CBICがGST登録申請の処理に関する指示を発行

In the last few months, to prevent fake firms from obtaining GST registrations, the process of granting GST registration has become far more complicated and time-consuming for genuine taxpayers as well. The CBIC has received complaints that GST officers are asking for additional documents that are not prescribed in the List of Documents appended to FORM GST REG-01. Officers are following varied practices for the verification of documents. However, certain avoidable clarification is also sought by the officers.

Therefore, there is a need to prevent registration of fraudulent firms, making sure that genuine applicants are not unduly harassed.

Guidelines for processing of application for GST registration were earlier issued vide instruction No. 03/2023-GST dated 14th June, 2023. However, post-increasing complaints, the CBIC issued comprehensive instructions vide Instruction No. 03/2025-GST dated 17th April, 2025, to take care of the latest developments and to provide clarity to the officers for processing of registration application.

CBIC has specified that an indicative list of documents has been prescribed in FORM GST REG-01. The officers should strictly refer to the prescribed list of documents and adhere to the following instructions in respect of the processing of registration application:

1. Documents to be sought from the Applicant while processing the Application:

1.1 Documents for Proof of Principal Place of Business (PPOB)

1. Owned premises: The Applicant should submit any one of the following documents:
   
   • Latest property tax receipt.
   • Municipal khata copy;
   • The latest electricity bill is in the name of the owner.
   • water bill;
   • any other document prescribed under the State or local laws that establishes the ownership of the premises. 

Any one of these documents will be sufficient, and no additional document should be requested from the applicant for proof of ownership. Further, while processing the application, the query should not be raised by the officer seeking the original physical copy of these documents.

2. Rented premises: In case of rented premises, the applicant is required to upload the following documents:

Registered Rent Agreement:

• Valid Rent/Lease Agreement;
• Any one of the above-mentioned documents to establish the ownership of the landlord.

Unregistered Rent Agreement:

• Valid Rent/Lease Agreement;
• Any one of the above-mentioned documents to establish the ownership of the landlord.
• a copy of the identity proof of the lessor

If no rent agreement is available

• An affidavit executed on non-judicial stamp paper of minimum value in the presence of a First-Class Judicial Magistrate or Executive Magistrate or a Notary PublicValid Rent/Lease Agreement;
• Any one of the above-mentioned documents to establish the ownership of the landlord.

Read Also: GST Registration Can’t Be Rejected to the Applicant from Other State

In some cases, the officer asks for certain additional documents of the lessor, such as PAN card, Aadhar Card, photograph of the lessor in front of/or inside the property, etc. CBIC has clarified that any one of the documents establishing the ownership of the premises by the lessor should be sufficient proof of the principal place of business.

If the electricity or water bill is in the name of the tenant, then such a document, along with the rent agreement, is sufficient.

3. Premises owned by the Relative: Where the property is named after the  spouse, father, etc. following documents are required:
   
   • a consent letter on plain paper by the concerned owner;
   • copy of the identity proof of the person granting consent;
   • Any one of the above-mentioned documents is required to establish the ownership of the landlord

4. Shared Premises: In case of shared premises, the following documents are required:
   
   • If the rent agreement is available:
     
     1. Rent Agreement, 
     2. Any document to establish the ownership of the landlord
     3. a copy of the identity proof of the lessor, if the rent agreement is unregistered.

• 賃貸借契約書がない場合：
  
  1. 当該所有者による普通紙での同意書、
  2. 同意を与える者の身分証明書の写し、
  3. 家主の所有権を証明するために、上記のいずれかの書類が必要です。

5. 経済特区（SEZ）内に所在する事業所：インド政府が発行した証明書を提出してください。

1.2 事業形態に関する書類

• パートナーシップ企業：パートナーシップ証書のみ。MSME、Udyam登録、商店・事業所法に基づく登録、営業許可証などの他の証明書は不要です。
• 協会、信託、クラブ、政府機関、AOP/BOIなど：登録証明書または設立を証明する書類。

2. 担当官は推測に基づく質問や書類の要求を行ってはならない：

CBICは、登録申請を処理する際、担当官は以下のような無関係な、あるいは「推測に基づく」質問をすべきではないと述べています：

1. パートナー、マネージングディレクター、権限のある署名者などの居住地が、GST登録が必要な州と同じではないこと、
2. HSNコードが禁止品目に関するものであること、
3. GST登録が必要な活動が特定の施設では実施できないことなど。

CBICは、担当官は申請者が提出した書類や情報に関連のない、推測に基づく質問をすべきではないと明確にしています。

3. GST登録申請の処理

3.1 書類の真正性と正確性の確認：

GST担当官は以下のことを行うものとします：

1. 書類が読みやすく、完全であり、関連性があることを確認するために、慎重に精査すること。
2. PPOB（主たる事業所）およびAPOB（追加の事業所）の住所と関連書類を精査し、住所の完全性と正確性を検証すること。
3. 土地登記所、電力配給会社、自治体、地方公共団体など、関係当局のウェブサイトといった公開されている情報源から、書類の真正性を照合すること。

3.2 承認までの期間

1. 標準的な申請：に承認されるべきです。7営業日以内

2. 特定の申請：以下の場合、GST登録は申請提出から30日以内に、事業所の物理的確認を経て付与されるものとします：
   
   1. Aadhaar認証後、データ分析およびリスクパラメータに基づき、共通ポータルで申請にリスクありとフラグが立てられた場合、または
   2. 申請者がAadhaar番号の認証を受けられない、あるいはAadhaar認証を選択しない場合、または
   3. 担当官が、アシスタントコミッショナー以上の階級の担当官の承認を得て、事業所の物理的確認を行うことが適切であると判断した場合。

3. 物理的確認：物理的確認が必要な場合、適切な担当官は直ちに物理的確認の手続きを開始するものとします。担当官は、写真を含む物理的確認報告書が、申請提出日から30日の期限が切れる少なくとも5日前までにシステムにアップロードされることを確認しなければなりません。

物理的確認を行う担当官は、以下のことを確認するものとします：

1. PPOBの存在／非存在に関する具体的な報告を行うこと。
2. 事業所が存在しない場合、当該場所を特定するために行った努力を物理的確認報告書に記録する必要がある。
3. GPS対応の現場写真およびその他の書類をアップロードすること。
4. 物理的確認のために割り当てられたARNが異なる管轄区域のものである場合は、直ちに正しい管轄区域に再割り当てすること。

3.3 担当官が追加の書類や情報を要求できる場合：

担当官は、以下の場合に追加の書類や情報を要求することができます：

• 書類に不備がある、または判読できない場合
• 事業所の住所がアップロードされた書類と一致しない場合
• アップロードされた書類が有効な証明書とみなされない場合
• 事業所の住所が不完全または曖昧な場合
• 申請者のPANに紐付くGSTINが取り消しまたは停止されている場合

3.4 申請処理の手順：

• 担当官は、申請提出日から7営業日以内（リスクが高いとフラグが立てられた申請の場合は30日以内）に、Form GST REG-03にて追加書類または情報の提出を求める通知を発行するものとします。
• リストに記載されていない書類の提出を求める場合は、担当の副局長または補佐官の承認を得る必要があります。
• 担当官は、申請がみなし承認されることがないよう徹底しなければなりません。
• 推測に基づく書類、情報、または説明を求めてはなりません。
• 主要な事業所（PPOB）や事業形態の特定に関係のない軽微な不備については、照会を行ってはなりません。

3.5 申請処理の期限

• 申請者は、通知（Form GST REG-03）の受領日から7営業日以内に回答（Form GST REG-04）を提出しなければなりません。
• 担当官は、提出された回答を慎重に審査するものとします。
• 担当官が回答に納得した場合、回答受領日から7営業日以内に申請を承認するものとします。
• 担当官が回答に納得できない場合は、7営業日以内にその理由を文書で記録した上で、申請を却下するものとします（FORM GST REG-05）。
• 回答が提出されない場合、回答期限の満了から7営業日以内に、その理由を文書で記録した上で申請を却下するものとします。

4. 監督：

首席局長および局長は、以下の事項を行うよう助言されます：

• GST登録申請の処理状況を厳密に監督すること。
• これらの指示から逸脱した担当官に対しては、厳正な措置を講じる場合があります。
• 登録申請を期限内に処理できるよう、十分な人員を配置すること。
• 申請時に提出すべき許容可能な証拠書類について、取引通知を発行すること。

5. 結論

本ガイドラインは、誠実な納税者がGST登録を取得する際に直面していた困難を考慮し、強く待ち望まれていたものです。政府は、書類要件の制限、不必要な照会の削減、明確な期限設定を行うことで、誠実な事業者が円滑に事業を開始できるよう保証します。同時に、物理的な確認やリスクチェックといった措置により、不正防止を図ります。GST登録を予定されている方は、リストに記載された書類を明確に提出し、照会事項には期限内に回答することで、迅速な登録承認を得られるようにしてください。

問題が発生した場合は、以下のメールアドレスまでご連絡の上、CBICに報告してください：[email protected]。