郵便輸出（電子申告および処理）規則2022およびPBE自動化システムの導入

E-commerce platforms are spread worldwide and sellers are selling their products across the globe. Today, every single product, from a thread to a laptop, is delivered in every corner of the world even in single or multiple quantities. These sales are done through e-commerce platforms or through listing products on websites or different social media platforms.

In the case of exporting through e-commerce platforms, as quantity and value is very small, sellers can’t hire a CHA for every single item. Therefore, the easiest way of exporting the product is through the post.  With an increase in sales through e-commerce platforms, exports through posts have increased substantially. 

Considering the vast network of post offices and how much MSMEs are exporting extensively through the post, CBIC, in collaboration with the Department of Post (DoP), has developed a dedicated Postal Bills of Export (PBE) automated system for postal exports.

In this article, a detailed discussion has been carried out on how CBIC has automated the postal export platform.

1. Existing exporting process through Post 

• So far, exporting through the post is entirely a manual process. Seller is required to take his parcel to any of 28 notified Foreign post offices* for export where the Postal Bill of Export (PEB) is prepared manually by the Post office officials. The Postal Bill of Export is the Shipping Bill which demonstrates export.
• After the export of the parcel, PBE is stamped by customs officers confirming the export and a corresponding Shipping Bill Number and EGM (Export General Manifest) number is stamped manually on PBE. 
• Thereafter, the exporter is required to physically collect such stamped PBE from the post office and such PBEs are submitted with government officers for claiming export-related refunds. 
• Like other shipping bills, GST officials also do not have any window to check the Shipping Bill Number and EGM on government portals. 

* Postal Department facilitates import and export of goods by Post Parcels at Foreign Post Office and sub-Foreign Post Offices. Customs facilities for examination, assessment, clearance, etc. are available at these Post Offices. Facility for export clearances is also available at Export Extension Counters opened by the Postal Department where parcels for export are accepted and cleared by the Customs. 

2. PBE Automated system

• CBIC has notified Postal Export (Electronic Declaration and Processing) Regulations, 2022 vide N/No. No. 104/2022-Customs (N.T.) dated 9th December 2022 and also issued circular No. 25/2022-Customs to clarify the process.
• These regulations are meant to facilitate the processing of commercial postal exports by automating the entire procedure and seamlessly connecting the postal export network to notified Foreign Post Offices (FPOs).

• In the automated system, exporters will not be required to visit foreign post offices. Rather, he can file PBE online from his own place and hand over the consignment to a nearby post office (not necessarily Foreign Post Office) for export.
• The Department of Post shall forward the consignment from the post office to the foreign post office for export clearances.
• Entire export clearance shall take place on digital platforms while harnessing the existing post office network spread across the country and will be amenable to being scaled up to cover small exporters/producers located in remote areas.

An exporter is required to undertake the following steps for exporting commercial parcels through post:

2.1 Access to PBE Automated System 

1. PBE Automated system can be accessed by the trade using the link https://dnk.cept.gov.in/customers.web. This link will direct the user to the following login page of “Dak Ghar Niryat Kendra- Customer Portal”.

2. Similarly, the customs officers can access the export documents uploaded by the exporter for custom clearance by going to the link http://ips.cept.gov.in/customs.web/login.aspx. This link will direct the custom officer to the login page of “Dak Ghar Niryat Kendra- Customer Portal”.
3. The Department of Post shall share the detailed procedure of using this portal on a later stage for both exporter and customs authorities.

2.2 Registration on PBE Automated System

1. As per Regulation 4 of Postal Export (Electronic Declaration and Processing) Regulations, 2022, every exporter is required to register himself on the PBE Automated system. On the login page, after clicking on “Register Now”, the following registration form shall pop up:

2. The registration process shall begin with OTP Based authentication. OTP will be received on the registered mobile number.
3. On authentication of mobile number, the exporter shall update his personal and business information on the portal such as Name, Address, IEC Number and GSTIN, etc, and shall upload the KYC Documents.
4. Exporters shall be given a username and password to access the system.
5. In the present form, the PBE Automated system also provides for registering details of authorized agents where required.

2.3 Booking of Postal Articles for Export

1. To book an article on the PBE Automated system, the exporter is required to log in at the portal using his login id and password.
2. PBE Form shall appear under the “Article Booking” sub-menu and the Exporter shall fill in the required fields of the PBE Form such as Description of Consignments, Export designations, sender’s and receiver’s details, etc.
3. If the exporter wants to avail service of an authorized agent, then the exporter shall also fill in the agent’s name, address, and customs broker's license number.
4. On completion of said process, an article booking reference ID and a PBE number will be auto-generated.
5. The Exporter can print the CN 23 (Custom Declaration) form or Harmonized label, as appropriate, corresponding to the export.
6. In case of multiple consignments, the portal also provides the feature of bulk upload of information and supporting documents.

2.4 Further processing at Booking Post Office (BPO)

1. 自動PBEポータルで物品の登録が完了したら、輸出者またはその認定代理人は、最寄りまたは利用しやすい郵便局（Booking Post Office）に輸出物品を物理的に持ち込む必要があります。
2. 郵便局（DoP）は、「郵便輸出（電子申告および処理）規則2022」の第6条に基づき、特定の郵便局をBPO（受付郵便局）として、対応する郵便局をFPO（外国郵便局）として指定します。
3. BPOでは、郵便当局がパッケージに記載された申告内容と、物品の重量および仕向国名を確認します。また、郵便当局が必要な料金を徴収します。
4. 小包をBPOに持ち込んだ人物の本人確認書類（KYC）も取得されます。BPOでの小包の引き渡しが完了すると、郵便当局はFPOへの安全な輸送およびその後の処理と輸出に対して責任を負います。

2.5 FPOにおける通関手続き：

1. 郵便当局は、通関のためにFPOの適切な担当官に物品を提示します。
2. 担当官は、システム管理者が割り当てた役割（査定、検査、審査、またはエスカレーション）に従って税関ポータルにアクセスします。
3. システム管理者は、管轄の主席コミッショナーまたはコミッショナーによって割り当て目的で任命されます。
4. 担当官は、税関ポータルでPBEの詳細を取得し、査定および最終的な通関を行うことができます。
5. 輸出者またはその認定代理人は、該当する場合、輸出関税を支払う必要があります。

2.6 通関手続き中に照会が発生した場合の対応

1. 担当官は疑義がある場合、ポータル上で照会を行うことにより、輸出者に追加情報、書類、または説明を求めることができます。
2. 輸出者は、輸出者用ウェブページのベルアイコンから、提起された問題について通知を受け取ります。
3. 輸出者は、提起された照会に対して情報を提供したり、書類をアップロードしたりすることができます。輸出者が提出した回答は、「Customer Referral（顧客照会）」サブメニューから担当官が確認できます。

2.7 輸出の許可または取り消し

1. 担当官が申告内容に納得し、査定された関税およびその他の料金が支払われると、パッケージの通関が許可されます。
2. ただし、担当官はさらなる調査のために輸出パッケージを留置する場合があります。
3. また、輸出禁止品が含まれている場合、担当官は輸出を取り消すことができます。

4. 輸出者は、税関の決定が通知される前であれば、注文のキャンセルなどの理由により、輸出貨物を取り消すことも可能です。
5. 取り消しが行われた場合、郵便当局はFPOから該当するBPOへの貨物の安全な輸送に対して責任を負います。

2.8 輸出インセンティブの請求

1. 輸出貨物が税関当局によって輸出許可されると、輸出者はポータルから最終的なPBEをダウンロードできるようになります。最終的なPBEは「Form Download（フォームダウンロード）」サブメニューから入手可能です。
2. 輸出者は、この最終PBEを使用して、該当する場合は輸出インセンティブを請求できます。
3. さらに、規則7(6)に基づき、輸出の証明および対応する電子データを税関当局に提供することは郵便当局の責任です。
4. ただし、税関サーバーと郵便サーバー間のデータ交換が可能になるまでは、2018年6月4日付の通達No. 14/2018に規定されたIGST還付手続きに従うものとします。
5. また、PBEフォームには、郵便輸出に対して関税の払い戻し（ドローバック）を請求するかどうかを示す項目があります。払い戻しを請求する場合、輸出者は「2017年関税および中央物品税ドローバック規則」の第12条に概説されている手続きに従う必要があります。

さらに、規則に基づき、輸出者またはその認定代理人による郵便輸出に関連する記録は5年間保存する必要があります。また、新しい自動化システムへの円滑な移行と安定化のため、以前に規定された手動手続き（2018年6月4日付の通達No. 14/2018と併せて読む通知No. 48/2018-Customs (NT)）は、当該手動手続きが明示的に停止されるまで引き続き運用されます。

2.9 認定代理人の役割と責任

1. 輸出者の認定代理人は、輸出者に代わって電子申告を行い、郵便による輸出貨物の通関に関連する業務を支援することができます。
2. 当該代理人を認定した輸出者は、代理人が自分に代わって行ったすべての行為および取引に対して全責任を負い、本規則またはその他の法律に基づく罰則規定の対象となります。

2.10 罰則

1. 本規則の規定に違反した者、または遵守すべき義務がある本規則の規定を遵守しなかった者は、本法第158条第(2)項第(ii)号に規定される金額の範囲内で罰金を科されるものとします。