株式の電子化プロセス | 非公開会社および非上場公開会社に対する新たな義務

So far, the concept of dematerialisation of shares has applied only to publicly listed companies that allow shareholders to hold their shares in a demat account. However, vide Notification dated 27 October 2023, the MCA has extended such a requirement to public unlisted companies and private companies as well, except in certain cases.

For dematerialisation of securities, companies are required to follow a procedure that will allow shareholders to hold their shares in demat form.

This article discusses the procedures required to be followed for dematerialisation of shares:

1. What procedure is to be followed by the company and shareholder to dematerialize shares?

The Company and shareholders are required to take the following quick steps for dematerialisation of securities:

1. Obtain ISIN (International Security Identification Number) for all existing securities issued by the company;
2. Provide securities of shareholder in dematerialised form as and when the request is received from the shareholder;
3. The companies are required to complete the demat procedure by 30th September 2024;

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2. Procedure for allotment of ISIN?

2.1 Concept of Depository and Depository Participants

• A depository is an organization that holds securities (equity, preference, bonds, debentures, etc.) in dematerialised form. In India, NSDL and CDSL are two government-registered depositories. It facilitates the service of storage and trading of securities in electronic form.
• Such shares are held in demat form through Depository Participants.

• Depository participant is a registered intermediary between the company and the Depository and it facilitates the trading process by connecting investors to the depository in India.
• Depository participants are required to fulfill the net worth criteria specified by SEBI and depositories.
• There are many DPs in India such as Zerodha, Sharekhan, Groww, etc.

2.2 Appointment of Registrar and Share Transfer Agent (RTA)

• RTA acts as an intermediary between the company and the Depository (NSDL/CDSL) for facilitating dematerialisation and corporate actions undertaken by the issuer.
• RTA files an application for the allotment of an ISIN number to the Depository on behalf of the company.
• Further, it verifies the request received for dematerialisation of shares from the Depository participant and forwards the same to the company.

2.3 What is ISIN?

• An ISIN is a unique 12-digit alpha-numeric identification number allotted to any securities. E.g. INE081A01020.
• A different ISIN is allotted to different securities, i.e., if a company has Fully Paid Equity Shares, partially paid equity shares, preference shares, debentures, etc. then different ISIN shall be allotted for every security.
• Therefore, if a private company is having a different class of shares then ISIN should be applied for all securities by the due date.

2.4 Process of allotment of ISIN

• An application for allotment of ISIN is required to be filed by RTA to the depository on behalf of the company.
• The Company is required to submit the following documents to apply for allotment of ISIN:
  • Board Resolution authorising any director or any other person to sign the documents for ISIN allotment;
  • Net Worth Certificate
  • ISIN Activation form;
  • Tripartite Agreement executed between the Company, RTA, and NSDL/CDSL. Each party involved signs three copies of the agreement, including the Depository Participant, RTA, and Issuer.
  • Audited Financial Reports along with signed audit report.
  • GST Certificate.
  • Memorandum and Articles of Association (MOA/AOA) and Certificate of Incorporation or Conversion.

2.5 What is the fee applicable for the allotment of ISIN?

For allotment of ISIN, the Company is required to make payment of the amount of the following fee:

1. RTA Fee (as offered by RTA), 
2. CDSL/ NSDL Joining Fee (One Time) (Based on paid-up share capital)
3. CDSL/ NSDL Annual custody fee (based on paid-up share capital)
4. Security Deposit

3. 株式の電子化（デマテリアライゼーション）の手続き

株主および会社は、証券の電子化にあたり、以下の手順に従う必要があります。

3.1 株式の電子化とは

電子化（デマテリアライゼーション）とは、物理的に保有されている株式を電子形式に変換し、株主の証券口座（Demat口座）に移管する手続きのことです。電子化によって行われるのは、保有形態の変換（物理的な株券から電子的な株券への変更）のみです。

3.2 株式の電子化の手続き

• 電子化を行うには、まず株主が証券口座（Demat口座）を開設する必要があります。すでに口座をお持ちの場合は、新たに開設する必要はありません。
• 次に、株主は「電子化請求書（DRF）」に記入し、物理的な株券を添えて証券保管振替機関（DP）に提出します。
• この請求は、DPから発行会社または会社の株式事務代行機関（RTA）に転送され、手続きが進められます。
• 会社またはRTAから確認が取れ次第、DPは株主の証券口座に当該証券を記録（入庫）します。

出典：NSDL FAQ

3.3 株式の電子化における前提条件とは

株式の電子化には、以下の前提条件が必要です。

• 株式が会社またはRTAの記録において、株主名義で登録されていること。
• 会社が当該証券のISIN（国際証券識別コード）を取得済みであること。
• 株式に質権設定や差し押さえなどの負担がないこと。

4. その他の論点

4.1 非公開会社は物理的な形態で株式を発行できますか？

• 株式の電子化の期限は2024年9月30日です。
• したがって、会社は2024年9月30日までは物理的な形態で株式を発行できますが、期限までに電子化を完了させる必要があります。
• 2024年9月30日以降は、電子化された形態でのみ株式の発行が認められます。

4.2 既存株式の電子化手続きが完了していない場合でも、新規株式を電子形式で発行できますか？

• PAS規則第9B条に基づき、期限経過後に会社が新規株式を発行できるのは、プロモーター、取締役、および主要経営幹部が自身の保有株式を電子化済みである場合に限られます。
• 新規発行される株式は、電子形式である必要があります。

4.3 コンプライアンス違反に対する罰則規定はありますか？

• 電子化規定の遵守に関する特定の罰則は設けられていません。そのため、会社法第450条の一般罰則規定が適用されます。
• 会社法第450条に基づき、会社および違反した役員には以下の罰金が科されます。
  • 10,000インドルピー
  • 違反が継続する場合、違反期間中、1日につき1,000インドルピーの追加罰金

• 最大罰金額は、会社の場合は250,000インドルピー、違反した役員の場合は50,000インドルピーとなります。

5. 結論

電子化は非公開会社にとって新しい概念であり、ISINの取得から株式の電子化に至るまでの全プロセスには時間がかかります。そのため、期限までにコンプライアンスを遵守できるよう、会社は十分に余裕を持って手続きを開始する必要があります。