Comprender por qué las empresas utilizan la contabilidad de devengo

Accurate financial reporting builds trust, drives decisions, and ensures compliance. That’s why accrual accounting plays a central role in how U.S. businesses manage and present their finances. Unlike cash accounting, which records transactions only when money changes hands, accrual accounting aligns income and expenses with the periods they impact, providing a clearer view of performance.

According to a 2024 report, 82% of small businesses now use cloud-based accounting software, reflecting a strong shift toward automation and structured financial practices that support accrual-based accounting. If you operate a growing business or seek funding, you can’t ignore the importance of this approach. In fact, Generally Accepted Accounting Principles require the accrual basis of accounting for most organizations in the U.S. This article explores how accrual accounting works, when to use it, and why it remains the preferred method under GAAP.

TL;DR

• Accrual accounting records income and expenses when they’re earned or incurred, not when cash changes hands.
• It’s required under GAAP for most U.S. businesses, especially those with inventory or revenues over $25 million.
• Common accruals include revenues, expenses, taxes, interest, and rent, helping align transactions with the correct reporting period.
• Cloud-based accounting software automates accrual processes, improves reporting accuracy, and supports compliance.

What is Accrual Accounting?

Accrual accounting is a method of financial recording that recognizes revenues and expenses when they are earned or incurred, regardless of when the actual cash is received or paid. Unlike cash-basis accounting, which records transactions only when money changes hands, accrual accounting provides a more accurate picture of a company’s financial health by matching income with the expenses incurred to generate that income within the same period.

For US businesses and entrepreneurs, understanding and implementing accrual accounting is crucial, especially as companies grow and seek to maintain compliance with Generally Accepted Accounting Principles (GAAP). The accrual method provides a clearer understanding of long-term profitability, cash flow management, and financial obligations, making it easier to plan, budget, and attract investors or lenders.

Now, let's examine the types of accruals in accounting and their significance to your business in detail below.

Types of Accruals in Accounting

Accrual accounting plays a crucial role in providing an accurate financial picture of a business by recognizing revenues and expenses when they are earned or incurred, rather than when cash is actually exchanged. For U.S. businesses and entrepreneurs, understanding the different types of accruals is essential to ensure compliance with Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) and to maintain clear, transparent financial records that support informed decision-making and accurate tax reporting.

Here are the main types of accruals that businesses commonly encounter:

1. Accrued Revenues (Accrued Income)

These are revenues that a business has earned by delivering goods or services but has not yet received payment for by the end of the accounting period. For example, a software consulting firm in New York may complete a project in June but invoice the client in July. Under accrual accounting, revenue is recognized in June, reflecting the actual timing of work performed rather than the receipt of payment.

Why it matters: Recording accrued revenues guarantees entrepreneurs reflect all earned income in the correct period, which improves financial forecasting and tax planning.

2. Accrued Expenses (Accrued Liabilities)

Accrued expenses represent costs a business has incurred but not yet paid. This can include wages owed to employees, utilities used but not yet billed, or interest on loans that have accumulated and remain unpaid by the end of the period.

For example, a small manufacturing business in Ohio might have employees who worked the last week of the month but won’t receive paychecks until the following month. Recording accrued wages in the current month guarantees that expenses align properly with the period during which the labor was provided.

Why it matters: Properly accruing expenses helps maintain an accurate liability picture and prevents underreporting costs, which can distort profitability.

3. Accrued Taxes

These are taxes that a business owes but has not yet paid. This includes income taxes, payroll taxes, or sales taxes collected but not remitted to the appropriate authorities. For US businesses, accurately accruing taxes at period-end guarantees compliance with IRS regulations and prevents surprises during tax audits or filings.

Why it matters: Failing to accrue taxes can result in underreporting liabilities, which can trigger penalties, interest charges, and increased audit risks. Accurate accruals help businesses stay compliant and prepared for upcoming tax payments.

4. Accrued Interest

Accrued interest refers to interest expenses or income that accumulate over time but have not been settled by payment. For example, suppose a business has a loan with monthly interest due on the 15th but its accounting period ends on the 30th. In that case, it needs to record interest expense for the unpaid portion as accrued interest.

Why it matters: This type of accrual ensures that interest costs are matched with the periods to which they relate, providing a more accurate representation of financing costs.

5. Accrued Rent

If a business occupies leased premises but the rent payment is due after the accounting period closes, it should recognize the rent expense for the period in which the space was used. For entrepreneurs operating retail stores or offices in the US, this aligns expenses with the benefits received.

Why it matters: Accruing rent ensures that occupancy costs are recorded in the correct accounting period, supporting accurate profit-and-loss reporting. It also prevents overstating cash reserves and underestimating liabilities.

So, how does accrual accounting work in business? Let us understand this in detail below.

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How Does Accrual Accounting Work?

Accrual accounting works by recording financial transactions at the time they happen, not when the cash is actually received or paid. This means you recognize revenues when you deliver goods or services, and you record expenses when you incur them, regardless of whether money has exchanged hands. This system gives you a clear and timely view of your company’s financial position and performance.

Here’s how accrual accounting works step by step for US businesses and entrepreneurs:

1. Record Revenue When Earned, Not When Paid: As soon as your business delivers a product or completes a service, you record the revenue, even if the customer hasn’t paid you yet. For example, if you run a consulting firm and finish a project in June but get paid in July, the revenue counts in June’s books.
2. Record Expenses When They Occur, Not When Paid: Similarly, you log expenses when you receive goods or services. If you get office supplies in May but pay the vendor in June, you still record the expense in May. This matches the expense to the period it helped generate revenue.
3. Track Accounts Receivable and Accounts Payable: Because you’re recording transactions before cash moves, you need to track money owed to you (accounts receivable) and money you owe others (accounts payable). For instance, an unpaid invoice becomes an account receivable until your customer pays.
4. Use Adjusting Entries to Align Income and Expenses: At the end of each accounting period, you make adjusting journal entries to record any accrued revenues or expenses. These ensure that your financial statements accurately reflect all earned income and incurred costs for the period, even if payment hasn’t yet been made.
5. Prepare Financial Statements Reflecting True Financial Health: By following accrual principles, your balance sheet and income statement include all assets, liabilities, revenues, and expenses that relate to the reporting period. This gives you, your investors, and lenders an accurate picture of your company’s financial health.

Now, let us explore what purpose accruals in accounting serve for the financial stability of your business.

Purpose of Accruals in Accounting

Accrual accounting plays a crucial role in helping U.S. businesses and entrepreneurs gain a clear and accurate picture of their financial health. Here’s why accruals matter:

1. Accurate Financial Representation: Unlike cash basis accounting, which records revenues and expenses only when cash is received or paid, accrual accounting recognizes transactions when they occur. This means revenue and expenses are matched to the period they relate to, offering a true reflection of business performance.
2. Enhanced Profitability Insight: Entrepreneurs can gain a clearer understanding of their actual profitability by accounting for both money owed (accounts receivable) and money due (accounts payable). For instance, revenue from services delivered in June is recorded in June, even if payment arrives later. This prevents misleading spikes or dips in reported income.
3. Enhanced Cash Flow Management: Knowing which payments are pending and which revenues are expected helps businesses plan better. Accruals enable forecasting of cash flow needs, reducing surprises and supporting timely payments to vendors and employees.
4. Compliance with US Accounting Standards: Many US businesses, particularly those with revenues exceeding certain thresholds or seeking funding, are required to follow Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), which mandate the use of accrual accounting. This standardization builds credibility with lenders, investors, and regulators.
5. Better Financial Forecasting and Decision-Making: With accruals, businesses gain insight into upcoming liabilities and revenue trends, enabling more informed decisions. This foresight supports budgeting, strategic planning, and risk management, allowing the entrepreneurs to navigate market challenges with confidence.
6. Supports Long-Term Business Growth: Accrual accounting provides a solid financial foundation that supports sustainable growth and financial stability. Accurate records attract investors, improve creditworthiness, and improve operational efficiency.

So, what is the difference between accrual accounting and cash accounting? Let us understand the difference below.

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Accrual Accounting vs. Cash Accounting

Choosing the right accounting method is a foundational decision for any business. In the US, small businesses often start with cash accounting because it’s simple and easy to manage. But as a company grows, accrual accounting becomes critical for accurate financial planning, compliance, and scalability.

Cash accounting may be suitable for small businesses with simple transactions. However, as operations scale, accrual accounting provides the rigor and visibility necessary to manage growth effectively.

So, when should businesses use accrual basis accounting? Let us explore the situations below.

Cuándo utilizar la contabilidad de devengo

La contabilidad de devengo registra los ingresos y gastos cuando se generan o se incurren, independientemente de cuándo se produzca el movimiento de efectivo. Este método ofrece una imagen más precisa de la salud financiera de una empresa a lo largo del tiempo. Es especialmente valioso para muchas empresas y emprendedores en EE. UU. A continuación, le indicamos cuándo debería considerar el uso de la contabilidad de devengo:

1. Su empresa concede crédito a sus clientes

Si su empresa ofrece productos o servicios a crédito, es decir, si factura a los clientes y espera el pago en una fecha posterior, la contabilidad de devengo le ayuda a registrar esas ventas en cuanto se produce la transacción. Esto evita que los ingresos se retrasen hasta que se recibe el efectivo y ofrece una visión más clara de sus ganancias y cuentas por cobrar pendientes.

2. Tiene inventario o vende mercancías

Las empresas que mantienen inventario deben contabilizar el costo de los bienes vendidos (COGS, por sus siglas en inglés) en el mismo periodo que las ventas relacionadas. La contabilidad de devengo hace coincidir los gastos de inventario con los ingresos, reflejando la verdadera rentabilidad de sus ventas. También garantiza el cumplimiento de las normativas del IRS, especialmente si los ingresos brutos de su empresa superan los 25 millones de dólares anuales.

3. Busca inversores o prestamistas

Los inversores y prestamistas suelen preferir los estados financieros preparados bajo la contabilidad de devengo porque ofrecen una visión completa del rendimiento y la situación financiera de la empresa. Esta transparencia puede mejorar sus posibilidades de obtener financiación, ya que destaca no solo el flujo de caja, sino también los pasivos y los ingresos devengados.

4. Desea cumplir con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP)

La mayoría de las grandes empresas en EE. UU. y las compañías que cotizan en bolsa deben seguir los GAAP, que exigen el uso de la contabilidad de devengo. Adoptar este método desde el principio puede facilitar futuras transiciones si su empresa planea crecer o salir a bolsa.

5. Su empresa realiza transacciones financieras complejas

La contabilidad de devengo es más adecuada para empresas con múltiples fuentes de ingresos, contratos a largo plazo o gastos diferidos, ya que proporciona una representación más precisa de su situación financiera. Ofrece una correspondencia más detallada y precisa de los ingresos y gastos con los periodos correspondientes. Esto es esencial para un análisis financiero y una toma de decisiones precisos.

6. Desea una mejor previsión financiera

Debido a que la contabilidad de devengo registra los ingresos generados y los gastos incurridos independientemente del momento del flujo de caja, ofrece una visión más clara de las necesidades futuras de efectivo. Esta información le ayuda a planificar presupuestos, gestionar el capital circulante y tomar decisiones estratégicas con confianza.

Entonces, ¿por qué las empresas consideran que la contabilidad de devengo es importante para la estabilidad financiera de su negocio? Vamos a verlo a continuación.

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¿Por qué las empresas utilizan la contabilidad de devengo?

La contabilidad de devengo es el método preferido por muchas empresas estadounidenses porque proporciona una visión más precisa y completa de la situación financiera de una compañía. A diferencia de la contabilidad de caja, que registra los ingresos y gastos solo cuando el dinero cambia de manos, la contabilidad de devengo rastrea las transacciones cuando se generan o se incurren, independientemente de cuándo se realice el pago.

Este enfoque ayuda a las empresas a cumplir con las normativas, gestionar el flujo de caja de forma más eficaz y planificar el crecimiento a largo plazo.

1. Cumplimiento de los requisitos del IRS y los GAAP: El IRS exige a muchas empresas estadounidenses, así como a aquellas que siguen los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), que utilicen la contabilidad de devengo, especialmente a las corporaciones y empresas que mantienen inventario. Esto garantiza que los informes financieros cumplan con las normas reglamentarias, lo cual es esencial para auditorías, declaraciones de impuestos y relaciones con los inversores.
2. Seguimiento preciso de la rentabilidad: La contabilidad de devengo alinea los ingresos con los gastos relacionados en el mismo periodo. Esto proporciona una imagen clara de la rentabilidad, permitiendo a las empresas identificar qué productos, servicios o clientes generan realmente beneficios.
3. Gestión más inteligente del flujo de caja: Al realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar y por pagar, la contabilidad de devengo ofrece a los propietarios de empresas información sobre los ingresos entrantes y los pasivos futuros. Esto facilita la elaboración de presupuestos, evitar déficits y gestionar el capital circulante.
4. Facilita la planificación a largo plazo: Debido a que incluye los ingresos esperados y los gastos futuros, la contabilidad de devengo permite a los emprendedores pensar más allá del corto plazo. Apoya la toma de decisiones basada en datos sobre contrataciones, expansión o lanzamientos de productos.
5. Controles internos más sólidos: Los sistemas de devengo crean un rastro documental para cada evento financiero, independientemente de si hay efectivo involucrado. Esta estructura mejora la supervisión, reduce el riesgo de fraude y facilita auditorías más sencillas y transparentes.
6. Requerido para informes externos e inversión: Si su empresa busca financiación externa, trabaja con bancos o informa a inversores, los estados financieros basados en el devengo suelen ser obligatorios. Los prestamistas y las partes interesadas confían en los datos de devengo para evaluar el rendimiento, el riesgo y la solvencia.
7. Evaluación comparativa y análisis fiables: La contabilidad de devengo suaviza las diferencias temporales, permitiendo a las empresas comparar el rendimiento entre periodos o frente a los estándares del sector. Esto es esencial para realizar un seguimiento del crecimiento y perfeccionar las estrategias empresariales.

Si se pregunta: “¿La base de devengo es GAAP?” o “¿Los GAAP exigen la contabilidad de devengo?”, la respuesta es sí. Para la mayoría de las empresas estadounidenses, la contabilidad de devengo es un requisito de los GAAP para generar informes precisos y conformes a la normativa.

A continuación, veamos con más detalle cómo el software de contabilidad ayuda a las empresas con la contabilidad basada en el devengo.

¿Cómo ayuda el software de contabilidad con la contabilidad basada en el devengo?

Para las empresas y los emprendedores estadounidenses, gestionar las finanzas con precisión es fundamental. La contabilidad basada en el devengo registra los ingresos y los gastos cuando se generan o se incurren, no cuando el dinero cambia de manos. Ofrece una imagen financiera más clara, pero es compleja de manejar manualmente. Ahí es donde entra en juego el software de contabilidad.

1. Automatiza el seguimiento de transacciones complejas: La contabilidad de devengo requiere un seguimiento preciso de las cuentas por cobrar y por pagar. El software automatiza este proceso registrando los ingresos cuando se emiten las facturas y los gastos cuando se reciben, independientemente del momento del pago. Esto reduce el trabajo manual, minimiza los errores y mantiene la precisión financiera.

2. Mejora la precisión de los informes financieros: La mayoría de las empresas estadounidenses deben seguir los GAAP, que a menudo exigen la contabilidad de devengo. El software genera informes en tiempo real, como estados de resultados y balances, basados en datos actualizados. Esto ayuda a tomar decisiones más inteligentes, una mejor planificación fiscal y a estar preparados para los inversores.

3. Simplifica la preparación de impuestos y el cumplimiento normativo: La contabilidad de devengo afecta a la declaración de la renta imponible. El software mantiene registros detallados a medida que se acumulan los ingresos y los gastos, lo que ayuda a las empresas a cumplir con las normas del IRS, reducir los riesgos de auditoría y simplificar las declaraciones de impuestos complejas o multiestatales.

4. Mejora la gestión del flujo de caja: La contabilidad de devengo ofrece una visión financiera completa, pero puede complicar el flujo de caja. Las herramientas de software, como los informes de antigüedad de saldos, ayudan a realizar un seguimiento de las facturas impagadas y las facturas pendientes para que los emprendedores puedan planificar y evitar la falta de liquidez.

5. Favorece la escalabilidad para empresas en crecimiento: A medida que las empresas crecen, también lo hacen las transacciones y la complejidad. El software de contabilidad se escala fácilmente, integrándose con sistemas como nóminas, inventario y CRM. Esto mantiene la precisión de los registros de devengo a medida que las operaciones se expanden.

6. Permite el acceso remoto y la colaboración: Muchos emprendedores estadounidenses trabajan de forma remota o con equipos dispersos. Las herramientas de contabilidad en la nube ofrecen acceso en tiempo real desde cualquier lugar. Esto permite colaborar con contables y asesores para mantener los datos de devengo actualizados.

Con el software de contabilidad adecuado, las empresas estadounidenses pueden optimizar la contabilidad basada en el devengo, mejorar el cumplimiento normativo y tomar decisiones financieras informadas para un crecimiento a largo plazo. Y ahí es donde entra VJM Global. Permítanos explorar cómo ayuda a las empresas a lograr la estabilidad financiera.

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Cómo ayuda VJM Global a las firmas de CPA a gestionar la información financiera

La contabilidad de devengo ofrece una visión integral de la salud financiera de una empresa al reconocer los ingresos y los gastos cuando se incurren, no solo cuando el efectivo cambia de manos. Este enfoque proporciona un reflejo más preciso del rendimiento empresarial y la situación financiera, algo esencial para la toma de decisiones informada.

Al capturar todas las actividades económicas en tiempo real, la contabilidad de devengo permite a las empresas supervisar la rentabilidad, gestionar las proyecciones de flujo de caja y cumplir con los requisitos normativos. Favorece la transparencia y la rendición de cuentas, aspectos fundamentales para las partes interesadas, incluidos inversores, prestamistas y equipos directivos.

VJM Global capacita a las firmas de CPA de EE. UU. con soluciones de contabilidad offshore diseñadas para dominar las complejidades de la contabilidad de devengo y mejorar la precisión de los informes financieros.

• Experiencia contable especializada: Nuestros CPA offshore poseen un conocimiento profundo de los principios de contabilidad de devengo y el cumplimiento de los GAAP de EE. UU., lo que permite una preparación precisa de los estados financieros y garantiza la preparación para auditorías.
• Mejora en la puntualidad de los informes: Al externalizar las tareas de contabilidad de devengo, las firmas de CPA aceleran los procesos de cierre mensual y trimestral, proporcionando a los clientes información oportuna para impulsar decisiones estratégicas.
• Recursos rentables: El modelo de personal offshore de VJM Global reduce los costes operativos hasta en un 50 por ciento. Las firmas obtienen acceso a profesionales contables cualificados sin aumentar los gastos generales internos.
• Seguridad de datos y cumplimiento normativo: Garantizamos una protección estricta de los datos con cifrado de nivel bancario y mantenemos el cumplimiento de las normas financieras pertinentes para salvaguardar la confidencialidad del cliente.
• Conocimiento específico del sector: La diversa experiencia de nuestro equipo en los sectores de EE. UU. nos permite personalizar los servicios de contabilidad de devengo para satisfacer los requisitos únicos de cada sector.
• Integración y soporte fluidos: Con una tasa de retención de clientes del 95%, VJM Global ofrece una asociación fiable, una comunicación clara y una integración de flujo de trabajo fluida para respaldar la eficiencia operativa de las firmas de CPA.

A medida que aumentan las exigencias normativas y evolucionan las expectativas de los clientes, asociarse con VJM Global le otorga a su firma de CPA una ventaja estratégica, ofreciendo soporte de contabilidad de devengo de alta calidad mientras optimiza los costes y la eficiencia operativa.

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Preguntas frecuentes

P. ¿Qué es la contabilidad de devengo y en qué se diferencia de la contabilidad de caja?

R. La contabilidad de devengo registra los ingresos y los gastos cuando se generan o se incurren, independientemente de cuándo se intercambie el efectivo. La contabilidad de caja solo registra las transacciones cuando se recibe o se paga el dinero. La contabilidad de devengo proporciona una imagen más precisa de la salud financiera de una empresa a lo largo del tiempo.

Q. Why do most companies prefer accrual accounting over cash basis?

Ans. Companies use accrual accounting because it matches revenues with related expenses in the same period, giving a clearer view of profitability and financial position. This approach is essential for larger businesses, investors, and lenders who require reliable and timely financial information.

Q. Is accrual accounting required by law or accounting standards?

Ans. Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) and International Financial Reporting Standards (IFRS) require accrual accounting for publicly traded companies and many larger private firms. Smaller businesses may be permitted to use cash accounting unless regulations or lenders require the use of accrual methods.

Q. How does accrual accounting impact financial decision-making?

Ans. Accrual accounting improves decision-making by reflecting all earned revenues and incurred expenses within the correct accounting periods. This comprehensive view helps managers assess performance, forecast cash flow needs, and plan investments more effectively.

Q. What are some challenges companies face when using accrual accounting?

Ans. Accrual accounting can be complex to implement and maintain due to the need to estimate accrued revenues and expenses, as well as track receivables and payables. It also requires more robust accounting systems and expertise, which may increase operational costs for smaller businesses.

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