que aprueba la resolución (Consejo de Administración/Accionistas/Clase de accionistas/acreedores)
- Si la resolución se aprueba como resolución ordinaria, especial o con la mayoría requerida
- En caso de modificación de la cláusula de objeto social, si existe algún cambio en la actividad industrial de la empresa.
- En caso de liquidación voluntaria de la empresa, se deben proporcionar los siguientes detalles:
- Seleccionar el modo de liquidación
- La fecha de inicio de la liquidación será la fecha de aprobación de la resolución
- Introducir nombre, PAN y dirección del liquidador (se pueden proporcionar los detalles de un máximo de 2 liquidadores)
- Introducir los detalles del acuerdo (solo se puede introducir el detalle de un acuerdo)
- Introducir el SRN del formulario INC-28 (en caso de que alguna de las resoluciones se apruebe para modificar la cláusula de objeto social y haya retraso en la presentación del formulario, este no podrá presentarse a menos que se haya presentado el formulario electrónico INC-28 para la condonación del retraso. En tal caso, introduzca el número de solicitud de servicio (SRN) del formulario electrónico INC-28 presentado para la condonación del retraso.)
6. Tasas legales para la presentación del formulario electrónico MGT-14
El importe de las tasas legales a pagar junto con el formulario electrónico MGT-14 se basa en el capital social de la empresa. A continuación se detalla la estructura de tasas basada en el capital social:
| Share Capital |
Fee Applicable |
| Less than INR 1,00,000 |
INR 200 per document |
| INR 1,00,000 to 4,99,999 |
INR 300 per document |
| INR 5,00,000 to 24,99,999 |
INR 400 per document |
| INR 25,00,000 to 99,99,999 |
INR 500 per document |
| INR 1,00,00,000 and above |
INR 600 per document |
Sin embargo, en el caso de empresas sin capital social, la tasa aplicable es de 200 INR.
7. Tasa adicional en caso de retraso en la presentación del formulario MGT-14 formulario electrónico
La tasa adicional depende del número de días de retraso en la presentación del MGT-14, de la siguiente manera:
| Delay |
Additional Fee |
| Up to 30 days |
2 times of normal fee |
| More than 30 days and up to 60 days |
4 times of normal fees |
| More than 60 days and up to 90 days |
6 times of normal fees |
| More than 90 days and up to 180 days |
10 times of normal fees |
| More than 180 days |
12 times of normal fees |
En el caso de una empresa IFSC, la tasa adicional solo será aplicable tras el vencimiento de 60 días desde la fecha del evento. No obstante, una vez transcurridos los 60 días, la tasa adicional se calculará considerando un plazo de 30 días.
Por ejemplo, en el caso de una empresa IFSC, hechos breves de las fechas:
- fecha del evento: 1 de mayo de 2019.
- fecha límite de presentación del formulario electrónico MGT-14: 30 de junio de 2019 (1 de mayo de 2019 + 60 días).
- Fecha de presentación del formulario electrónico MGT-14: 3 de julio de 2019
En consecuencia, la tasa adicional sobre el formulario electrónico MGT-14 se calculará considerando un retraso de 33 días.
8. Penalización en caso de retraso en la presentación del MGT-14 (Sección 117(2) de la Ley)
8.1 Penalización aplicable a la empresa incumplidora
Cualquier empresa que no presente la resolución o el acuerdo en un plazo de 30 días estará sujeta a una penalización de 100 000 INR. Además, en caso de incumplimiento continuado, se impondrá una penalización adicional de 500 INR por cada día que persista dicho incumplimiento, hasta un máximo de 2 500 000 INR.
8.2 Penalización al funcionario responsable
Además de lo anterior, todo funcionario de la empresa que sea responsable del incumplimiento, incluido el liquidador de la empresa, si lo hubiera, estará sujeto a una penalización de 50 000 INR y, en caso de incumplimiento continuado, a una penalización adicional de 500 INR por cada día que persista dicho incumplimiento, hasta un máximo de 500 000 INR.
Cumplimiento para empresas registradas ante el ROC
