会社の登記上の本店所在地変更 | 会社法2013に基づくコンプライアンス

会社の登記上の本店（Registered Office）とは、会社登記官（RoC）やその他の関係者が会社と連絡を取るために使用する場所を指します。会社は他の場所で事業活動を行うことができますが、会社との連絡窓口として登記上の本店が使用されます。そのため、会社設立にあたっては、登記上の本店を置くことが必須条件となります。会社法には、会社の登記上の本店に関する詳細な規定が定められています。

さらに、各州にはそれぞれ会社登記官（RoC）が設置されており、RoCの管轄区域は登記上の本店の所在地によって決まります。会社法上の各種記録や登記簿の閲覧は、この登記上の本店で行うことができます。

ただし、会社が登記上の本店を移転する場合、会社法で定められた手続きに従い、RoCやその他の利害関係者にその変更を通知する必要があります。登記上の本店に関する規定は、2013年会社法第12条に定められています。

本稿では、会社の登記上の本店移転を管理する手続き面について詳しく解説します。

1. 登記上の本店が重要な理由

• 登記上の本店は、実務上のあらゆる目的において会社と連絡を取るための場所となります。
• また、会社登記官（RoC）の管轄区域を決定します。
• 2013年会社法に基づき、会社のすべての記録や書類の照会を行うための窓口となります。

したがって、登記上の本店に変更があった場合は、RoCおよびその他の利害関係者に通知する必要があります。

2. 登記上の本店移転の手続き

• 会社の登記上の本店の所在地は、その会社が属するRoCの管轄区域を決定します。
• 通常、各州に個別の会社登記官が置かれていますが、マハーラーシュトラ州やタミル・ナードゥ州のように複数のRoCが設置されている州や、デリーとハリヤーナー州のように複数の州を一つのRoCが管轄しているケースもあります。
• そのため、登記上の本店の移転によってRoCの管轄区域が変わる場合があります。
• これに基づき、2013年会社法第12条では、登記上の本店の変更状況に応じて、以下の通り個別の規定と手続きが定められています。
  • 同一の市、村、または町内での移転
  • 同一の市、村、または町外だが、同一州内での移転
  • 同一州内における、あるRoCの管轄から別のRoCの管轄への移転
  • 州をまたぐ登記上の本店の移転

2.1 同一の市、村、または町内における登記上の本店の変更

同一の市、村、または町内で登記上の本店を移転する場合、コンプライアンス要件は最も簡素です。会社は以下の対応を行う必要があります。

1. 取締役会を招集し、同一市内での登記上の本店移転について審議し、取締役会決議を行う。
2. 変更後15日以内に、所定の手数料を添えてフォームINC-22により会社登記官へ通知する。
3. 通知には、新住所の2ヶ月以内の公共料金領収書、賃貸契約書（賃貸物件の場合）、または自社所有物件の場合は譲渡証書などの裏付け書類を添付する必要がある。

2.2 同一州内だが、市、村、または町外への登記上の本店の変更

新しい登記上の本店が市、村、または町外に位置する場合、2013年会社法第12条(5)に基づき、事前に株主の承認を得る必要があります。これに従い、会社は以下のコンプライアンス対応を行う必要があります。

1. 取締役会を招集し、登記上の本店の場所の変更について審議・承認する。
2. 臨時株主総会を開催し、株主の承認を得る。
3. 特別決議により株主の承認を得る。
4. 登記上の本店の場所変更から15日以内に、裏付け書類と所定の手数料を添えてフォームINC-22を提出し、変更の確認を行う。
5. 特別決議の可決から30日以内にフォームMGT-14を提出する。

2.3 同一州内における、別の会社登記官の管轄への登記上の本店の変更

同一州内での移転であっても、会社登記官の管轄区域が変わる場合があります。例えば、マハーラーシュトラ州にはムンバイRoCとプネRoCの2つのRoCが存在します。そのため、ムンバイRoCの管轄からプネRoCの管轄へ登記上の本店を移転する場合、州は変わりませんが管轄は変更となります。

上記の場合のコンプライアンス対応は以下の通りです。

1. 取締役会を招集して登記上の本店の場所変更について審議し、通知を送付して臨時株主総会を開催する準備を行う。
2. 臨時株主総会を招集し、特別決議により株主の承認を得る。
3. 移転予定について州の主席秘書官に通知し、当該移転により従業員の利益が不当に損なわれないことを報告する。
4. 2013年会社法第12条(5)の但し書きに基づき、同一州内でのRoC管轄変更を目的とする場合、会社は地域ディレクター（Regional Director）の事前承認を得る必要があります。これに従い、会社はフォームINC-23に所定の手数料と以下の書類を添えて申請を行うものとします。
   • 登記上の本店の場所変更に関する取締役会決議の写し。
   • 特別決議の写し。
   • 会社が労働者への支払債務を不履行にしていない旨の、主要経営幹部（KMP）または取締役会から権限を与えられた取締役2名による宣誓供述書。
   • 債権者の移転に対する同意書、または支払いのために必要な引当金が確保されていることの証明。
   • 訴訟が係属中の裁判所の管轄変更を求めていない旨の宣誓書。
   • 州の主席秘書官への通知書の受領証。

5. 地域ディレクターは申請を審査し、完全な申請書を受理してから15日以内に承認または却下の決定を下します。
6. 地域ディレクターによる同一州内での登記上の本店移転承認命令の認証謄本を、受領から30日以内に所定の手数料を添えてフォームINC-28によりRoCへ提出する。
7. 確認日から60日以内にフォームINC-22によりRoCへ変更を通知する。
8. 登記官は変更を登記し、登記上の本店の場所および登記官の管轄の変更を反映した新しい設立証明書を発行する。
9. 特別決議の可決から30日以内にフォームMGT-14を登記官へ提出する。

2.4 Change in registered office from one State to another state

This type of change covers the situation where the company transferred its registered office from one state to another. For example, a company situated in Mumbai, Maharashtra wants to relocate its registered office to Gurgaon, Haryana. Below mentioned compliances are to be made by a company in such cases:

1. Convene a board meeting to discuss change in place of registered office along with alteration of memorandum of association.
2. Call an extraordinary general meeting and obtain shareholders’ approval via special resolution for shifting registered office from one state to another and alteration in memorandum of association.
3. Publish a public notice of change of registered office in Form INC-26 in the vernacular newspaper in the principal vernacular language in the district and in English language in an English newspaper with wide circulation in the State in which the registered office of the company is situated. 
4. Notice in Form INC-26 should be published note more than 30 days prior to applying for approval of the Central Government.
5. A copy of such advertisement shall be served on the Central Government immediately on its publication.
6. Further, the company shall serve an individual notice of shifting of location of registered office to debenture holders or creditors of the company through registered post with acknowledgment due so as to enable them to send their objection to the proposed change in location. 
7. Such notice should be served not more than 30 days prior to applying for approval of the Central Government.
8. Change in state of registered office will result in Alteration of Memorandum of Associations. As per section 13(4) of Companies Act, a company is required to obtain prior approval of Central government for such alternation in MOA.
9. The Company shall file an application for Central Government approval in Form No. INC.23 along with the fee and such application shall be accompanied by the following documents, namely:-
   • copy of memorandum of association, with proposed alterations;
   • copy of the minutes of the general meeting at which the resolution authorising such alteration was passed, giving details of the number of votes cast in favour or against the resolution;
   • copy of board resolution or power of attorney or the executed vakalatnama, as the case may be.
   • List of creditors and debenture holders containing following details:
     • name, 
     • address, 
     • amount due; and 
     • nature, 

5. Such list of creditors and debenture holders shall be drawn up to the latest practicable date preceding the date of filing of application by not more than one month.
6. Such list shall be accompanied by declaration signed by the company secretary, if any, and minimum 2 directors (including managing director) stating that:
   • They have made a full enquiry into the affairs of the company and information given in the list is correct; and
   • No employee shall be retrenched as a consequence of shifting of the registered office from one state to another state and also there shall be an application filed by the company to the Chief secretary of the concerned State Government or the Union territory.

10. File an acknowledgment of service of a copy of the application with complete annexures to the Registrar and Chief Secretary of the State Government or Union territory where the registered office is situated at the time of filing the application.
11. If objections are received, the Central Government will, after hearing, decide about confirmation /approving the shifting of location of registered office.
12. In case no objections are received, the Central Government will pass an order either approving or rejecting the application for shifting of registered office within a period of 15 days from the date of receipt of application.
13. The company shall File certified copy of order of the Central Government approving the alteration of memorandum for transfer of registered office company to another state in Form No.INC-28 along with fee with the Registrar of both States within 30 days from the date of receipt of certified copy of the order.
14. After the receipt of approval from the Central Government, file Form INC-22 with the Registrar within a period of 60 days of date of confirmation.
15. The Registrar will register the change and issue a fresh certificate of incorporation including the change of location of the registered office in a different State.
16. File MGT-14 with the Registrar within a period of 30 days of passing a special resolution. 

3. Actions to be taken after change in registered office.

Once the formalities relating to shifting of place of registered office are completed, following actions have to be taken by company with regard to change in location of registered office:

1. Publish a general public notice about change in location of registered office.
2. Update the address of the company’s registered office on the premises, wherever mentioned.
3. Print a new memorandum of association and articles of association with a new address.
4. Update address on all correspondences be it letterhead, emails, invoices, etc.
5. Change address on statutory registrations like GST, PAN, TAN and ITR in Income Tax, etc. and obtain new registration if required in case of GST.
6. Change address in bank accounts.
7. Update address in utility services like mobile, water, electricity, etc. 

4. Consequences for non-compliance

Any non-compliance in provisions of change in location of registered office will make the company and every person in default liable for a penalty of INR 1,000 for every day during which default continues subject to maximum of INR 1 Lac.